中小学档案管理信息化建设的初步研究

摘 要：在中小学日常运行管理工作中，档案管理工作是其关键内容，这对于中小学教育教学活动等多项工作的有效开展有着十分重要的作用，除此之外，档案管理工作也是中小学在进行相关决策时的有力依据，因此，档案管理工作的重要性不言而喻。在我国现代化信息技术全面普及的背景下，结合当前我国中小学档案管理工作的开展现状来看，仍旧存在有众多问题，基于此，本文主要内容研究了当前中小学档案管理信息化建设。

关键词：中小学;档案管理;信息化建设

在我国社会经济快速发展的背景下，我国现代化信息技术取得了空前的成就，基于此，众多中小学在开展档案管理工作过程中都积极引进了相关信息技术，有效推动了中小学档案管理工作的正常开展。在中小学档案管理工作中包含有诸多内容，如果档案管理工作质量不高，那么直接会给中小学的日常运行带来影响。基于此本文主要内容研究中小学档案管理信息化建设具有十分重要的现实意义。

一、中小学档案管理信息化建设的内涵与意义

1.中小学档案管理信息化建设的内涵

所谓的档案管理信息化指代的是，是具有现实意义以及开发机制的档案内容传递网络化、信息化，不仅要充分发挥档案自身的凭证作用，还要注重开发档案管理信息的功能。结合当前我国已经出台的《全国档案信息化建设实施纲要》来看，在此纲要内容中对有关档案信息化建设的任务以及目标、任务进行了明确的规划，各中小学在运行发展过程中应该本着安全保密、统一标准等原则，加强中小学档案管理信息化基础设施的建设，使电子档案以及相关文件得以规范化管理，推动我国档案管理工作的数字建设工作。针对于中小学档案信息化建设工作而言，它包含有档案信息网络的建设以数据库的建设、人才队伍的建设等内容，基于此，中小学在开展档案管理工作时，不能仅仅只是简单的将档案数字化，应该从多方面进行档案信息化建设工作。

2.中小学档案管理信息化建设的意义

在中小学日常运行发展过程中，进行档案管理信息化建设工作十分必要，是中小学日常管理工作有效开展的重要保障，基于此，加强中小学档案管理信息化建设工作具有十分重要的意义。在我国现代化信息技术不断发展的背景下，结合当前我国中小学档案管理工作内容来看，已经不能符合当前我国社会发展的需求以及学校各项工作正常开展的需求，基于此，学校应该跟随社会发展的需求，对自身档案工作进行建设，只有这样才能有效促进自身良好运行发展。对于学校教学管理工作而言，档案管理工作与其有着十分紧密的联系，两者相辅相成以促进学校教育活动能够良好的运行发展，最终促进学校得以规范化运作，促进学校内部资源进行合理分配，使学校资源利用率得以提高[1]。

在建设档案管理信息化的作用下，使得学校能够对自身情况进行全面了解与掌握，及时针对自身问题提出相应的解决策略，以保障学校得以正常运行。除此之外，档案管理信息化建设还能够有效维持学校日常工作的规范性，降低由于人为误差导致的工作问题，为学校运行过程中的各种经济问题提供决策，进而保障学校运行过程中的运行效益。众所周知，在中小学档案资料中存在有十分丰富的教育信息，教师在对中小学生开展教育教学活动过程中，可以针对阅读档案资料中的教学案例等内容，来对自身教学内容以及教学手段不断完善，挖掘出档案中具有价值的教育信息。在档案管理信息化建设过程中，使得学校领导以及相关教师能够针对学生情况进行动态管理工作，进而使其能够及时了解各类信息，以便学校之间能够良好的互动交流，进而促进学校长久发展。

二、当前中小学档案工作中普遍存在的问题

1.档案材料不全，档案管理意识淡薄

结合当前我国中小学档案工作现状来看，由于学校教学任务较为繁重，导致学校各部门不能及时提交各类档案资料，进而导致档案资料经常出现收集不全的现象，甚至导致重要档案资料发生流失现象，又或者已经提交的档案资料内容质量不高，以上因素都有可能为档案工作的正常开展带来影响。除此之外，学校在开展教学活动过程中，由于相关人员对档案管理工作的不重视，导致自身归案意识较差，最终为档案管理工作的顺利开展带来阻碍，使得档案信息资源不能被充分开发，最终造成档案资料利用率过低。

2.档案管理手段落后，相关硬件设施不达标

当前我国中小学在开展档案管理工作过程中，大多数情况是对檔案资料进行基本的收集与整理，没有对档案资料内容进行分析、编研，这就导致档案管理工作无法提供信息资源服务功能，除此之外，在对其进行保管时仍旧采用较为传统的保管模式，多数情况下进行人工保管工作，极少数情况下才会用到计算机网络技术，使得档案管理工作始终处于一种较为消极被动的状态，最终导致档案不能有效发挥自身利用价值以及相关作用。

三、中小学档案管理信息化建设路径与方法

结合当前我国社会发展状况来看，中小学在进行档案管理信息化建设工作过程中，应该充分结合现代化信息技术，大力开展档案管理信息化建设工作。笔者结合自身多年经验，分析了中小学档案管理信息化的主要建设路径与方法，下文展开详细论述。

1.促使档案管理工作标准化、规范化

结合当前中小学档案管理信息化建设的实际现状来看，目前各中小学普遍存在有档案规范化之后以及应用软件繁多杂乱等情况，这些因素在很大程度上直接影响了档案管理系统水平的提高。各中小学在开展档案管理信息化建设工作过程中，首选要重视档案管理业务的规范化问题，只有健全完善的档案管理标准才能有有效促使档案业务有效落实。针对于档案标准与规范而言，本身便是一项较为系统的工程，基于此，想要推动档案信息化建设，必须要抓好档案工作中的规范化以及标准化，有效权衡两者管理，促进两者共同发展。

在我国不断推进中小学教育改革的形势下，各中小学在开展档案管理工作过程中，应该不断更新自身观念，以促进档案管理工作快速发展。那么在档案管理工作中如何实现标准化以及规范化呢？首先，中小学在开展档案管理工作过程中，思想观念要现代化，要从思想上认识到档案管理工作的重要性，明确档案时重要的教育资源这一理念[2]。

2.利用现代化信息技术加强建设学校档案数据库

在开展档案管理工作过程中，应该结合当前社会发展的实际情况，做到与时俱进，不断完善发展中小学档案管理工作的管理理念，建立一套完善的档案管理体系以及相应的运行机制。针对档案管理工作而言，要有目的有计划实现管理科学化，管理技术现代化这一目标。

目前我国中小学档案管理工作在进行档案信息化建设工作过程中，仍旧处于文件处理向信息管理系统进行过渡的阶段，想要有效渡过此阶段，关键在于数据库的建设工作，数据库的存在是为了应用先进的信息化技术对档案资料进行科学合理的管理与使用。

3.完善档案管理部门的设备配置

想要对档案管理工作进行信息化建设，首先需要有良好的硬件设施进行支持，基于此，学校在此过程中应该购入相关信息设备，相关领导人应该从思想上对档案工作信息化建设引起重视，加强对档案信息化管理工作的资金投入，尽可能的为其创造条件，有效推动档案信息化建设工作顺利开展。

4.加强档案管理信息化监管工作

对于档案信息化建设工作而言，对其开展监管工作十分重要，使得相关人员在开展档案管理信息化建设过程中能够更为标准规范。管理人员在进行档案管理工作过程中，必须明确档案管理工作的重要性，明白在学校发展过程中，档案管理工作的重要地位，除此之外，档案管理人员还需要针对档案工作的实际管理情况，制定出科学有效的管理方案，以适应当前我国社会的发展形势。除此之外，档案管理人员必须掌握一定的现代化信息技术，对相关设备能够进行充分利用，对资源能够进行合理分配，最终使档案管理工作实现科学化以及规范化，以便符合当前我国学校的运作需求。

5.完善档案收集制度提高师生档案管理意识

由于中小学在开展档案管理工作过程中，部分教师由于对档案管理工作没有全面充分的认识，再加上教务工作的压力，导致档案收集工作难以有效运行，基于此，学校应该不断提高在校师生的档案管理意识，制定完善的档案收集制度，使其明确档案资料是重要的教育资源这一理念，针对学校收集的相关档案资料，要积极提供，确保学校档案工作得以顺利进行，同时也为日后教师通过档案资料完善自身教学方法以及教学内容打下基础。

四、结语

綜上所述，档案管理信息化建设工作是一项需要长期坚持建设的工作，需要各方面的共同努力才能实现，在此过程中，学校应该提高对档案管理工作信息化建设的重视程度，不断完善信息化建设过程中所应用的硬件设备，除此之外，还应该在信息化建设过程中，积极引进新理念以及新技术，以便档案管理工作能够符合当前我国社会发展趋势，有效促使我国中小学档案信息化建设工作向前发展。

参考文献：

[1]蒋世利.浅析如何做好中小学学校档案管理工作的信息化[J].科教导刊：电子版， 2017（11）：40-41.

[2]吴 伟.学校档案管理信息化建设中的问题和对策探讨[J].办公室业务， 2018（1）：56-56.

作者简介：梁霄（1978-），男，汉，籍贯：山东济宁，学历：大学，中级，研究方向：档案管理，从事的工作：档案管理。