档案信息服务体系创新研究

2019-09-10李财富靳文君

档案与建设 2019年9期

李财富靳文君

摘要：档案信息服务体系研究对于加强和改进新形势下档案工作，促进档案利用工作可持续发展具有积极意义。创新档案信息服务体系应从档案信息服务主体、档案信息资源、档案信息服务体制、档案信息服务理念、档案信息服务方式等方面入手，同时注意处理好创新与继承、先易后难与全面推进、统一性与多样性之间的关系。

关键词：档案利用；信息服务体系；管理体制；理念；创新

分类号：G273.5

Research on Innovation of Archival Information Service System

Li Caifu， Jin Wenjun

（Management School of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601）

Abstract：The study of archives information service system has positive significance for strengthening and improving archives work under the new situation and promoting the sustainable development of archives utilization. The innovation of archives information service system should start with the subject of archives information service， archives information resources， archives information service system， archives information service concept and archives information service mode.We should deal well with the relationship between innovation and inheritance， priority to the easy and comprehensive promotion， unity and diversity in the course of innovation of archival information service system.

Keywords：Utilization of Archives； Information Service System； Management System； Idea； Inno？ vation

檔案信息服务体系是由与档案信息服务相关的诸多要素共同组成的具有特定功能的相互联系、相互作用的有机整体，包括：档案信息服务主体、档案信息服务客体、档案信息资源、档案信息服务设施、档案信息服务方式、档案信息服务理念、档案信息服务体制与机制等。档案信息服务体系建设与创新是一个长期的不断调整、逐步完善的动态过程，不可能一蹴而就。文章围绕档案信息服务体系创新进行探讨，希望对我国档案利用服务工作的健康发展有所裨益。

1创新档案信息服务体系的必要性

1.1全面建成小康社会，繁荣社会主义先进文化的必然选择

档案工作因其无可比拟的资源优势，在繁荣和发展社会主义先进文化中占据着独特的地位和作用。明代内阁大学士邱浚在奏议建造档案库的上疏中就强调“经籍图书者乃万年百世之事”“今世赖之以知古，后世赖之以知今者”。而今，“档案是文化财富”“档案是文明之母”“档案是人类进步的阶梯”等观点更成为社会各界和国际档案界的共识[1]。从某种意义上讲，档案工作就是一项文化工作，它的文化性不仅表现在其工作对象上，而且体现在许多具体环节中。例如历史档案的征集工作就带有抢救历史文化遗产的性质；档案文献编纂工作既是一种高层次的档案利用方式，也是一个精神产品生产和创造的过程，还是一种积累和传播文化知识的行之有效的方法。无数事实充分证明，文化学术的繁荣在很大程度上应归功于档案的滋养，得益于档案的利用。

多年来，我国各级档案部门积极开展档案利用工作，为政治、经济、科技、文化等各项工作提供了大量的档案服务，取得了显著的经济效益和社会效益。但是，由于目前我国的档案信息服务体系还不够健全，功能也不够完善，档案用户的“获得感”仍然不高，档案工作在全面建成小康社会和繁荣社会主义先进文化中的作用未能得到充分发挥。因此，改革与创新档案信息服务体系成为摆在我们面前的重要课题，必须竭力尽快解决。

1.2解决档案公共服务体系存在问题，实现档案事业科学发展的必然要求

档案工作是公共管理的一个重要组成部分，理应纳入公共服务体系范畴。随着社会的转型发展，公共服务体系建设的重要性日益凸显，源自西方的新公共管理理论逐渐受到追捧，这就对档案利用工作提出了新的更高的要求。

（1）新公共管理更加强调顾客导向、外部取向和结果导向。首先，政府不再是凌驾于社会之上的官僚机构，而是负有责任的“企业家”，公众则是其“顾客”或“客户”，政府的社会职责是根据顾客的需求向顾客提供服务。“随着‘以顾客为中心’的呼声一天天地高涨，以及要更好地对外部团体和个人的需求做出反应，公共管理最终认识到管理者应直接对公众负责。”[2]只有受顾客需求驱动的政府，才能提供多样化的社会服务并不断促进公共管理水平和公共服务质量的提升。其次，政府公共管理不仅包括对自身行政组织内部的管理，同时还将管理的焦点由传统公共行政的“内部取向”转变为“外部取向”，由注重政府机构、过程和程序转向重视项目、结果与绩效。最后，新公共管理尤其注重结果导向，要求政府重视公共管理活动的产出和结果，关心公共部门直接提供服务的效率和质量，并能够主动、灵活、低成本地对外界情况的变化以及不同的利益需求作出富有成效的反应。

（2）新公共管理更加注重引入多元主体参与公共管理过程。它要求改变传统的由政府大包大揽的做法，将一些政府职能通过向社会转移或委托代理等方式转移出政府，以达到提高行政效能，节约财政开支的目的。

（3）新公共管理是一种市场取向的开放式管理。它主张从私营管理方法中汲取营养，广泛引进竞争机制，消除公共服务供给的垄断性，让更多的私营部门参与公共服务的供给，从而提高服務供给的质量和效率。

对照新公共管理理论的上述要求，目前我国的档案公共服务体系无论是目标导向还是参与主体或是运行机制都有不小的差距，如不及时进行改革与完善，不仅档案部门不能融入社会公共服务体系，而且档案事业也将因此错失一次极好的发展机遇，游离于快速发展的社会之外，成为无人问津的“孤岛”。

1.3实现档案事业转型发展，满足人民群众日益增长的档案利用需求的重要途径

随着社会档案意识的不断增强和民主化进程的逐步加快，社会各界对档案的利用需求日渐增多，既有的档案管理和利用体制已经不能适应形势发展的需要。我国档案事业实行的是党政档案集中统一管理体制，这是世界范围内绝无仅有的档案事业管理体制。从理论上讲，较之于分散式档案事业管理体制，集中式档案事业管理体制具有十分明显的优势，它有利于加强档案机构和人员的交流与合作，促进各地档案工作的均衡发展，在更大的范围内丰富与优化档案信息资源，提升档案利用的综合效果。但是，由于条块分割的档案管理模式，我国档案事业集中统一管理体制的优越性几乎被遮蔽。

目前我国拥有各级各类档案馆4000多个，其归属各不相同，有的属于各级党委和政府，有的属于专业主管部门，有的属于企业、事业单位，彼此之间互不统属、各自为政，没有法定的业务联系，数量更多的基层档案机构（档案处、档案科、档案室）也是如此。近年来，一些档案部门自发地加强横向联系与协作，以方便用户利用为宗旨，推行“异地查档，跨馆服务”的新举措，但参与协同的档案部门相对较少，且范围较小，区域性或全国性的档案馆信息服务联盟尚未建成（目前正在建设的“中国开放档案平台”只是汇集了全国副省级以上综合档案馆的部分开放档案信息），档案馆与图书馆、博物馆之间的跨界信息服务联盟至今还停留在理论论证阶段，距离落地还有很长的一段路要走。可见，对现行档案管理体制的小修小补并不能从根本上解决问题，只有自上而下地对档案管理（信息服务）体制进行“刮骨疗伤”式的彻底改革，才能使全国范围内的档案信息资源共建共享成为现实。

2档案信息服务体系创新的内容

2.1档案信息服务主体创新

档案信息服务主体就是档案信息服务的供给者。长期以来，我国面向社会的档案信息服务主体比较单一，只有档案馆才是法定的档案开放利用主体，档案室及其他机构均无权向社会开放档案。这无疑极大地制约了档案利用工作的进一步发展，引起了社会的强烈不满，各界纷纷呼吁扩大档案开放机构范围，实现档案室的档案开放服务功能。创新档案信息服务主体，除了要尽量激发机关档案部门的活力，还应充分调动社会组织和第三方乃至个人的积极性，逐步构建以档案部门为主导，社会组织、第三方和个人共同参与的充满活力的多元化档案信息服务提供机制。

事实上，在我国，非档案管理部门和个人参与公共档案服务早已不是新闻，不少档案编研成果就是通过档案部门与其他部门或个人合作，以及委托其他部门或个人完成的。在公共服务供给领域，社会组织具有独特的优势，主要表现为：第一，社会组织的公益性，能够使其更加专注于公共服务，有助于提高公共服务的质量和效率。“在公益目标之下，社会组织将会尽可能地降低服务成本、满足公民的多样化服务需求，弥补公共服务领域的政府失灵和企业失灵现象。”[3]第二，社会组织的灵活性，使其方便与政府、企业、其他社会组织和个人乃至国际组织开展形式多样的交流与合作，有助于扩大公共服务领域。第三，社会组织的自主性，使其免受或少受外界的干扰，有助于提升公共服务水平。可以预见，数量众多的社会组织和第三方机构必将在我国档案信息服务中发挥越来越大的作用。

2.2档案信息资源与档案信息服务体制创新

档案信息资源是开展档案信息服务的物质基础，离开了档案信息资源，档案信息服务便成为无源之水、无本之木。因此，创新档案服务体系，必须首先创新档案信息资源。创新档案信息资源不是“无中生有”，而是打破条块分割的档案信息服务体制，充分整合档案信息资源，创建档案信息服务联盟，实现档案信息的共建共享。在这方面，图书情报界的做法可资借鉴。高校图书馆CALIS（中国高等教育文献保障系统）项目以吸纳成员馆的方式，实现资源的共建共享。自开始建设以来，CALIS管理中心引进和共建了一系列国内外文献数据库，包括大量的二次文献库和全文数据库；采用独立开发与引进消化相结合的方式，主持开发了联机合作编目系统、文献传递与馆际互借系统、统一检索平台、资源注册与调度系统，形成了较为完备的CALIS文献信息服务网络[4]。迄今为止，参加CALIS项目建设和获取CALIS服务的成员馆已超过500家，通过各中心馆间接参与或获取CALIS服务的馆亦远不止“十五”期间的809个[5]。

他山之石，可以攻玉。要想卓有成效地提高档案利用工作水平，就必须设法突破档案管理体制和档案信息服务体制的障碍，组建区域性乃至全国性的档案信息服务联盟。目前我国在这方面已经具备了较好的基础。其一，三个全国性的档案目录中心（全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心）的编制，特别是2013年“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设项目”的启动，为区域性和全国性档案信息服务联盟的建立提供了经验参考[6]。其二，21世纪初开始的“档案模改”[7]探索和近年来兴起的“异地查档，跨馆服务”[8]为档案信息服务联盟的建设奠定了思想基础和工作基础。其三，数字档案馆和电子文件中心建设的快速推进，以及现代信息技术的全面普及，为档案信息服务联盟（中心）的建立提供了物质保障和技术支撑。

2.3档案信息服务理念创新

习近平总书记指出，理念是行动的先导，一定的发展实践都是由一定的发展理念来引领的。发展理念是否对头，从根本上决定着发展成效乃至成败[9]。对于档案部门来说，坚持以人民为中心的思想，必须创新档案信息服务理念，努力开展均等化、普惠性服务，使广大普通用户享受与党政机关用户同等的利用权。长期以来，由于过分强调档案的“资政”作用，档案部门的服务对象主要是党政机关，一般公众的利用需求往往被忽视甚至漠视，直至近年情况才有所改观，但普通用户在档案利用中受到歧视性待遇仍不时见诸媒体，档案部门也因此而饱受诟病。所以，创新档案服务理念决不能仅仅停留在口头上，而应落实在具体行动中，从制度设计到实际操作均应体现平等原则，充分尊重普通用户的利用需求，无差别地为党政机关和普通用户提供档案信息服务，切忌顾此失彼或厚此薄彼，切实提高普通用户的“获得感”和“幸福感”。

创新档案信息服务理念，除了同等对待各类档案用户的利用权以外，还应尽量简化档案利用手续，延长档案开放时间（如节假日不休息，24小时“不打烊”），创设人性化的利用空间，开展档案休闲利用等。

2.4档案信息服务方式创新

档案信息服务方式不能一成不变，也应与时俱进，体现时代特征。总体来看，目前我国档案信息服务仍以传统方式为主，网站、微博、微信、APP等新型档案信息服务方式还没有完全普及，不少档案部门（尤其是基层档案部门）至今还在沿袭“你来我调”的原始服务方式。另外，新型档案信息服务方式的实际应用效果也不尽如人意，大多给人以“华而不实”之感。以档案网站建设为例。目前我国档案网站在信息资源建设方面普遍存在着检索系统不够完善、网站链接率低、数据库资源不够丰富等问题；在信息组织形式方面普遍存在着网站的设计不能满足不同用户群体需求、缺乏个性化，栏目划分不够合理、导航不规范等问题；在信息服务方面普遍存在着与用户互动不够、内容更新不及时等问题[10]。

特别是在政府信息公开中，档案网站的窗口作用没有发挥出来，未能成为社会舆论关注的焦点。《中华人民共和国政府信息公开条例》（国令第711号）将档案馆作为政府信息公开的两大窗口之一，为档案利用工作的发展提供了良机，但不少档案馆抢抓机遇的意识不强，在此方面作为不大甚至无所作为。据调查，目前档案网站在政府信息公开方面存在的问题主要有：档案网站运行状况不佳，或打不开，或不稳定；档案网站的政府信息公开栏目重复设置，令人无所适从；档案馆未按规定编制和公布政府信息公开目录与指南，未按时公布年度报告；档案网站没有提供在线提交申请的功能；档案網站的政府信息公开流于形式，甚至成为摆设；档案网站的政府信息更新不及时；档案网站实施政府信息公开制度存在一定的波动，时有时无；政府信息公开的标准不统一等[11]。

除了推广新型服务方式以外，传统方式的创新应用也为档案信息服务创新提供灵感。以档案展览为例。档案展览具有主题新颖、内容集中、图文并茂、受众面广、社会影响大等特点，在进行爱国主义和革命传统教育、提高社会档案意识、网罗与扩大档案用户等方面起着难以替代的作用。受场地、经费、技术等因素的限制，过去的档案展览无论是场次、规模还是技术含量、参观人数抑或展出效果、社会影响等，都与当今的档案展览不可同日而语。随着各地档案馆馆舍条件的改善，档案展览必然会在履行档案馆“五位一体”职能中发挥出更大的作用。

3创新档案信息服务体系应注意处理的几个关系

3.1创新与继承的关系

创新与继承之间是一种既对立又统一的辩证关系，二者相辅相成、相互渗透，并在一定条件下相互转化。所谓创新，是指旧事物向新事物的转变，是“旧质”向“新质”的飞跃；所谓继承，是指对旧事物中合理部分的保留，是否定中的肯定。继承是创新的基础，离开了继承，创新就没有依托；创新是继承的发展，没有创新，发展便失去了活力。因此，处理继承与创新的正确态度是，立足于继承，着力于创新。

创新档案信息服务体系并不是全盘否定现有的档案信息服务体系，而是将其合理的部分发扬光大，对其不合时宜之处进行修正完善，目的是保证其始终具有旺盛的生命力。现有的档案信息服务体系是在长期的档案利用工作实践中逐步形成的，其与传统的档案利用工作基本上是相互适应的。然而，在新的历史背景下，原有的档案信息服务体系本身所固有的封闭性、保守性、单一性等缺陷也逐渐显现出来，已经不能完全适应新形势下档案信息服务发展的需要，必须加以扬弃，即抛弃和否定其消极的、丧失必然性的因素，继承和发扬其积极的、合理的因素，但不能因噎废食，“把洗澡水和孩子一起倒掉”。例如，阅览室阅览属于典型的被动服务方式，但由于档案的特殊性质（孤本性、保密性）决定了阅览室阅览永远不会过时，一直都有存在的理由和价值，而一些学者倡议的档案开架阅览也注定会“胎死腹中”，不能成为档案信息服务的方式。再如，创新档案信息服务理念意在强调档案部门要面向社会实行均等化服务，但不能矫枉过正，只重视为普通用户提供服务，而轻视为党政机关提供服务，为党政机关服务仍是档案部门的重要使命。

3.2先易后难与全面推进的关系

档案信息服务体系创新是一项艰巨复杂的系统工程，任务重、压力大、牵涉面广，非一朝一夕可以完成。在档案信息服务体系创新的各要素中，有的是档案部门独自可以解决的，有的需要国家档案行政管理机关甚至国家权力机关协调解决，有的则需要多部门协同配合才能解决，其实施的难易度各不相同。因此，创新档案信息服务体系应统筹规划，先易后难，循序渐进。从实施的主体来看，档案信息服务理念创新、档案信息服务方式创新主要或基本上是由档案部门来承担的，可以先行启动；而档案信息资源和档案信息服务体制的创新则有赖于国家权力机关通过立法的形式加以解决，由于程序较多、难度较大，可适当延缓。

同时，档案信息服务体系又是一个有机整体，其内部各要素之间相互交叉、相互制约，任何一个要素出现短板，都会影响整个体系功能的实现。因此，档案信息服务体系创新应在以点带面的基础上全面推进，否则就会功亏一篑。

3.3统一性与多样性的关系

所谓统一性，是指各地、各级档案部门都应从提高档案利用工作水平的角度出发，建设与创新档案信息服务体系；所谓多样性，是指因基础、条件、任务不同，允许各地、各级档案部门在创新档案信息服务体系时有所差异。

我国幅员辽阔，各地经济社会发展状况千差万别，档案事业发展基础和条件也各不相同。一般来说，沿海和东部发达地区的档案工作基础和条件较好，档案工作者的思想观念比较先进，敢想敢试，创新档案信息服务体系相对比较容易，而经济欠发达地区的档案工作基础和条件较差，档案工作者的思想观念比较保守，瞻前顾后，创新档案信息服务体系的难度相对较大。此外，档案馆与机关档案部门在性质、地位、作用和服务对象等方面存在不小的差异，二者创新档案信息服务体系的内容和要求也不尽相同。如机关档案部门的服务对象主要为本单位领导和工作人员，只要端正服务态度，及时满足本单位的利用需求，就算认真履行了自己的职责，无需刻意强调创新服务理念；至于机关档案信息资源的整合和档案信息服务体制的创新，只要在单位内部理顺关系并实行档案的集中统一管理，一般即可实现，不用像档案馆那样攻坚克难。因此，创新档案信息服务体系不能搞一刀切，应该因地制宜，在一定时期内允许多样性发展。

允许各地、各级档案部门在创新档案信息服务体系中的多样性存在，并不是说各地、各级档案部门在创新档案信息服务中可以各自为政、随心所欲，而是要求各地、各级档案部门结合既有的基础和条件有计划、有步骤地建设与创新档案信息服务体系，最终建成全国统一的档案信息服务体系。

注释与参考文献

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[3]李峰.社会组织参与公共服务供给：优势、困境及路径[J].阅江学刊，2014（3）：70-76.

[4]CALIS介绍[EB/OL].[2019-05-10].http：//home.calis.edu.cn/calisnew/calis_index.asp？fid=1&class=1.

[5]陳凌，姚晓霞.中国高等教育文献保障系统共享服务及其成效[J].医学信息学杂志，2010（1）：11-15 .

[6]国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设采购项目公告[EB/OL].[2019-05-11].http：//www.ccgp.gov.cn/cggg/zybx/gkzb/201306/t20130609_2801725.shtml.

[7]张婧文.安徽档案管理模式改革研究[D].合肥：安徽大学，2017：8.

[8]杨红，胡正秋.长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”未来可期[J].中国档案，2018（11）：43-45.

[9]以新发展理念引领发展——关于树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念[EB/OL].[2019-05-10].http：//theory.people.com.cn/n1/2016/0429/c40531-28313643.html.

[10]周莉.我国档案网站建设的问题与对策研究[D].合肥：安徽大学，2010：20-29.