刍议档案信息化建设的优势

赵丽

摘 要：档案信息化建设是通过数字档案网络管理平台，运用现代信息技术支持，以数字档案信息进行采集、加工、存储、管理为抓手，建立网络环境中档案管理与档案服务的基本架构，提供档案信息服务和共享利用的管理系统。随着互联网+的实现，档案信息化对档案管理者提出了更高的要求，开拓档案管理工作新领域，以信息管理手段，实现医院数字档案管理平台。使档案利用者使用更加便捷，建立信息化档案管理平台优势甚多。

关键词：档案信息化;数字档案;开发利用;网络管理平台

档案信息化建设是通过数字档案网络管理平台，运用现代信息技术支持，以数字档案信息进行采集、加工、存储、管理、开发利用为抓手，建立档案管理与档案服务的基本架构，提供档案信息服务和共享利用的管理系统。在保障档案安全体系建设的前提下，实现档案信息的社会化服务。随着互联网+的实现，档案信息化对档案管理者提出了更高的要求，创新工作思路，提高档案管理水平，开拓档案管理工作新领域，以信息管理手段，实现医院数字档案管理平台。信息网络的不断成熟，使档案管理的封闭式工作方式逐渐淘汰，如何提高档案开发利用率，使档案利用者使用更加便捷，建立信息化档案管理平台优势甚多。我院成立于1946年，是一所集医疗、教学、科研、预防保健、康复为一体的三级甲等医院，是山西医科大学附属临汾医院、第七临床医学院。医院综合档案室成立于1979年，2015年11月1日医院搬迁至新医院。投资近200万元，建立了数字档案室。档案专用库房占地面积1200㎡，设置有档案收集消毒室、档案中心控制室、档案整理室、计算机录入办公室、查阅室等用房面积180㎡，购置了密集架150列、消毒柜1个、防磁柜6个、目录柜8个。

一、健全制度是档案工作的基石

医院领导非常重视档案信息化工作，把档案信息化建设纳入了医院信息化建设的计划内，在人员配备和资金注入中都给予大力支持，为综合档案室开展工作夯实了基础。

1.建立健全档案管理组织体系。成立了档案管理工作领导小组、档案销毁鉴定小组等相关组织体系。院长、书记为组长;副书记为副组长，分管档案管理工作。综合档案室配备专职档案员4名，其中副研究馆员一名，各科室配备了兼职档案员，形成了档案管理工作的良性循环管理轨道。

2.建立健全各项规章制度。制定了《档案管理规范》、《岗位职责》、《规章制度》，《信息化档案利用须知》、《档案管理组织架构图》等等。以制度做保障，完善管理机制，规矩做事，成效百倍。

3.建立健全信息化管理体系。医院投资配备了珠海泰坦软件有限公司的网络版“档案管理软件”电子档案数据中心;济南恒大视讯科技有限公司的“档案库房安全保护综合智能管理系统”、自动消防等“八防”设施，保证了档案的齐全完整和安全保障。软件配置了电脑6台、4T移动硬盘2个、扫描仪6台、刻录机2台、打印机6台，碎纸机一台、复印机一台、打印复印一体机一台、微缩机一台、全自动装订机一台、普通装订机三台、缝纫机一台、吸尘器3台，设备的健全，推进了档案管理的信息化管理步伐，实现了文档一体化、随办随归、存量数字化、增量电子化，并把电子数据及时异地备份，向大数据管理系统迈进。

4.建立健全档案人员专业培训制度。专职档案员每年参加国家、省、市档案业务培训、档案交流会议，接受档案继续教育，不断吸收新的档案管理理念。每年邀请省、市档案局业务专家集中培训专、兼职档案员;档案室定期组织专、兼职档案员学习国家档案法律法规，下科室指导档案的收集与整理、归档工作;副研究馆员到科室检查指导工作，并给兼职档案员授课，根据科室工作的特点，对科室档案的移交进行培训，撰写讲义近5万字，讲课近60余次。对专职档案员具有较高要求：首先要能吃得了苦，耐得住寂寞，扑下身子干实事的人，具有开拓创新的进取意识。

二、完善信息是档案工作的保障

“电子文档数据中心管理系统”将文件归类录入，有序排列。数据库建成后根据科室专业，分类管理，对档案开发利用提高了便捷保障。

1.建立各门类档案的电子目录。自2015年11月启用档案软件管理档案，我们就着手将1946年医院成立至今的各门类档案的数据库建立并完善。截止2018年4月底共计录入数据298512条，其中案卷目录29820条，卷内目录268692条，著录2万多条 。

2.软件目录录入保证完整准确。在数字化档案室实施过程中，我们把数据库中的字段、输入格式进行了标准确定，对档案号、案卷号、成文日期的录入格式进行了标准统一。

3.根据医院专业的特殊性，我们将档案分为党群管理、行政管理、经营管理、科技信息管理、医疗管理（病历档案）、教学管理、会计档案、基建档案、设备仪器档案、人事档案、科研档案、电子档案、声像档案、实物档案等十四个门类。现室藏纸质档案86万余卷（件）【其中：综合档案8万余卷、病歷档案78万余件】;电子档案50000余件;实物档案900余件;声像照片10万张，录音、录像1000余盘（盒）。信息化管理档案极大地方便了档案的开发利用。

4.门诊病历、住院病历是法律依据。在诊疗过程中，患者从门诊就医形成门诊病历，转入院形成住院病历，在诊疗过程中所有的检查结果形成了个人的属性档案，这将作为患者的历史档案永久存档。我们把门诊、住院病历扫描，归到电子档案里，一是为临床医生科技成果的研讨、转化、临床应用、晋升评价所需;二是患者今后的复诊诊疗所需;三是医疗纠纷、医疗事故鉴定所需;四是医保、社会保障报销，保险公司赔付所需;五是公安、检察机关、法院在执行公务中须提供证据或协助工作所需。

三、档案信息储备是服务的关键

档案信息化的实质是档案管理模式的转变。档案信息化的数字存储和服务为档案的保管、保护和开发利用做了基础保障，信息化档案室的不断成熟将推动档案工作逐步向规范化、网络化、社会化迈进。

1.各門类档案全部数字化。我们将纸质档案全部数字化（除财务档案外）全部进行了扫描。基建档案把医院建设类和基建类档案中的项目批复、会议纪要、征地批复、规划施工用地等许可证、设计施工监理等合同、开竣工报告、决算审核进行扫描。方便大家查阅。

2.特种载体档案数字化。扫描1946至2011年的照片6万张，2012年后拍摄的照片4万张，使用微缩进行照片管理。声频、视频档案的数字化也已完成，声像档案、磁性载体归档50000件。

3.将医院OA网上医院及各职能科室下发的文件自动存储，录入医院档案管理软件系统，作为电子档案进行归档整理，开发利用。

四、档案信息建设安全是保障

加强档案安全及信息安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保纸质档案和电子档案的安全以及信息网络的安全。技术层面：物理安全、主机安全、网络安全、应用安全和数据安全与备份;管理层面：安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理。技术层面具体的对象是：一是机房。信息系统的机房、配电间、消防间等相关物理环境;二是档案管理软件。从应用软件的安全机制方向，防范应用系统中存在的安全隐患;三是主机操作系统。信息系统相关的服务器的操作，从访问控制、安全审计、剩余信息保护、入侵防范、恶意代码防范、资源控制等方向的安全隐患防范;四是数据库系统。对信息系统所使用的数据库，从身份鉴别、访问控制、安全审计、资源控制方向的安全隐患防范;五是网络设备。信息系统的网络设备从访问控制、安全审计、网络设备防护等方向的安全隐患防范。

五、信息开发利用是价值所在

1.开发利用档案信息是档案的价值所在。我们利用档案软件端口开放档案查询系统，利用者通过网站进入OA办公系统，点击“档案查询”功能，根据设置权限便可以查到本科室的“档案卷内目录”，无须进入档案室就可以在网上查到所需资料及阅读原文档，原文我们都打了LOGO，只能浏览不能复印，如果复印必须到档案室复印并加盖档案室公章，既保障了档案的保密安全性，又为利用者提供了便捷的利用服务。

2.档案的收集整理是为了更好的使档案工作者编研成果，开发利用。编研完成了50余万字的《临汾市人民医院院志》; 编制了自建院到2017年的《医院文件汇编》;编制了1946年到2018年的《医院大事记》;编制了《各种专题活动》汇编。

3.电子编研。把医院建设发展中的一些老照片数字化，按内容分成：“老院旧貌、新院建设、医疗设备、学术活动、重大活动”及“领导关怀、集体荣誉、艺术作品”、“”奠基、典礼、慰问”等制成电子相册和专题相册，经微缩处理，在院庆40周年、50周年、60周年、70周年纪念画册中进行了宣传报道。为老照片利用开拓了领域。

4.策划、设计了“院史长廊”的宣传展板，从建院初期的发展轨迹到今日医院的辉煌，内容丰富，图文并茂，受到了社会各界的好评。

5.院史馆正在筹备建设中，2018年房屋建筑立项申报，2019年准备动工。

5.每年接待社会各方面利用者逾5000余人次，取得了明显的社会效益，基本实现了档案信息现代化管理和档案保管、利用的自动化，确保了档案的保护、安全，为档案信息化工作奠定了基础。

档案信息化s建设是一项复杂的系统化工程，逐步实现以信息化为核心的档案信息系统整合和资源共享，全面提升档案管理水平。

参考文献：

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