试论后保管范式对电子文件档案化管理的影响

王思婕

摘要：电子文件的出现成为档案管理从保管范式转向后保管范式的重要契机。在后保管范式影响下，电子文件档案化管理呈现文件鉴定社会化转向、管理流程前端介入和分布式保管模式形成的不同景观。它对促进开放性档案价值实现、发挥档案工作者主观能动性以及推动多元档案治理格局渐生的作用愈发突出，同时也使得公民参与档案鉴定的权利无从保障、对档案工作者介入能力和时机的质疑以及分布式管理模式对集中管理体制造成冲击等问题暴露出来。为此，电子文件档案化管理应当在后保管范式下积极进行自我调适，包括公民权利的制度保障、多元主体管理能力培育以及协同管理机制构建。

关键词：后保管范式；电子文件；档案化管理；协同管理；社会价值

分类号：G270

Study on the Influence of Post-custody Paradigm on Archival Management of Electronic Documents

Wang Sijie

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：The emergence of electronic documents has become an important opportunity for archival management to change from custody paradigm to post- custody paradigm.Under the influence of the post-custody paradigm，the archival management of electronic documents presents different landscapes，including the socialization of document identification，the front-end intervention of management process and the formation of distributed custody mode.It plays an increasingly prominent role in promoting the realization of the value of open archives，motivating subjective initiative of archivists and promoting the gradual emergence of the multi- archives management pattern.Meanwhile，it makes the problem have been exposed，such as citizens’right of participating in archives appraisal lack of guaranteed，doubting the ability and time of archivists to intervene， and centralized management hit the distributed management model.Therefore， the archival management of electronic documents should actively adjust itself under the post-custody paradigm，including the institutional guarantee of civil rights，the cultivation of multi-subject management ability and the construction of cooperative management mechanism.

Keywords：Post-custody Paradigm； Electronic Documents； Archival Management； Collaborative Management； Social Value

電子文件的出现强烈冲击了传统纸质文件时代的档案管理模式和思维模式，后保管范式将逐渐取代保管范式，成为电子文件时代档案工作者的积极应答。在第十三届国际档案大会中，特里·库克对“后保管范式”的内涵做了详细的论述[1]，包括：档案存在的合法性和公众对档案的认可已从一种司法—行政的有机联系转变为文化—社会的有机联系；档案鉴定往往必须在一份文件产生之前，即计算机系统设计阶段完成；对以文件形成机构为基础的来源原则所做传统解释将发生变化，文件保管体制也不再是集中式的了。以上观点深刻影响了电子文件鉴定、保存和管理过程。

在我国，众多学者基于学科理论广泛地论述了后保管范式下的电子文件管理，主要包括：第一，关于电子文件管理模式的探讨。张宁分析了电子文件“分散保管”和“集中保管”的优势和不足，提出结合分散与集中的折中式电子文件保管方法。[2]第二，关于电子文件管理理念的研究。冯惠玲认为，所谓“后保管模式”指的是“一种来源为中心，以知识为中心的管理，而长期以来实行的以实体为中心的管理被称为‘保管模式’。”[3]第三，关于电子文件管理与档案学基础理论的研究。何嘉荪、傅荣校、张澍雅等学者基于电子文件管理重新审视了文件连续体理论[4]、文件生命周期理论[5]、新来源观[6]、鉴定理论[7]等档案学基础理论在后保管时代的适应性和自我调适过程。基于以上分析可知，当前国内对后保管时代电子文件管理的研究多集中在理论层面的描述与分析，缺乏从实践层面探讨后保管范式对电子文件鉴定、保存和管理等过程的影响，即思考该范式对电子文件档案化管理的影响。而所谓“档案化”管理是指“确保并且能够证明文件的完整性、真实性、可靠性和长期有效性，是文件有可能用作证据和作为档案保存”的管理方法。[8]基于此，文章通过对后保管范式下电子文件档案化管理现状描述、价值分析，重新思考了后保管时代下电子文件档案化管理存在的问题，并提出自我调适的优化路径。

1后保管范式下呈现的电子文件档案化管理景观

1.1文件鉴定社会化转向

社会化是后保管时代的突出表现之一，其中文件鉴定工作最能体现电子文件档案化管理的社会化转向，这里的社會化是指文件的档案价值鉴定取决于人民大众。在保管时代，文件鉴定工作依赖于单一的权威主体或权威机构，公众无权参与档案的形成过程，也无权决定档案的价值。而在后保管时代，随着公民意识的觉醒，文件归档鉴定也将由“国家模式”转变为“社会模式”。特里·库克的宏观鉴定理论很好地反映了文件归档鉴定理论社会化转向的愿景。与一般职能鉴定法不同，宏观鉴定理论强调把社会价值列为档案文件鉴定的基础，荷兰的PIVOT项目践行了宏观职能鉴定中的公民理念，在文件保管方案的制定上，遵循“三方咨询”的流程，即民众网上评价—国家文化政策理事会部长批准—荷兰政府报纸出版生效。[9]

1.2管理流程的前端介入

后保管时代，文件形态由一份实体文件变为一种虚拟化或概念化的文件，单一文件的来源也不再是单一级别的、结构性的行政单位，文件形态和来源的虚拟化或概念化，使得文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段之间不再存在明显界限，而为了保障系统中电子文件的真实性、完整性和有效性，档案工作者应当主动介入电子文件生命周期的前端进行控制，从对文件实体的关注转向对电子文件结构、内容及来源的关注，其中电子文件的来源也不仅仅指文件的形成机关，更包括形成目的、过程和职能范围等更为宏观的要素。前端控制思想起源于法国档案学者C·诺加雷，他认为“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”[10]同时，国际档案理事会电子文件委员会也曾提出对电子文件生命周期进行“干预”且“干预”的时机和手段都要提前到最前端，即电子文件管理系统的设计阶段。也就是说，管理流程的前端介入更强调档案工作者主观能动性的发挥，主张其由消极的保管者转变为积极的介入者。

1.3分布式保管模式形成

后保管时代，电子文件的物质性和知识性不再聚焦在单一的物质载体上，电子文件的组成要素也被分散到许多独立的数据存储器或者系统程序中，此外，以文件形成机构为基础的来源也将发生变化，来源的概念化、虚拟化和多方面，使得保管时代的集中式文件管理体制受到冲击和挑战，分布式保管模式逐渐形成。

后保管范式为分布式保管模式的形成提供了坚实的理论基础。特里·库克曾指出“在正在出现的后保管范式中，档案事业的关注点将从档案建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。”[11]这印证了后保管范式下电子文件分布式保管的思想。分布式保管模式是指后保管时代电子文件不再仅仅凭借其永久价值保存于档案馆中，而是能够分布式保管在各形成机关内部，其动因主要包括以下几点：一是档案馆能力有限，因为维护某些电子文件需要高昂的费用；二是由于电子文件本身的特性，使得“永久保存”的价值概念发生改变；三是受档案工作者能力和知识体系的限制，集中式归档的电子文件无法实现价值最大化。

2后保管范式下对电子文件档案化管理的价值分析

2.1立足于社会化鉴定的开放性档案价值实现

后保管范式下，电子文件的社会化鉴定是指电子文件的档案价值来源于社会公众，取决于广泛的社会关系，其核心在于多元思维模式下的开放性档案价值取向。传统保管范式下，文件鉴定理论经历了一元向二元的转变。一元鉴定论是指文件的档案价值取决于文件的客观属性，其代表理论有职能鉴定论，而二元鉴定论是指文件的档案价值取决于档案文件客体属性对主体需求的满足，其代表理论有双重价值论、行政官员决定论等。然而，正如汉姆所指出的那样，“这样做的结果是产生一种不可靠、分裂的档案文件，它们不能反映‘人类生活的方方面面’。”[12]那如何实现这个目标呢？文件鉴定的“社会观”对此已做出积极应答。“档案人员通过历史研究公共舆论来发现这种价值，并将这种价值用于文件鉴定。”[13]尽管布姆斯的计划不切实际，但其主要观点在后保管时代仍是适用的。此外，特里·库克在宏观职能鉴定论中对社会价值的反复强调也印证了他对社会价值在文件鉴定工作中重要性的认同，体现了后保管范式下文件鉴定的多元思维模式及开放档案价值转向。

2.2立足于前端控制的档案工作者主观能动性发挥

电子文件前端控制的实质在于档案工作者主观能动性的发挥以及介入的时机问题。一方面，后保管范式下复杂信息环境要求档案工作者肩负重任，由消极的保管员转变为积极的文献管理员；另一方面，档案工作者的主观能动性的发挥要求延伸到前端，即电子文件管理系统的设计阶段。对电子文件进行前端控制是文件档案化管理的必然要求。电子文件的易变性、载体可分离性等特性使得其真实性、完整性和可靠性受到质疑。与传统纸质文件不同，电子文件的物理结构和逻辑结构是相分离的，其中电子文件存在主要是通过逻辑结构维系的。[14]因此，电子文件的管理不仅要保存电子文件本身，还要求同时保存作为附加信息存在的逻辑结构，即电子文件的来源、电子文件的形成过程等背景信息。显然，以往消极的被动式归档管理无法保障电子文件真实性、完整性和可靠性，而在后保管时代，电子文件的档案化管理需要档案工作者积极主动地介入电子文件管理系统设计阶段，将电子文件档案化管理的要求实现在管理前端。

2.3立足于分布式保管的多元档案治理格局渐生

后保管时代文件的集中式保管体制受到冲击，分布式保管模式逐渐形成。其直接原因是电子文件数量爆炸式增长以及电子文件类型不断丰富，使得综合档案馆无力承担电子文件的有效管理和利用。其间接原因包括两个方面：其一，在后保管范式下，作为集中式保管体制的基础理论——来源原则所作的传统解释将发生变化，单一性、结构化和实体化的来源转变为多方面、非结构化和虚拟化的来源；其二，在后保管时代，公民意识逐渐觉醒，以公民为核心的“社会观”对文件档案化管理产生深刻的影响，档案理论与实践将由“国家模式”逐渐走向“社会模式”。其中，在电子文件档案化由“档案管理”走向“档案治理”的过程最能体现档案实践的社会化转向。而档案治理的核心理念在于多元主体的共建共治共享。虽然，电子文件档案化治理格局的形成与后保管范式并无直接联系，但后保管范式中彰显的社会价值以及以解构为基础的后现代思想，为文件档案化治理格局的形成提供了多元思维和价值基础。

3后保管范式下对电子文件档案化管理的反思

3.1公民参与档案鉴定的权利无从保障

后保管范式与保管范式的区别之一在于国家与公民关系的强化以及其对文件形成和保管的深刻影响。以宏观职能鉴定理论为例，它作为后保管范式中的基础理论之一，揭示了特里·库克对后保管范式中文件档案鉴定的理解。尽管特里·库克反复强调宏观职能鉴定反映的是广泛的公民—国家关系，并提出应该把社会价值列为档案鉴定的基础，但显然这两者之间是互相矛盾的。一方面，以国家政府职能为依据留存下来的档案理所应当构建的是国家记忆，是国家所弘扬的社会价值观，这与汉斯·布姆斯所阐述的由社会决定的文件档案价值有本质的区别。也就是说，虽然特里·库克始终强调“公民”及社会价值在文件档案鉴定中的重要性，但是他所提出来的宏观职能鉴定理论并不能达到他所预期的效果。这也意味着作为文件档案鉴定理论的宏观职能鉴定论无法支撑公民参与文件档案鉴定权利的合理性。这也很可能使后保管范式中秉承的社会价值观念流于形式。

3.2对档案工作者介入能力和时机的质疑

电子文件档案化管理要求档案工作者介入电子文件管理系统的设计阶段，并在该阶段满足多样化的档案管理需求和利用需求。那么，档案工作者是否有能力实现这一目标并达到预计的成效呢？档案工作者超前介入文件档案化管理是必要和可行的吗？如果档案工作者有能力介入并承担电子文件档案化管理工作，那么介入的“前端”如何确定？随着后保管范式的发展或消亡，对“前端”的界定是否发生改变？那如果档案工作者没有能力保障电子文件的档案化管理，那么档案工作者这一角色是否会被其他的信息工作者取代？随着文档一体化管理愈发成熟，既然档案工作者能够介入文件管理的前端，那么文件管理者是否又能取代档案工作者，将文件管理延伸到档案管理“后端”？虽然，这些质疑都没有定论，但唯一可以肯定的是，历史证明了档案工作存在的重要性和必要性。目前，全球的档案工作者正奋力把握时代契机并期盼着“重回上帝身边”，迎着后现代的浪潮为未来的档案事业打造一个全新的“记忆宫殿”。

3.3分布式管理模式对集中管理体制的冲击

在我国，文件档案管理长期坚持以档案馆（局）为中心的集中式管理，遵循“集中统一，分级领导”的原则。而在后保管范式下，集中式管理体制受到冲击，主要表现在两个方面：首先是在实践层面，分布式保管技术与电子文件档案化管理的融合，使得档案保存和管理的职能分散到了社会各个领域，这在一定程度上冲击了档案馆的中心地位；其次是在理论层面，档案馆不再是唯一保存具有永久价值的非现行文件的保管基地，其“权威性”“中心性”和“唯一性”受到后现代主义思想的解构。此外，文件连续体理论作为后保管时代档案文件管理的重要理念，也为文件分布式保管提供了坚实的理论基础。其模型摈弃了传统的文件生命周期理论的线性思维模式，将文件和档案管理视为一个连续的过程。在后保管范式中，文件管理不再是档案馆的“特权”，而是贯穿在文件连续体的全部过程之中。

4“后保管范式”影响下电子文件档案化管理的自我调适

4.1参与式管理下公民权利正当性的制度保障

在后保管范式下，以公民为主体的社会价值理念是电子文件档案化管理的应有之义，而践行这一价值理念要求公民社会广泛参与电子文件档案化管理。其中权利正当性的制度保障是公民参与电子文件档案化管理的必然要求。在电子文件档案化管理中的公民权利是指公民在电子文件档案化管理中利用合法权力获得利益的行为，具体包括管理权、监督权和利用权等。

公民权利的正当性立足于对社会价值和社会公共利益的追求以及国家法理层面对公民权利的认可和保障。其中制度建构是公民权利正当性优化的程序要求。公民权利正当性的确立必须要建立在合法程序的基础上，它涉及公民权利的行使、防止国家权力对公民权利的制约和实现公民权利应采取的路径，因此，必须通过制度建构建立一个保障公民权利稳定运作的机制。首先，制度建构必须要民主参与，体现公民意志，以协商取代强制，为公民自由自愿参与民主制度建构提供开放途径。其次，制度建构还需要体现权利对权力的制约和监督，构建以公众为核心，社会组织和社会舆论为保障的联合监督机制。最后，制度建构必须要明确公权力和私权利的责任义务，防止公权力的集中垄断以及对私权利的压制和制约。

4.2多元治理环境下对档案主体能力的培育

从古代神庙的守卫者到兰台金匮的保管员，再到当代数字档案馆、智慧档案馆的知识服务者，档案主体存在必要性是毋庸置疑的。但在后保管时代，在档案机构“一元主体”的中心地位受到冲击的情况下，档案主体必须要及时调整自身在电子文件档案化管理中的功能和角色定位，多方面培育档案主体的能力，强化其他信息工作者对档案主体的信任和认同。

正如特里·库克在第十三届国际档案大会中描述的那样：“我们现在可能有机会通过向世界展示如何避免淹没在无意义的数据‘海洋’里和如何探求相互关联的意义或知识，来重新肯定我们专业的适用性。”为了实现这样的目标，档案主体需要积极主动培育自身的综合实力。首先，对于档案工作者而言，要积极树立数据思维，强化服务理念，丰富知识结构，提升智慧服务能力。其能力的提升需要构建联合培养机制，既强化档案机构对档案工作者培训的成效，又激发档案工作者主动参与高校等组织培训活动的热情，多级联動，为档案工作者能力培育和提升构建一个稳定的保障机制。其次，对于档案机构而言，要强化协同管理的能力，包括树立“去中心化”的管理理念和构建协同管理机制。

4.3集中管理体制下协同式管理机制的建构

协同式管理机制建构是档案机构应对分布式保管模式冲击的有效措施。所谓协同式管理机制是指在档案机构管理能力较强而社会组织发育程度较低的现实情况下，档案机构在电子文件档案化管理中发挥主导作用。同时，出于有效管理的需要，档案机构需要保护并尊重社会多元主体的管理地位以及社会自身的运作机制和规律，并通过建立健全各种制度化的沟通渠道和平台，强化对社会力量的支持和培育，同时发挥社会力量在进行自我管理、参与协同管理等方面的作用。

协同式管理机制的建构基础和前提是社会力量的不断成长成熟，这需要通过档案机构有意识地积极培育、引导社会的成长，通过建立协同管理的目标、形成关于电子文件档案化管理的多元主体、构建制度化的参与平台、建立和完善各种培育机制。同时，协同管理机制的确立还需要制度和法律的保障，需要确定制度化和法制化的内容、环境以及实现路径。各协同主体间建立良好的合作关系是协同式管理机制稳定运行的重要保障，包括政府主体、业务主体、管理主体和技术主体，只有建立良好的协作关系才能在档案化管理过程中获得更多社会力量的帮助和支持，使电子文件档案化管理和利用中出现的难题迎刃而解。

后保管和后现代趋势将影响所有信息形成、管理、保管和利用的过程，电子文件档案化管理也不例外。在后保管范式的影响下，电子文件鉴定、保存和管理过程发生了不同程度的转变，这种转变对于电子文件档案化管理来说既是创新发展，也是挑战。正如澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德所要求的那样，“档案专业不要太依恋于保管档案的象征秩序，不要将我们占据支配地位的希望固定在消逝的论述模式上”，我们应该让“记忆宫殿”反映出适合于新世纪的新“后保管”秩序。[15]

注释与参考文献

[1][10][11][12][13]国家档案局，中央档案馆.第十三届国际档案大会文件报告集[M].北京：中国档案出版社，1997：161-162， 219，163， 152，153.

[2]张宁.电子文件保管模式之争[J].浙江档案，2000（8）：42-43.

[3]冯惠玲.电子文件时代新思维《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯，1998（6）：46-50.

[4]何嘉荪，叶鹰.文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一[J].档案学通讯，2003（5）：60-64.

[5]傅荣校，王相华.理论核心问题：原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二[J].档案学通讯， 2004（4）：18-21

[6]张澍雅.对“新来源观”实践探索的再认识[J].档案学通讯，2018（6）：26-30.

[7]傅荣校，靳颖.后保管时代来源原则和鉴定理论的重新审视——后保管时代档案学基础理论适应性问题研究之四[J].档案管理，2008（4）：7-11

[8][14]何嘉荪，史习人.对电子文件必须强调档案化管理而非歸档管理[J].档案学通讯，2005（3）：11-14.

[9]潘未梅.宏观鉴定实践的先驱——荷兰PIVOT项目研究[J].档案学通讯，2011（5）：33-36.

[15]T·库克.档案理论与实践的相互影响[J].档案学通讯， 1996（5）：10-13.