高校档案部门微信公众平台建设研究初探

摘 要：信息技术的发展为高校档案工作优化提供了有效渠道，在实体档案管理成本不断提高的现实情况下，高校档案部门正积极进行线上宣传、办公方面的探索。经过对当前互联网主流平台的差异化分析，高校档案部门最终选择了微信公众平台作为线上运营载体。因此，本文将分析高校档案部门微信公众平台建设现状与问题，并提出几点具体的改进策略。

关键词：微信公众平台;高校档案部门;现状分析;策略

新媒体的出现很大程度上改变了人们获取信息的方式，微信作为新媒体典型代表，凭借其时效性强、互动性高、传播面广、方便快捷、功能丰富、使用成本低廉等诸多优势满足了人们对信息获取的各项要求。

依托微信公众平台展开的档案工作充分发挥了新媒体的信息传播优势，高校档案部门在降低运用成本的同时为用户提供了更加便利的档案服务。就目前来看，国内高校已经普遍认识到微信公众平台在档案工作中的积极作用，并将其作为创新档案服务形式的主要对象。在应用经验不足等限制性因素的影响下，高校档案部门微信公众平台的建设还不甚理想，尤其是在推送手段、内容及服务形式的设定方面，还有许多值得论证的地方。

一、高校档案部门微信公众平台建设基本现状

1.数量及开通时间分析。截至2019年5月2日，笔者以“大学档案馆（校史馆）”和“学院档案馆（校史馆）”作为关键词，并把一些大学的简称加上“档案”，如“浙大档案”“华农档案”“东师档案”等，利用微信“添加朋友”的功能，在微信公众号平台进行检索，共检索到85所高校开通档案部门微信公众号。实际上，高校档案相关的微信服务与微信平台的产生不同步，大概是在微信出现三年后，微信公众平台的档案服务才产生。最早的高校档案服务可以追溯到2014年，到目前为止，开通实践最早的上海交通大学档案馆也不过只有五年。从事物发展的角度来看，五年时间无论怎么看都显得太单薄，不能支撑新生事物的发展完善。由此也可以认识到，我国高校档案微信公众号的发展还处于低水平状态，其中需要改进的内容为数不少。但是从另一方面来看，五年时间内，高校档案馆微信公众号从无到有，并且整体呈现出增长态势，其发展速度虽然不快，但始终保持稳定状态。另外，随着参与微信公众平台的高校档案馆数量逐渐增多，关于微信公众平台应用的经验也在慢慢积累。然而，不可忽略的是，虽然高校档案部门微信公众平台建设的进程在不断推进，但是当前加入微信公众平台的高校占比却很低，远远无法形成规模效应，由此可以认识到，高校档案部门微信公众平台的建设依然任重而道远。

2.微信公众号名称分析。微信公众号是唯一且不可修改的，规范的名称便于用户检索并关注订阅，高校档案部门微信公众号存在使用学校简称的现象，比如“华农档案”“东师档案”等，有的甚至连学校简称都未出现，直接导致用户很难从名称上辨别出该公众号属于哪所大学的档案部门，这对于扩大公众号影响显然是不利的。所以高校档案部门在公众号名称设置上，应该采用更加正式的方法，即使用学校全称命名公众号。

3.微信公众号账号性质的辨析。账号主体为官方且经过认证的微信公众号的真实性和合法性更加可靠。目前高校档案部门微信公众号账号主体为官方的有78个，个人的有6个，未显示的有1个;经过认证的有 70个，未认证的有15 个。这表明，我国高校档案部门微信公眾号在真实性和合法性方面有待进一步加强。

二、高校档案部门微信公众平台内容建设现状

1.信息推送更新频次分析。微信公众号的经营需要大量高质量推送内容的支持，如果推送频率得不到保障，用户对公众号的关注就会下降，从而导致公众号的服务对象规模缩小。根据高校重视程度的差异性，高校档案部门微信公众号的更新频次也相应不同，有的公众号内容丰富、更新频次高，有的微信公众号发布信息时断时续，信息更新速度缓慢而且无周期性，久而久之甚至沦为“僵尸号”，鲜有更新信息推送。值得引起注意的是，多数高校推送状况不理想，更新频率慢甚至长时间不更新的公众号比比皆是。

2.信息推送内容分析。档案微信公众号的主要推送内容是关于档案研究的发现和具体档案服务内容，这些推送内容本身比较单调，如果不是需要使用档案和对档案有特别兴趣，一般用户不会关注档案微信公众号。用户关注不够也在一定程度上影响了档案微信公众平台的建设，外部作用的缺失必然会导致公众号建设缺乏动力，如果推送内容没人回应，运营人员的工作热情自然也会被消磨。除此以外，部分档案公众号对自身只能认识不清，没有形成以师生为对象的服务意识和责任意识。因此，在实际运营中，这些公众号罔顾师生需要，推送没有实际意义的内容，这不仅不能为用户提供有效帮助，还会导致用户对公众号产生厌烦心理。另外，在缺乏责任意识和监督的情况下，部分运营人员为了在保证推送数量的同时减轻工作负担，借助各种却道推送非原创内容。作为档案微信公众号，推送的内容应当立足于档案资源，在充分了解师生需要的情况下选择性的进行推送，而不是为了保证数量敷衍了事。

3.微信公众平台功能版块设置分析。功能模块设置需要充分结合公众号的类型和服务对象，档案微信公众号最重要的作用就是提供档案服务，所以多数高校在微信公众平台的建设中体现了这单。以深圳大学档案馆公众号为例，进入该公众号可以看见三个服务栏，分别是“往期推送”，“档案事务”，“史协周边”，其中“档案事务”包含了不同学历的档案事务选项，其他两栏基本和档案服务无关。但是，只有极少数的高校档案部门提供在线检索、远程查档服务，这说明当前高校档案机构微信公众号并不是单纯的宣传工具，大多数高校都有利用微信进行档案服务的意识，但服务程度较浅，亟待开拓渠道提供深层次服务，从而实现高校档案机构工作人员与用户进行线上线下双向互动。

4.微信公众号管理制度分析。商业性公众号管理比较严格，运营人员需要在制度范围内执行各项操作，尤其是在推送相关操作方面，发布时间、内容、回复都有明确的规定。反观高校档案部门微信公众平台，由于运营人员多为编制人员兼职，而不是专门按排，而且档案微信公众平台不以盈利为目的，所以奖惩制度等企业管理措施并不适用于公众号管理。另外，档案微信公众平台行行业内也没有完善的管理制度，例如上文中提到的命名问题，这种问题的解决需要高校档案馆共同协定管理制度才能实现。

三、关于高校档案部门微信公众平台建设的意见

1.规范微信公众平台管理。档案微信公众平台的各项操作都要在法律允许的范围内进行，由于网络世界的开放性和无限性，微信公众平台也成了不法分子传播不良信息的途径之一，为了避免公众号的的运营受到不良影响，高校档案部门应加强微信公众号的制度化建设。具体建设工作可以分为内部建设和外部建设，内部建设指的是规范运营工作人员的行为，确保公众号的功能和工作原则可以得到贯彻，进而为用户提供基本的档案服务。外部建设的工作重心是提高公众号的权威性和影响力，这点需要通过微信公众平台官方认证，运营方推送原创、权威内容等方式实现。

2.稳定运营，逐步发展。微信公众号的运营不是一蹴而就的过程，影响力的提高和观众基础的扩大需要长时间的积累，但是多数高校只是图一时新鲜，没有对公众号的运营引起重视。正如上文中提到的深圳大学档案馆公众号，该公众号的文章内容集中于2018年下半年，推送频繁时可以达到一月三篇，但是自进入2019年以来，截至2019年5月1日，该公众号还没有新的推送文章出现。微信工作平台管理缺失绝不是偶然现象，高校档案馆如果不能正确认识微信公众号的重要性，那么降低运营成本，提高服务能力也就无从谈起。为此，高校档案馆要扎根档案资源，通过稳定的运营方式，源源不断的输出优质档案服务。

3.优化版块设置，提供优质服务。微信公众号板块设置可以直接体现出公众号的服务能力，对于高校档案馆微信公众号的板块设置，需要充分与线下功能进行协调，即尽可能将查询类工作任务转移到线上平台。因此，档案公众号最基本的板块功能便是档案查询，在具体板块设置中，要全面还原线下档案馆可以提供的查询服务，以免师生在公众号上寻求档案服务时遭受拒绝，从而带来不变。另外，必须保障微信公众号与线下档案管的联系，当时师生查询档案为录入数据库时，应提供高校档案馆的具体信息，从而使档案工作变得更加精细。

4.拓宽内容和表现形式，丰富个性化功能。高校档案部门微信公众号的内容应不断开拓丰富，一方面要全面反映檔案业务工作动态、普及档案知识、宣传校史校情;另一方面应多开辟一些专题系列文章，增加内容的可读性，深刻挖掘档案中的文化价值，用语上宜生动活泼甚至可采用网络流行语，增加内容的趣味性。

5.加强人才队伍建设，优化用户体验。微信公众号的运营主体是相关工作人员，专业能力强，语言风格诙谐的运营方式往往可以给用户带来良好的使用体验。因此，高校档案馆在建设微信公众平台时，应该安排合适的人选专门负责公众号运营，必要情况下还要开展对工作人员的培训，以便其能够适应日新月异的微信公众平台。当然，除了要加强运营团队建设外，维护人员综合素质的提高也同样重要，稳定的业务功能是优质服务实现的基础，维护人员应加强在计算机和档案业务方面的学习，以此提高综合素质。

结束语

将档案工作与微信公众平台结合，高校档案工作的服务能力和工作效率将会得到显著的提升。结合当前档案公众号中存在的问题，高校档案馆应当积极从中吸取经验，不断提高自身业务能力，以求满足用户提出的各项服务要求。

参考文献：

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作者简介：许娟（1982-），女，职称：档案专业副研究馆员，研究方向：高校档案综合管理与研究。