信息化技术在报社档案管理中的应用探讨

赵爱民

摘要：报社档案管理，直接关系到报社信息资源传播的时效性和流畅性。基于此，本文以潍坊日报社为例，着重对信息化技术在报社档案管理中的应用要点进行探究，以达到充分发挥新技术优势，实现报社信息管理体系优化的目的。

关键词：信息化技术;报社档案管理;实践要点

报社档案管理，是报社信息资源管理的主要部分，它直接关系到报社信息传播的质量。研究表明，合理的将现代化技术融合到档案管理日常工作中，可保障报社信息处理的明确性和系统性，是一种高效率的信息传输和整理方式。

一、报社档案管理

报社档案管理，是报社日常工作信息收集整理的重要环节，其工作内容主要包括日常信息管理、报社阶段性信息收集管理、以及报社发展档案管理三部分[1]。为实现报社档案管理工作的有序开展，除了要准确、全面的进行信息收集，也必须有一个系统性的档案管理体系。实际工作期间，应尤为注意报社档案管理开展要点，方可适应现代社会信息结构多元化的需要。

二、信息化技术在报社档案管理中的应用

将信息化技术融合在报社档案管理工作中，需充分把握技术应用要点。笔者将其归纳为：

（一）自动化整体程序

报社档案管理进行数字化更新后，主要采用了电子信息处理程序，将原有的实体文字档案都整合为自动化信息处理体系。一方面，自动化档案管理体系，利用IP通讯协议建立针对性报社档案管理结构，用户只要登录该系统，它就会存储报社每日存储的新闻信息资源。另一方面，利用数字虚拟平台创建空间性数档案信息存储空间[2]。即，我们所说的利用网络云盘、云空间进行信息档案存储，这样的信息存储方式，可减少报社大量信息存储时出现的信息结构混乱的问题。

如，潍坊日报社在进行档案管理电子化技术创新期间，报社就采用数字化信息编程技术，创建了一个报社专用档案管理通道。该通道以报社无线信息传输网址为基础，开设档案专用IP通道。当报社各部门进行新闻报道资源存储时，编程结构自动选择档案管理专用IP地址，实现报社档案管理信息的动态化管理。此外，本次报社档案管理进行技术开发期间，报社还开展了虚拟化档案管理存储空间。即，以报社新闻资讯的名头为文件名，将所有日常报社中所有报道的新闻信息、传播出去的信息，均单独存储到报社新闻文件夹中。自动化、时间性分类的报社档案管理方法，为报社内信息资源的流畅性应用和传播提供了保障。

（二）流程化信息整合结构

信息化技术在档案管理中的应用，体现为流程化信息整合结构的建立。传统报社档案管理工作以手动整合管理为主，无论是报社自身发展中档案管理，还是日常信息档案收集，均需要大量的人工作为辅助;同时，报社每日的新闻报道内容要，大规模进行信息初步整理、优化、发表、传播，各个环节之间的关联密度性较低，将数字化技术应用到报社档案管理中，可直接利用相應的程序软件进行档案咨询收集和整理。即，只要用户初步输入档案管理的内容，后续信息处理、发表、传播等各个环节就可以自动进行实施了。

如，潍坊日报社为提升档案管理的效率，就将信息化技术应用到档案管理工作中。其一，信息化技术作为企业人员、发展档案管理的手段。管理人员将企业中所有员工的工作情况、工作责任进行电子化记录，并对应的编入到企业人资方案管理体系中;依据员工工作变动，随时进行局部性人员档案调整即可。另一方面，实行日常信息档案数字化管理战略。按照报社日常新闻资讯档案的实际需求，建立报社资讯档案管理模式，该模式下主要包括：新闻编辑、新闻整合优化、新闻排版、新闻发表四部分。当报社接对某一条新闻资讯进行编写时，编辑人员可通过网络获取新闻相关资料，并依据新闻内容进行稿件撰写，完成后电子传输给新闻资讯优化人员;优化人员对新闻资源档案资料进行审核、检查后，再传输到新闻排版环节;工作人员利用PS技术，对新闻资讯进行专业排版处理，最终经新闻资讯处发表出去。这四个环节中的新闻内容处理工程，均会在电子档案管理过程中，形成一个对应性电子档案生成体系。这样有针对性的日常咨询档案管理方法，可避免终极新闻档案咨询稿件丢失，导致新闻报社其他环节的工作受影响，是一种较有效的咨询服务方法。

（三）搭建档案信息查询窗口

数字化技术在报社档案管理中的应用，也体现数字化技术可实现存储档案的快速查询。传统的报社信息档案搜索，需人工大规模进行信息内容查找，而运用信息技术进行报社档案管理后，用户只需在数字化查询窗口上填入查询内容，就可以找到相关咨询，档案管理信息资源的应用便捷性明显提升。当前，报社档案管理中的信息资源主要包括：内容关键词查找、客户名查询、时间查询三类形式，这也是信息化技术在报社档案管理中应用的体现。如，用户想要查询与“食品”有关的档案资料，可直接在档案管理搜索区域填写“食品”，与其相关的信息会自动弹出。

（四）信息安全防护体系

信息化技术在报社档案管理中的应用，也体现为系统信息安全防护结构科学性融合。其一，数字化程序以16位或者64位安全程序代码，进行档案信息长期性防护，系统可自动进行档案信息保护，与传统的纸质档案保存防护策略相比，安全性更高。其二，无纸化信息程序可在虚拟空间中长时间保存，由此，只要报社运用信息化技术进行档案管理，档案信息自动丢失、或者档案信息残缺的问题基本上不会发生。

三、结论

综上所述，信息化技术在报社档案管理中的应用探讨，是数字化程序在社会发展中融合的体现。在此基础上，本文通过自动化整体程序、流程化信息整合结构、搭建档案信息查询窗口、信息安全防护体系，剖析报社档案管理数字化技术实施要点。因此，本篇文章的研究结果，将为社会信息资源多元化探索提供方法参考。

参考文献：

[1]戴军.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].办公室业务，2018（19）：55.

[2]王端.浅谈信息化管理技术在人事档案管理中的应用[J].数字技术与应用，2018，36（08）：213-214.