信息化背景下文书档案管理工作创新性研究

温雅倩

摘 要：信息时代随着科学技术的发展和进步，现代文书档案管理工作创新迫在眉睫。作为管理人员不仅需要全方位认识文书档案管理的特点，而且需要积极适应时代赋予的机遇和挑战，完善和优化管理体系，提升管理水平和能力，从多角度着眼，不断探索出新的举措和方法，促使文书档案管理工作逐步走向现代化和规范化。

关键词：信息时代;文书档案管理;现代化;规范化

信息化是凭借信息技术手段，有效地开发和利用信息资源，推动经济的发展和社会的进步。档案作为信息资源的重要组成，在信息时代也是挑战与机遇并存。文书档案作为档案的重要组成部分，记载了过去和现在企事业的发展历程。信息化背景下，文书档案管理工作受互联网以及计算机技术的影响，依然处于相对被动的局面，需要实现现代化的管理才能更好地适应时代的发展。当然，目前文书档案管理工作中还存在着诸多问题，需要进一步加强管理使得档案信息化进程得以推进，档案能够得到广泛和深入的利用，档案价值能够得到充分发挥。提高文书档案管理工作水平，能更好地使文书与档案工作相衔接，建立起有效的管理制度，进而提高文书档案的利用率，为单位的决策提供依据。信息化是文书档案管理的发展趋势，文书档案在文档资料中占有较大比重，科学有效地开展文书档案管理工作是档案实现自身价值、凸显自身特色的重要举措。

一、文书档案工作的重要性及其面临的机遇和挑战

文书档案是在行政管理活动中产生的那部分档案的统称。文书档案反映了原始的真实记录，在一定程度上体现出了活动的深度与广度，文书档案工作是对以往工作所形成的一系列文件材料作为管理目标与对象，文件材料的最终归宿档案的参考价值为更好地发展工作提供了一定的科学经验，文书档案资料的完整性与档案管理工作相互影响，相互制约。当今时代高速发展的背景下，文书档案工作的顺利开展影响各项工作的进行。

1.信息化背景下文书档案管理的特点及其重要性。新时代，文书档案管理具有一定的特点：从内容上说，文书档案是工作情况的真实反映，涉及到各项工作的方方面面，载体形式多样，内容涵盖范围广而多;从形式上说，文书工作与文书档案联系紧密，很多档案源于文书，文书工作是档案工作的前提和基础，文书档案影响着档案工作的发展;从管理工作上说，文书档案管理的对象繁多，工作重点侧重于收集和保管，以保证文书档案的齐全与完整，进而为开发利用工作提供依据。当然，文书档案管理工作受档案管理的影响，还具有一定的规范性和标准化。

文书档案与其他档案一样具有保密性，因此文书档案管理工作与档案管理工作一样有着许多重要的意义，不仅能够影响到经济和社会的发展，还能影响档案工作的方方面面。信息化背景下，对于文书档案的管理可以运用更多的技术手段将工作精确、细化且仅限明确的分工，进而提高管理质量和效率;也可以使得更多的档案信息资源的内容和性质凸显出来，进而对档案产生更加深刻的认知，更加及时有效的解决问题;还可以弥补传统档案管理模式的一些弊端，在保障档案安全与完整的同时，又使得档案管理工作更加完善。

2.信息化背景下文书档案管理工作面临的机遇和挑战。信息化背景下文书档案管理工作面临着一些机遇：信息化的发展使得档案管理工作越来越便捷，技术层面的处理也使得档案管理更加高效，解决了一些传统的问题，文书档案工作也随之变得更加规范化、严谨化;大数据环境下使得传统档案工作暴露出的许多问题得以用技术手段与方法潜在的化解掉，以更少的人力物力和影響因素解决了档案高质发展的问题。

信息化背景下文书档案管理工作也面临着许多挑战：大数据会影响到档案的机密性，使得档案的安全受到一定的威胁;互联网与档案工作的融合发展还没有完全走向成熟，对于档案的管理技术存在一些挑战;信息技术的发展对于档案管理人员的要求更高更多，对于工作的创新和顺利开展有一定的影响。

二、信息化视阈下文书档案工作中存在的诸多问题

1.客观条件方面：档案工作制度体系不够完善。随着科学技术的进步和发展，我国目前虽然有了一定的文书档案管理制度，但是在信息化飞速发展的当下还是不能满足现代化更多的需求，与其他档案管理工作一样，重视收集与保管轻利用的现象始终存在，为实际工作带来了不便。文书档案涉及的内容繁多，管理环节也比较复杂，对于适应新时期而引进的计算机管理系统缺乏统一的标准，尤其是办公自动化普及了以后，电子文件无法及时、准确地得到管理。

文书档案管理在制度方面存在着不足，对于档号、目录等的设置缺乏理念的更新，陈旧的管理意识在新时期制约了管理效能的发挥，档案的价值没有得到充分的发挥，阻碍了管理工作的健康发展;文书档案的管理模式也存在着不足，对于时代形势的把握不够，缺乏科学化、创新性的管理实践，也没有形成体系化的文书档案管理思路，影响了文书档案的管理质量和价值。

2.主观人为因素：管理人员素质不够全面。新的时代对于各行各业的工作人员都有诸多新的要求，文书档案管理人员墨守成规的工作态度和模式已经无法适应与时俱进的工作要求，专业知识、服务意识和创新理念都是时代赋予管理人员的责任。目前文书档案队伍的整体水平还不是很高，专业能力超众的人才更是寥寥无几，原有的档案管理手段不能适应信息化的进程，提升档案管理人才的整体梯队业务素质与业务技能，从而使档案专业人才队伍能够适应时代需求发展。文书档案管理人员的各项素质参差不齐，使得文书档案管理工作存在很多漏洞。

3.信息化方面：现代化管理不够成熟。信息化已经成为未来各项工作的发展方向，文书档案管理工作也不例外。目前很多文书档案管理工作介于传统和信息化管理之间的模式，有的甚至还依然处于纸质档案的阶段，信息化程度不高，工作量很大。当前从国家层面到社会上以个体为单位的个人，对于信息资源的重视程度达到前所未有的高度，社会组织对于信息资源中最为特殊的一个门类，档案的重视也是尤为突出，但是基于档案的隐性、潜在价值使得关注度还是没有足够的“炽热”。

三、信息化背景下文书档案管理工作创新性策略

信息化背景下，对于文书档案管理工作要从顶层设计上进行规划创新，打破传统思想束缚，勇于将信息技术手段与方法引用至文书档案工作当中来。平衡各方面的阻碍与压力，为文书档案与信息技术融合创造出良好的对接环境，使文书档案乘信息技术大船再上层楼。

1.建立系统且完备的文书档案工作管理体系。文书档案管理工作规范化是提高文书档案管理工作效率的必要步骤。创新文书档案管理制度是创新管理工作的基础，应当紧跟时代步伐，以实际工作的发展需求为导向，对原有的规章制度进行梳理和完善，弥补传统制度中的不足，使新的制度体系与原有的制度体系进行有机结合，还应当借鉴相对成熟和先进的管理经验，结合自身实际，在合法合理的前提下，建立规范化的操作规程，建立起一套符合自身情况的管理体系制度，从而形成全面、综合、完整的文书档案管理模式。当然，不仅要确保创新的管理制度和现代社会的发展步伐相一致，还要和各项工作的开展相协调，提高文书档案管理的能力。

加快文书档案管理现代化，有利于提升档案信息管理的灵活性，不仅能提高信息资源的利用率和档案管理工作效率，还能减轻管理人员的压力。现代化文书档案管理制度需要以统一领导、分级管理作为其工作的指导准则，从实际工作中建立起系统完备的管理体系与制度规范，优化管理工作流程。在文书档案管理现代化的进程中，应当注重管理方法和手段的丰富性，采用现代化的技术手段，强化网络体系建设，加大投入，加强软硬件设施建设，提高文书档案管理的工作效率和信息化进程。现代信息技术和设备在档案工作得以最大限度的发挥作用，促使文书档案在效率与满意度上得到有效提升，真正实现信息技术与档案价值的融合，促进了各项事业的可持续发展。

2.提高文书档案管理人员的创新素质。信息化背景下，利用信息技术管理文书档案，需要具备高素质的人才队伍。在专业素质方面，需要具备系统的理论知识与实际的工作经验;在相关技能方面，需要具备计算机和外语等一些必备的知识储备，提升工作能力和水平;在综合素质方面，应当提高认识，重视文书档案，不断更新文书档案管理思想和理念，发挥出工作热情。总之，信息化背景下的文书档案管理人员，不仅要具有过硬的档案管理专业知识，懂得档案管理业务，还应当具备互联网思维，不断学习先进的管理技术和经验，逐步适应档案管理现代化和信息化的需求。

3.引进文书档案管理的信息化技术。隨着社会的不断进步，文书档案管理工作的现代化越来越重要。现代化信息技术的应用与发展，是当前文书档案工作得以行政效率、满意度提升的最有效手段。信息化时代可以利用技术手段将纸质档案与电子档案进行统一、有效的管理，确保档案的完整与安全。信息化技术的引入，使得文书档案的数字化管理成为了现实。相关技术和软件的开发和利用能够迅速、全面地管理档案资料，进而提高档案的利用效率。对于文书档案的管理与其他档案管理一样，需要采取相应的保密措施，通过技术手段进行加密，设置不同的权限，进行档案资源的共享;还可以建立严密的安全保护系统，通过技术手段对与文书档案信息化相关的计算机及资料库进行监管，并做好电子档案的备份工作，定期检查更新，确保档案的安全。

四、结束语

在不断发展和进步的信息化背景下，实现文书档案管理的现代化意义重大，不仅关系到档案信息本身，还影响到各信息利益方的需求。在信息化环境下，文书档案管理创新性对于档案管理工作的健康发展具有推动作用。完善文书档案管理的规章制度，不断提高管理人员的各项素质，加强文书档案现代化管理，实现文书档案管理的信息化，能够有效提高文书档案管理的质量与效率，促进各项事业快速、健康地发展。

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