基于云存储的虚拟化服务器技术在高校档案管理应用

周杨慧 张铭 李玮

摘 要：随着数字档案馆、档案服务平台等建设的提出，高校档案电子化管理遭遇单机服务器容量瓶颈、易出现系统不兼容等限制，本文阐述基于云存储的虚拟化服务技术容量大、分区、隔离、封装等优点有效地解决数字化对档案提出的快速、便捷、安全、稳定的要求。

关键词：云存储;虚拟化服务器;高校档案管理

在信息化日益发展的今天，高校档案管理也逐步迈上信息化、数字化的舞台，各高校逐步搭建自己的档案管理服务器、软件、网站等服务平台，信息管理日趋快捷便利。然而随着系统的不断升级，档案管理业务的不断增大，数字校园、数字档案馆、档案移动服务平台建设的要求，新的问题也不断涌现：如服务器遭到攻击，系统崩溃;服务器停电，部分数据丢失;服务器内存不够，系统运行缓慢;网站访问局域限制等，解决这些难题的最好的途径是采用基于云存储的虚拟化服务器技术。

一、普通服务器的局限性

1.普通独立静态的服务器不能承载日益增多的档案资源。高等学校档案（ 以下简称高校档案） 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校作为一个独立的教书育人的事业单位，不仅有教学方面的业务档案，还有科研、基建、设备、实物、财会、人事等各方面的档案，可谓“麻雀虽小五脏俱全”。随着高校的不断发展，其累积的档案逐年递增，电子文档每年以几百个G的量递增，不仅库房空间不够用，传统的硬件存储也不能满足。以湖南农业大学档案馆为例，2014年档案馆的归档数是4336卷，电子原文143G，2015年档案馆的归档数是4537卷，电子原文178G，2016年档案馆的归档数是5906卷，电子原文237G，1032平方米的库房空间预计再过几年将全部填满，原来2T内存的服务器早已运行不了。

2.传统服务器不适用信息时代的需求。独立服务器购置硬件成本高，还需把服务器安排在一个独立的空间，24小时空调控温，为了防止数据不因停电而丢失，还需配备一套储电装置;而服务器的使用寿命最多也不过几年，再加上需要专门的技术人员进行定期或不定期的管理和维护;每个服务器单机运行，如果遇到系统升级、和扩容或是系统出现大的问题是，没有替代的服务器，只能停机操作，中断应用;在系统兼容方面，由于计算机应用各个操作系统在不断的升级和补漏，服务器的操作系统一般比较稳定，一旦对电脑的其他系统升级，与原来的旧系统就会不兼容，每次解决这些问题都需要专业技术人员来处理，耗时耗力。所以说这个单个的服务器运营成本太高，效率太低，不适用信息时代的需求。

3.数字校园建设和数字档案馆建设需要虚拟化服务器。集“校园一卡通、教务信息网络系统、网络教学平台、档案管理系统、图书馆数字资源、学生网上评教系统”等所有学校应用系统于一体的数字校园管理系统备受高校师生的青睐，也是教育信息化发展到新阶段的产物。数字档案馆是数字校园重要的支撑系统。不管是数字档案馆的建设，还是数字校园建设都离不开服务器虚拟化技术。要想更广泛、更深层次的实现校园内各项信息资源的交互和共享，关键技术是需要强大的服务器兼容、运行和存储多个应用系统的数据。

二、虚拟服务器适应数字化档案管理的发展

数字档案馆的提出给大家描绘了一个美好的蓝图，用户查询不再受时间、空间的限制，只要你拥有一台终端上网设备，就可以自由的链接你所需的档案网站，输入关键词，就可以检索到相关的文件资料，然后获取查阅权限，自主查询或下载相关资源。要实现真正的数字化，还有不少工作要做，第一步就是将所有档案材料进行信息化处理与保存，然后上传到档案管理平台，以供检索与利用。大量的电子原文的保存与管理，需要虚拟化服务器来处理。

1.服务器虚拟化优点。服务器虚拟化是将服务器的物理资源抽象为逻辑资源，一台物理服务器变成几台甚至几十台相互隔离的虚拟服务器，不再受限于物理上的界限，而是让CPU、内存、磁盘等硬件资源聚合成可以高效利用、动态管理的“资源池”。服务器虚拟化最大的优点体现在分区管理、隔离应用和封装上。

分区管理：在一个物理系统中可以支持多个操作系统，可以同时为用户服务，减少了服务器的数量。高校档案管理涉及多个门类，如学生教师人事档案、综合档案、财会档案等，每个都有自己独特的系统管理，如果每个系统都建一个服务器不仅浪费人力、物力、财力，更不利于系统管理，采用虚拟服务器就可以在一个地址上建立多个分区就可以了。

隔离应用：传统的服务器都是一台服务器对应一个应用模式，服务器成本大。服务器虚拟化是在几台物理服务器上建立的多个虚拟服务器，各虚拟机之间保持逻辑独立性，相互隔离，互不影响，不会造成数据泄露，应用紊乱，大大提高安全性。数字校园建设将会把全校教务教学、科研、图书、档案等多个系统集中统一管理，为了系统中相互不影响，隔离是必须的。

封装：封装功能体现在对一些陈旧的应用，不能直接删除，因为里面有历史数据，又不能在新的操作系统运行，虚拟服务器可以将其封存在完整的虚拟机运行环境中保存。也适合于单个系统需要升级整体备份或迁移，操作简单、快捷、方便，不影响整个系统的完整性。

虚拟化服务器不但具有以上三大特点，它强大的内存让开机、文件下载等待时间缩小到数秒，以及服务商提供的在灾难时提供数据恢复的服务，让虚拟化服务器广泛应用在教育、医疗、图书信息等各个领域。

2.虚拟服务器需要云存储技术。要实现分区管理、隔离应用和封装，就需要一个大的运行操作空间，这就需要云存储技术。云存储是指通过集群应用、网络技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。这跟传统的数据存储方式完全不同，传统的数据存储方式是将数据通过档案操作系統统一集成在一个既定容量的服务器上，相当于一个大的持续工作的硬盘，这种硬件设施一般使用寿命只有几年，为保证数据的延续性和安全性，通常需要多个设备经常、定期或不定期备份。而在云存储由云存储技术的供应商负责，云供应商拥超大的存储空间和最高端安全、维护技术，我们作为授权用户，只需要签好保密协议，通过一根接入线缆与云存储相连接，就可以对云存储进行数据访问。这种容量大、成本低、见效快、易于管理维护、按需使用、方式灵活等优势，得到广大用户的认可和喜爱。

三、采用虚拟化服务器的档案管理安全措施

数字化给我们带便捷的同时，其安全问题不容忽视，毕竟高校的档案涉及到单位或个人的一些机密性信息，虚拟化服务器也有可能会有黑客攻击、恶意软件的篡改或是感染病毒等，是挑战也是发展的新机遇，我们要引进新技术，抓住机遇，早日实现档案的数字化管理。

1.对电子文档的密级管理。很多高校档案管理缺乏严密的档案定密法规，电子文档的管理促进高校这一项工作的开展。根据《文献保密等级代码与标识》的规定，档案的密级分为：公开、限制（“内部”）、秘密、机密、绝密五个级别。“公开级”的档案可以面向社会开放利用，可直接上传、查阅、下载;“限制级”的档案一般限于档案形成者或相关人员内部使用，利用者查阅须提供组织介绍信或有关证明才能查阅;“秘密”、“机密”、“绝密”属保密档案，秘密和机密档案可采用指纹、脸部识别等生物识别技术作为密匙保证文档不被随意查看，绝密档案建议使用纸质的、原始的、锁柜式实物保存模式，远离网络“以拙制巧”。电子文档的密级应和纸质档案密级保持一致，纸质文档揭秘后，电子文档也要做相应的调整。

2.不同用户权限管理。对于不同的用户和管理员分配不同的权限，大致可以分为两个层次的权限：服务管理权限和查阅利用、合作共享权限。服务管理权限由各高校内部归档部门和档案管理部门形成小范围内的管理，对所有档案进行整理、录入、编目、修改等不同权限的管理。查阅利用、合作共享权限，对密级为可公开的档案可链接进入教育网乃至互联网，便于各高校之间资源共享，进行全国或国际间业务合作;高校中很多是关于学生的学籍信息的，属限制级的档案，为便于学生升学、求职、出国等需要，须履行相关的身份审核手续后方可查阅下载相关信息。

3.分区管理。首先，操作系统和存储系统分区，避免因操作系统升级引起的数据丢失等问题;其次，文档的分区保存，根据文档的密级对电子文档在服務器上的存储上采用分区管理，防止重要的、保密的档案不被随意查看、修改、删除等。

4.虚拟化服务器管理上尽量加入学校集中的数字化一站式管理系统，统一监测、维护、报警和处理，可以有效的降低管理的技术难度和人力、物力资源投入。

5.牢固树立安全意识，慎重选择云存储运营商。因为档案部门“输不起”，一出事，就可能出大事，所有档案材料都存储在运营商的云盘中，相当于钥匙掌握在他们手中，对运营商的技术水平和信誉度要求要高，必须与之签订相关的保密协议，且要求不断用最先进的技术手段改进、升级现有网络安全设施，不断提高安全防护等级。

四、结语

云存储的虚拟化服务器技术在档案方面的应用可以有效的解决传统服务器容量小、运行慢、不兼容、维护成本高等不足，还兼备更安全、自动备份等优势，有效的提高了档案的利用效率和服务水平，是数字化发展的必由之路。

参考文献：

[1]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M].北京：高等教育出版社， 2008.

基金项目：课题名称：2019年度湖南省档案科技项目“基于英汉平行语料库的机器学习辅助翻译模式的学籍档案翻译研究”，课题编号：2019-H-04

作者简介：周杨慧（1982-），女，湖南郴州人，湖南农业大学档案馆馆员，主要从事教学档案管理和档案信息管理工作;张铭，湖南农业大学档案馆馆长，副研究馆员;李玮，湖南农业大学档案馆馆员。