大数据视角下高校电子档案的创新性研究

李娇

摘 要：本文从大数据视角下对高校的电子档案管理工作进行研究。网络的迅猛发展，信息技术的不断变革，高校档案工作的传统做法必须应时代之变、社会之需而创新。先是阐明高校电子档案的发展现状，后针对高校电子档案管理实际情况提出问题，继而基于大数据视角下提出创新性、建设性的改进意见。以此推动高校电子档案工作的进一步发展。

关键词：大数据;高校;电子档案;高校档案

高校电子档案是运用现代科技手段将档案信息电子化的产物，档案信息资源的网络化、现代化及数据化成为未来信息管理的主流趋势。高校档案信息化工作的推行解放了传统纸质档案所带来的诸多不便，从根本上切实提升了工作效率，节省了不必要的人力和物力等。高校电子档案在管理上的高效、準确快速不言而喻，它在存储空间、查阅便捷及资源共享上更是有着天然的优势。随着现代科技的发展，多媒体、影像处理等技术应用于高校档案工作中，使得高校档案工作在促进教学、科研及行政等工作中发挥重要作用。

一、当前高校电子档案工作的发展现状

1.高校档案电子化管理已是大势所趋

现代科学技术逐渐被各个高校应用至电子档案管理之中，对海量庞杂的电子数据、信息进行网络化与信息化管理，搭建现代化档案人才队伍，促使高校电子档案管理工作高效化与科学化，从根本上提升行政办公效率。与此同时，国家层面从档案事业十三五规划到教育电子化工作建设，都是大力支持高校突破以往传统档案工作方式与模式，创新工作形式、解放思想意识。从多地具体实践来看，电子档案切实提升行政效率，改善用户体验度与满意度。高校档案电子化管理已是大势所趋。

2.电子档案管理体系有待加强

大多数高校电子档案管理制度规范化、体系化建设上有所欠缺，档案人员业务素质有待提升是表现在内外两个方面的问题。在电子档案存储性、安全性上缺乏技术监管，电子档案的真实可靠性上缺少相关技术的保障，这些都是电子档案管理体系需要完善的地方。电子档案信息的泄漏与流失是当前国内乃至国际上普遍存在的问题，不仅是学校自身信息资源管控问题，更是上升至国家安全方面的问题。合理、科学的管理体系，是切实从根本上杜绝电子档案信息安全问题的发生。

二、高校电子档案管理工作中存在的问题点

1.缺乏档案管理大局意识

在高校档案工作由传统方式向电子管理过渡阶段，多数高校对于档案管理工作不甚重视，对颁布执行的各项档案规章办法未及时高效实施到位，也就造成了一时慢、步步慢的档案管理现状。学校中负责电子档案管理的专职工作者自身更是缺乏档案意识，对于档案产生、收集分类、鉴定、利用、以及移交等都不能很好的按要求来实施管理，使本身服务学校自身发展的工具变成限制发展的包袱。由此可见，高校在电子档案管理工作上一方面要加强校方在执行各类档案规章制度办法时要坚决到位、不打折扣，有大局意识、顶层设计意识;另一方面要提升档案专兼职工作人员的档案意识，定期进行业务培训、适时考核工作，针对各自学校特色要制定行之有效的管理办法，良性推进工作人员的管理意识和水平。

2.档案存储安全性存有隐患

高校电子档案是置于档案管理系统中进行流转、使用及管理，电子档案的存储大多是硬盘或磁盘中，电子档案的安全性应考虑来自两方面环境特征：一是档案管理系统，二是存储设备：硬盘、磁盘等。一般档案管理系统的开发是由专业的外包公司进行，后续管理工作则是学校档案部门工作者，若是不懂相关专业技术的人员进行档案管理系统的管理与维护，很可能出现档案系统内部或外部对“有心者”进行“攻击”，谋求自身利益，造成学校重大损失。同样对于存储设备硬盘磁盘的维护与保养需要相关专业技术，并且电子档案存储环境要求甚高，稍有不甚可能会信息消失，对于硬盘磁盘的拷贝、修改也是比传统纸质更为容易，以上特点都必须要求管理人员须具备过硬专业技术。由此存储安全性隐患推导出，校方适时要对管理者进行技术培训与业务指导，以防御信息环境下档案存储安全性隐患问题。

3.档案人才队伍班底建设不足

档案事业十三五规划中明确提及要加强档案高层次人才队伍建设，集综合素质于一身，打造一支有纪律、业务精、素质强的高水平队伍。当前大多数高校在档案电子化管理上缺乏有能力的队伍，人才班底建设严重不足。据相关数据显示，高校档案部门人才结构以40-50岁以上年纪为主，学历以大、中专为主，这些数据都显示出档案人才队伍缺乏活力，亟需输送新鲜有活力的血液。电子档案是依托网络技术、现代科学技术等手段进行档案管理的新模式、新领域，对电子档案的管理需要的既有档案学基础理论、应用理论与应用实践方面知识，也需要计算机相关技术支持的能力，同样对于社会学、法学及结构工程等方面知识也需要具备一些。由此可见，高校档案人才建设不足问题需要一方面引进高层次技术人才，另一方面需要校内对现有专兼职档案干部进行业务培训、技术指导，多层面、多渠道的增强人才队伍综合实力。

4.存储时间与读取效力不易把控

高校电子档案信息数据一般存储于硬盘或磁盘这样的移动设备之中，这类机械性设备区别于普通存储物品，本身是带有一定技术属性的，需要定期进行数据信息维护、保养等，才能确保永久读取设备里的数据信息。随着科学技术水平不断发展，磁盘、硬盘等存储设备的维护技术也随着更新换代，管理工作者需要极其高的专业素养，时常还要对现有使用的硬盘、磁盘等存储设备进行检测，保证它同计算机设备的融合、嵌在连接、传输正常等功能。如若磁盘、硬盘等存储设备发生“消磁”等失效作用，那么存储设备里的信息便会产生丢失或读取失真等现象。由此可见，电子档案存储设备时效性与读取效力很难确保、不宜把控，这些需要专业人员提供技术支持，更需要管理者在执行过程中严格按规章操作实施。

三、大数据视角下电子档案管理工作的优化对策

1.将“大数据理念”根植于电子档案管理与利用服务工作中去

大数据时代下，高校电子档案工作的发展必须与大数据环境相互融合，且借助大数据等技术手段，才能实现电子档案管理与利用服务工作中的锐意创新。要整体数据分析而非部分片面的信息样本，要整体效率的提升而非枝叶片段的改善，大数据技术与高校电子档案工作相融合，一定要透过事物表象从而直逼发展规律，这才是与之相融合所要达到的目标。

以学校综合发展、利用用户群体及国家人民利益等为基本需求点，对本校电子档案进行多视角、多维度的深层次挖掘，以此达到大数据技术与电子档案信息融合后带来的改革创新效果。例如：今年全国各地高校都在进行本科评估工作。学校部署学科发展、制定战略定位，会依据好多权重因素，其中会参考学科、学科群整体建设情况。从高校电子档案信息系统中对该学科、学科群的数据进行多视角、多维护的深层融合，从而获取关联数据，继而对学科及学科群建设情况有个整体化、多视角、立体式的了解。

树立“以用户为中心”、“为学校发展为导向”的电子档案工作核心原则，构建以大数据技术、现代化手段等为依托的电子档案管理信息化综合服务平台，摒弃传统档案工作中費时不省力的工作方法，开发电子档案管理与服务工作新模式，以此来实现电子档案服务工作的现代化、集约化、科技化与数据化。传统档案工作更多的收集、管理、保管等工作，侧重于保存档案。档案的利用服务工作也是待用户“上门”，以此进行被动的信息服务工作。依托大数据技术的电子档案管理信息化服务平台，则是根据用户每次检索需求、信息分析等特征进行档案信息利用服务推送。随着互联网络发展，智慧校园建设工程深入推进学校中，这种基于大数据技术的服务平台进行信息推动的案例会越来越多，并且用户体验度、满意度也会越来越好。

2.实现高校电子档案信息连通功能 增强“互联网+”档案的意识

大数据时代下高校电子档案要是想有大的发展与作为，必须实现高校电子档案信息的连通功能，打造彼此平台、模板的信息孤岛现象，增强“互联网+”思维。首先，是要将信息连通的思想植根于学校领导头脑中，使校级领导认识到实现电子档案信息连通功能所产生的连锁效益，增强领导的“互联网+”意识。从学校顶层上进行电子档案工作的总体规划，制定管理规范，明确实施细则，责任到部门、到具体人员，并将电子档案工作建设成果划入年终绩效考核之中。其次，向学校的二级单位（学院、各党委行政处室）传达做好电子档案工作的重要性，各自做好单位年度归档工作，定期对各单位兼职档案人员进行业务培训、技术指导，使其树立责任意识，切实从根本上提升各单位档案管理工作的办事效率。最后，提升档案部门在学校中的地位，增强档案部门话语权、执行权，从而保证档案部门在推行电子档案建设总体规划中的进度。在工程建设过程中，若出现二级单位信息数据“阻塞”、技术不兼容等情况，档案部门可直接从后台进行部署操作，以此保证工程正常推进。数据库的管理权同样要交予档案部门进行全权负责，确保后期档案信息资源共享平台的建设。

电子档案数据库的建立必须要依托《国家电子政务标准化实施办法》《电子文件归档实施规范》等国家层面制度，以全国范围内高校优秀推广的档案管理系统为参考标准，还要保证各类数据库录入总库中信息的兼容性等问题。只有这样才能真正实现档案信息资源的连通，达到共享、共用、共赢。

参考文献：

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