高职院校档案信息资源共享机制探析

许雯婷

摘 要：高职院校的档案信息资源是我国档案资源的重要组成部分，它真实地反映了高等职业教育的历史面貌和发展历程。随着教育改革的逐步深入，职业教育重要地位和作用越来越凸显，如何以档案管理现代化促职业教育现代化，成为了高职院校管理的难点。本文从当前高职院校档案管理中存在的问题着手，研究问题形成的深层次原因，从资源共享机制构建的角度，阐释高职院校档案信息资源共享的实现路径与策略，以期为档案管理现代化提供有益的参考。

关键词：高职院校;档案工作;信息资源共享;机制构建

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式、载体的历史记录。它全面真实地记载了高校的产生、发展和壮大的过程，反映出高校的办学理念、办学特色和文化底蕴。随着《国家职业教育改革实施方案》的颁布实施，职业教育的重要性被提高到了“没有职业教育现代化就没有教育现代化”的地位。档案工作作为高职院校工作中的一项重要内容，也是衡量高职院校教育质量和管理水平的重要标志。在信息化时代的背景之下，传统的档案理论与工作方式已无法适应新形势的发展需求，做好档案信息资源的建设与共享迫在眉睫。

一、高职院校档案信息资源共享现状

1.数字档案资源相对匮乏。目前，大多数高职院校的档案管理仍以纸质保管模式为主，虽然有部分高职院校已开展了纸质档案的数字化工作，但由于经费和人手的严重不足，再加上设备的落后，档案信息化的发展步伐缓慢。而档案数字化是档案信息资源共享的基础，巧妇难为无米之炊，没有数字化的档案信息资源，共享就无从谈起。只有加快高职院校的档案数字化进程，不断丰富档案信息资源，才能为实现信息共享打下坚实基础。

2.档案利用率低下。高职院校的档案大部分是学校在日常行政办公、 教学活动和科研活动中形成的，主要是为学校的师生提供信息服务，由于其利用群体主要针对高校内部使用者，因此高校档案在某种程度上带有一定的对外封闭性，并且档案自身具有滞后性和隐蔽性的特征，导致真正了解和使用档案的人数偏少，再加上传统手工操作费时费力，难以满足档案利用着的信息需求，使得档案的利用率普遍低下。

3.缺乏统一有效的共享标准。我国高职院校的档案管理工作大多都各自为政，信息化建设更是局限在本校管理中，缺乏统一有效的公共平台、技术标准和管理制度。首先，没有形成信息共享的公共平台，高职院校使用的档案管理系统不尽相同，所使用的数据库从小到大应有尽有，没有统一的公共平台把孤立的分散的信息资源集结起来进行协同管理，就无法实现档案信息的互联共通和异地跨校检索;其次，技术标准不统一，像网络基础设施标准、数据库建设标准、信息编码标准、数据处理标准、安全保障标准等都没有统一的规定，这样就形成了信息资源共享的技术上的壁垒;再次，管理制度标准不统一，阻碍了信息交互。各高职院校的档案管理工作标准规范不统一，难以实现馆际之间的信息共享。

二、高职院校档案信息资源共享問题的原因

1.对档案管理的重视程度不够。档案工作由于不能给学校带来及时的经济和社会效益，在高职院校中一直处于边缘地位。长期以来，一些领导干部都对档案工作存在一定的误区，认为档案工作只是保管性的事务工作，只要做好归档管理，不发生丢失、损毁、泄密事件，就万事大吉了。

2.档案信息共享建设的内驱力不足。资源共享的理念最初是由图书情报学界提出的，经过几十年的发展图书资源共享取得了显著成就。虽然档案信息资源共享能借鉴图书资源共享的发展经验，但不容忽视的是，与图书资源相比，档案资源的个性化特色尤为鲜明，各高校保存的档案鲜有相同。要实现档案资源的共享，必须对高职院校的馆（室）藏档案重新进行鉴定，将适合对外公开的档案进行编目、著录、标引和电子化。面对海量的档案材料，以现有的人力、物力和财力，在短期内是无法实现的，档案的管理成本也必然会大幅度提升。档案馆（室）通过共建共享，难以实现节约建设成本的目的，档案信息资源的共享普遍缺乏建设的内驱力。

3.档案信息共享法律法规的缺失。法律法规是推动档案信息资源共享的重要基础。目前，我国现阶段与档案信息资源共享保障相关的法律法规主要有《档案法》、《政府信息公开条例》，真正针对档案信息共享的法律法规仍是空白。档案信息共享，首先需要解决的就是数字档案的保密和安全问题，确保信息安全是共享的前提条件。特别是高职院校中的档案中包含了人事履历、论文著作、专利发明、科研成果等文字或实物材料，涉及到公民因私、知识产权、著作版权等，缺乏法律法规的保护，共享权限的界定和法律责任的归属也不明确，极大阻碍了档案信息资源共享的进程。

三、档案信息资源共享的意义

1.创新档案服务方式的需要。传统的档案管理往往以地域为中心，致使档案服务管理范围狭窄，忽视对社会的服务。在“大数据”时代，社会信息化程度不断提高，大众对档案信息服务的要求也随之提高。传统的档案管理在服务理念和服务方式上不得不向更宽领域和深层次转变，通过信息资源共享为广大师生和社会公众提供不受时空限制，安全可靠、高效快捷的档案服务，为管理部门和师生民众搭建起有效沟通的信息桥梁。

2.有效提高档案信息资源利用率。面对高职院校沉睡在库房的海量档案，通过信息化手段“唤醒”沉睡的档案，提供便捷而高效的服务，既可以把档案工作从繁重的手工劳动中解脱出来，也可以省去师生和社会公众上门查阅的舟车劳顿，从而提高档案信息的传递效率，大大地方便档案利用者，提高的档案信息资源的利用率。

3.提升经济社会效益。高职院校作为社会文化与科技创新机构， 在人才培养、科技创新、发明创造等方面的贡献要远大于其他文化事业性机构，每个学校都有着自己的发展特色和学科优势。凝聚了大批知识分子的智慧结晶的高校档案，作为一种特色优质资源，若实现信息资源共享，不但可以真正开发出档案具有的应用价值，更主要的是能促进高校间学术和科研的共同进步，提升经济和社会效益。

四、高职院校信息资源共享机制的构建

1.完善人才机制建设。改革开放的 40 年恰好伴随着信息化大潮的席卷冲击， 处于这一潮流中心地带的档案和档案工作不断改变着存在状态和运行方式，对档案专业人才的需求也处于动态调整中。档案信息资源共享具有较强的专业性和技术性，档案工作者不仅需掌握档案的基本业务知识，还要具备信息技术应用、计算机网络技术以及档案信息化建设运营与管理等方面的能力。档案工作者素质的高低直接影响了档案管理水平的高低，人才建设才是保证档案信息资源共享建设可持续发展的关键。通过完善人才机制建设，加强对档案工作者的知识能力培训，激发其创新活力，培养造就一大批复合应用型人才，为信息资源共享建设打下坚实基础。

2.建立统一的标准机制。一是破除条块管理，构建信息资源共享平台。高职院校档案管理要打破现在各自为政、条块管理的局面，联合起来建设档案信息资源共享平台，把孤立的分散的信息资源集结到平台中进行深度整合，实现各个高校间优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台。二是统一规范，制定信息技术标准体系。高职院校使用的数据库、档案管理软件各不相同，档案数据的收集、转换和比对在共享平台内无法短时间完成，给信息资源整合和共享带来困难。因此，在档案信息资源建设中，要制定并执行统一的标准体系，确保档案信息建设标准、规范，包括平台接口的标准化，数据处理的标准化，信息采集和交换的标准化、电子文件的标准化，安全保密技术的标准化等，以实现档案信息资源的优化配置。三是增进协同交流，构建信息共享管理机制。档案信息资源共享涉及多个院校的档案馆（室），是一个全局性的問题，应当建立一个专门的统筹机构和一套井然有序的协同管理机制，负责推动档案信息资源共建与共享。

3.建立健全法律法规机制。法律法规是推动档案信息资源共享的重要保障，为协调不同院校、不同专业之间的职责和利益，需要在国家、省市层面完善相关法律法规，规范各方行为，保障信息安全，避免出现不法访问、信息外泄等信息资源安全事故。首先，可以修订和完善《档案法》中与信息共享有关的条款;其次，制定一部专门的档案信息共享法规，包括信息共享的总体要求、方针任务、组织领导、保障措施、数据库的建设、平台的服务与管理、知识产权的保护等等;再次，要尤其注重信息安全，加强信息安全立法，如“信息保护法”、“打击信息系统犯罪法”、“网络电子安全法”等，避免出现不法访问、信息外泄等信息资源安全事故，为信息资源安全提供有力保障。

4.建立考核及奖惩机制。为提高各高职院校在档案信息资源共享建设的主动性和创新性，建立绩效考核机制和强化奖惩措施是推动共享的有力手段。把共享纳入年度绩效考核，能够引起各院校对档案新信息资源共享的重视，将被动共享转为主动共享。要在考核办法中明确奖惩措施，对于共享工作任务完成出色、工作成效显著的院校和个人给予表彰，而对于共享工作消极懈怠的院校及个人予以通报批评。

综上所述，实现高职院校的档案信息资源共享是一项庞大、长期的系统工程，需要多方通力合作。令人欣喜是2018年2月福建省颁布实施《福建省数字档案共享管理办法》，给档案资源共享注入了一剂强心针。相信今后档案资源共享将越来越受重视，大大推动档案事业的发展与进步。

参考文献：

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