招投标电子化档案管理研究与构想

慕栋

摘要：随着我国《电子招标投办法》和《电子招标投标系统技术规范》的颁布实施，电子招标投标活动已具有一定的普遍性，因此电子招投标档案管理尤为重要。本文通过分析电子招投标档案的特点及现状，对企业电子招投标档案的管理措施进行具体的阐述，为企业做好目前招投标档案工作提供借鉴和参考。

关键词：电子招投标;档案;管理

随着招投标电子化平台建设的不断推进，计算机技术和网络技术在招投标活动中的逐步应用和无纸化办公的实现，电子档案作为一种新型的档案管理方式应运而生，它不仅使档案信息资源共享、远程查询利用成为了现实，同时也给档案管理工作带来了新的要求，以电子档案取代传统的纸质档案，己成为一种发展的必然趋势。

一、研究背景和意义

传统的招标业务档案保存形式为纸质资料的保存。随着业务量的增加，招标代理机构所需归档的业务文件越来越多，传统的纸质归档方式的弊病逐渐凸显出来。一方面，纸质档案保存时间长，所需要占用的储存空间大，密集架、档案盒、纸张、打印设备、档案室的环境维护等费用投入多，储存成本大;另一方面，由于招标周期相对较长收集过程中稍有疏忽容易造成资料缺失或遗漏，且档案文件种类繁多，整理起来费时费力，借阅转移容易造成缺失或损坏，档案存放次序一旦放错则查找困难，异地借阅困难，因而招标代理工作人员在档案收集及整理的工作上要花费大量的时间和精力，管理成本大。因此，如何提高招标业务档案管理效率以及节约成本成为了许多招标代理机构需要考虑和克服的难题。创新的存档模式急待引入。

随着2013年2月4日《电子招标投标办法》发布，这一问题得到解决，它是我国推行电子招标投标的纲领性文件。在推行《电子招标投标办法》后的工程招投标活动中，将会产生大量的招投標业务电子档案。电子招标投与传统招投标相比，电子招标投标在提高采购透明度，节约资源和交易成本，利用技术手段解决弄虚作假、暗箱操作、串通投标、限制排斥潜在投标人等突出问题方面具有独特优势。

招投标档案是招投标过程中形成的，并能反映招投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、光盘等各种文件资料。建设招投标档案是招投活动全国过程的真实记录，保存并利用档案可使人们事后直接了解招标公告、资格审查、投标、评标、中标等全过程+l.直接形成该工程交易的历史资料，其独特的凭证和参考作用，对解决历史问题，给参与交易各方当事人、监督机构提供真实可靠的证据，维护建设工程阳光交易具有不可替代的作用。

二、招投标电子化档案的内含和特点

（一）招投标电子化档案的内含

招投标档案电子化是依靠电子投招标系统，运用数字电文形式完成的所有或者一部分行政监督、招标投标交易服务以及公共服务等活动。招投标电子档案利用网络技术，使用数字证书实现身份识别和电子信息加密，具有保密性、认证性、完整性、不可抵赖性等作用。

（二）招投标电子化档案的特点

第一，招投标电子档案具有法律效力。招投标项目档案实现全程电子化，将CA（电子商务认证授权机构）认证应用在电子招标前期文件、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期文件材料等备案中，使这些招投标电子文件材料具备法律效力。此外，根据《中华人民共和国电子签名法》的有关规定，这些经CA认证的电子资料在保障相关各方的合法权益、解决合同纠纷等方面更具优势，非常便捷实用。

第二，招投标档案电子化提高了档案管理工作效率。电子招投标活动改变了以往招投标活动使用纸质记载各种文件、文字以及数据的管理形式，档案工作人员可以直接在计算机和网络上开展收集、审核、归档等工作，文件材料从产生到处理结案基本做到无纸化，处理完毕后能及时归档，做到全过程招投标项目文件的归档，能保证齐全、完整，同时做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投标档案电子化降低了成本、减轻了保存所需的空间压力。按照档案管理相关规定，传统的招标项目纸质文件材料在收集、整理、立卷、归档后，根据档案储存的保管期限要求，要保存15年或更久Czl可想而知，如果储存方式使用纸质材料，需要具备严格的储存条件，需要大量的人力和物力，随着逐年增加的档案数量，储存空间将是一项沉重的负担。采用电子化方式归档，可节约大量的纸张与电脑耗材，大大减少招投标各环节产生的纸质材料，节省大量的库房及档案用具，做到节能环保、降低成本。

第四，有利大数据分析下的资源共享如今处在大数据时代，纸质档案根本无法进行广泛、详细的数据分析，只有电子化档案才能应对大数据分析，及时快速地生成有参考价值的各种数据结果，分析出各类交易项目特征归类，一目了然看出招标项目中标下浮率、废标率，投标企业报价倾向、中标率、人员组成变动，评标专家评标打分倾向特征、到场率，代理公司工作素质、操纵失误率等等。同时轻松生成各类数据统计，供上级领导决策参考，也利于各级各类交易平台资源信息共享，分析发现交易过程不良现象，共同维护好统一的建设项目招标投标工作秩序。

第五，有利于打击串标和反腐倡廉可以通过电子化档案分析出的数据，方便查处那些非法挂靠、串标企业的违法事实，可以有针对性地打击挂靠串标行为，也可以清除不合格专家、限制能力差的代理公司，利于打造更加“公开、公平、公正”的交易平台。电子化并异地存储的档案资料，收集了各种领导决策、指示的会议纪要，一旦工程建设中发生严重安全和质量问题时，方便追根溯源招标投标全过程，查处那些有非正常违规行为的领导及一般工作人员。电子化加密存储和异地容灾，保证了无法修改的电子档案安全，是打击串标和防腐倡廉的必要保障，是新形势下的新工具。

三、招投标电子化档案建设所面临的问题与挑战

就目前来说，实施招标业务档案电子化仍面临许多问题和挑战。

（一）招投标电子化档案缺乏法律法规制度上的保驾护航

虽然发布了《电子招标投标办法》，但在在针对招标代理业务档案管理方面的法律条款内容较少，只零星见于一些法律法规，如主席令第14号文第四十二条、国务院令第658号文第四十六条、财政部18号令第六十七条、财政部第74号令第二十六条，发改办投资[2008]2354号文等条款，且这些法律条款只对采购文件内容等做定性描述，缺少具体存档操作程序的详细描述[3]。国务院令第658号文第四十六条所提及的档案电子化内容，也仅明确可以用电子档案方式保存，而未规定具体实施细则。因此，目前急需制定法律法规层面的招标业务档案电子化管理办法，对招标业务档案资料电子化进行详细规定，明确规范招标业务电子档案在保存、分类、转移、借阅、保密等方面的实施细则，为档案电子化管理工作融入信息化建设事业发展提供强有力的法规支撑和保障。只有通过建立和完善制度规定来明确招标业务电子档案的地位、作用和要求，才能确保招标业务档案电子化建设工作适应信息化的发展要求。

（二）招投标电子档案对设备及技术具有依赖性

电子标书文件（以下简称“电子标书”）是招标投标活动当事人使用“电子标书制作软件”制作生成的格式化的电子标书文件，电子标书包括电子的招标公告、资格预审文件、招标文件（含澄清、修改、补充通知）、投标文件。电子标书的信息形态是数字化的，对计算机、支持软件具有很强的依赖性。电子标书从其生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，离开电子计算机及其支持软件平台，电子标书将无法被读取，更难被处理、传输和利用。另外，另外，电子标书的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索，还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约。如果不遵守标准，或者是标准不健全、不统一，就会出现电子标书在其他设备环境下、或在原设备更新时不兼容而无法读取，以及不同载体之间难以互换等情况。现在各省市使用的处理电子标书软件种类多、品种杂，致使电子标书数据格式、版本也无统一标准可依，给招投标电子档案管理带来难度。

（三）电子标书载体的不稳定性

电子标书大多存储在光盘、专用U盘介质上，这些介质与传统纸张相比，稳定性较差。在常温环境里就易发生结构变化，而且对外界磁场干扰和存贮环境湿度、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化，存储在其中的信息便会丢失或无法识读[4]。载体的不稳定性，对电子标书档案保管提出了更高的要求。

（四）电子招标投标系统需统筹设计“一键式”存档的功能

要实现档案电子化，需要在电子招标投标系统的设计上入手。电子招标投标系统不应仅仅满足在计算机和网络上完成招标、投标、开标、评标、定标等活动，还应该考虑档案电子化的功能设计，建立以在计算机和网络上完成的招投标全过程活动所产生的大数据为支撑，设计集数据采集、流程控制、分析查询及存档备案等功能于一体的“一户式”电子数据档案库，实现将电子数据档案库中的数据“一键式”导出生成电子文件，转移至专门的储存介质中作为电子档案保存起来的功能。理想的电子招标投标系统存档模块设计应当尽可能避免大量采用上传附件的方式处理过程文档，这样才能避免繁重的扫描工作。一键式存档的目的是让数据能够快速生成档案，而不是将纸质档案扫描“图片化”后上传系统，只有这样才能真正发挥档案电子化的高效作用。

（五）招标业务档案电子化安全保密工作难度大

招标业务档案除了依法必须公开的信息外，还涉及招标人、投标人、招标代理机构，甚至国家机关、政府部门的相关涉密信息。这些非公开信息的保密工作也是电子档案管理需要考虑的问题。电子档案文件具有极强的复制性、共享性，这是其优点同时也是其缺点。相对于传统纸质文件管理，做好电子档案文件的安全保密工作更具难度。

做好招标业务电子档案安全保密工作，需要建立安全保密管理制度，从电子档案文件收集的真实性、完整性、归档保存方式、备份与销毁要求、复制及传输等方面作出详细的操作规章制度。在存储的介质选择上，考虑好电子档案文件长期保存的问题。避免储存设备受外界磁场，空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害，或被染上病毒。在储存室的建设上要考虑地理环境因素，考虑防磁防火防潮的问题，还要注意门窗的坚固性、安全监控系统的配备情况。在选择电子档案管理软件上，要充分考虑其通用性、安全性、技术维护、后期开发等，确保软件使用价值的可延续性。另外，软件在使用中还要落实专人管理，设置操作密码、使用权限等。对于电子文件的查阅、拷贝要严格把好传播关。对于涉密电子档案文件要作出特殊的储存或查阅要求，从而建立相关的安全保密制度。

电子档案在给招投标工作带来极大方便的同时也有其比较脆弱的一面，在工作中稍不留意，就会导致电子文件的丢失或损坏，甚至造成计算机、储存设备的硬软件瞬间崩溃。因此，建立安全保密管理制度，投入良好的软硬件设施，对做好电子档案的安全保密性工作尤为重要。

四、招投标电子化档案管理措施与建设构想

尽管招标业务档案电子化的建设面临着许多问题和挑战，但是档案电子化还是未来档案管理的发展方向，这是信息化时代的大势所趋。当然，招标业务档案电子化不是一蹴而就的，应循序渐进分步推进。具体管理措施与建设构想如下：

（一）保证电子标书档案载体物理上的安全措施

电子标书的载体物理上安全性保管，使其能够通过电子计算机的软件、硬件，完整、准确并以人们通常可理解的形式输出为保存前提。通常，电子标书档案是以脱机方式存储在光盘、U盘、移动硬盘等载体上。因此，我们要建立一个适合于光、磁载体保存的保管环境、保管条件。要建立恒温恒湿的专用档案馆（室、库），力争使馆（室、库）内温度保持在16℃～20℃，相对湿度保持在15%～40%载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形等要求，并远离强磁场和有害气体[4]。

（二）定期对电子标书档案载体进行检测与维护

电子标书档案载体，特别是光盘，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子标书档案载体，必须定期进行检测和拷贝，确保电子标书档案信息的可靠性。定期检测，应当每年一次，采用等距随机抽样或等距抽样的方法进行，抽样的样品数量应不少于20%为宜。首先对外观进行检查，确认载体表面是否有变形或物理损坏，载体外表是否有霉斑出现。然后再进行检测，对载体上的信息进行读写或校验。若检测到有出错的载体，必须进行修正或更新。电子标书档案应每3年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于5年。对于电子标书档案的检测与维护，必须严格管理，因为任何一次操作失误或错误，都可能将保存的电子标书档案遭到人为破坏，甚至造成难以挽回的损失。必须建立起相应的维护管理档案，对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作。

（三）招标业务档案电子化建设应当顺应社会及行业的发展，分三步走

首先，从目前的完全纸质存档向纸质存档为主，电子存档为辅发展;第二步从以纸质存档为主，电子存档为辅向以电子存档为主，纸质存档为辅发展;第三步，探索完全电子化存档的道路。招标代理机构可根据国家的相关政策及要求，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。在硬件上，从实际和长远打算出发，量力增添购置，不必要一步到位。在软件上，可考虑自行开发或外购电子档案管理软件。在管理上，注重培养档案管理方面的人才。相信隨着信息技术的飞快发展，电子招标投标的不断推进，不久的将来，招标业务档案电子化建设将进入全面推进阶段。

参考文献：

[1]徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案，2015（12）.

[2]刘心怡.关于建设网上电子招投标系统的考虑[J].中国招标，2012（22）.

[3]何红锋.招标投标法研究[M].天津：南开大学出版社，2004：102.

[4]张颖琪，赵文强.谈信息化技术在工程招标投标中的应用和发展[J].山西建筑，2013（22）：129-130.