建筑工程档案管理中问题及解决思路

摘 要：本文通过建筑工程档案的内容分析和对工程档案重要性的论述，探讨和分析了当前建筑工程档案管理中所存在的人员、管理、经费、新兴技术应用等多方面的问题，并对解决所存在问题、提升建筑工程档案管理水平提出了解决方案。

关键词：建筑工程;档案管理;问题;解决思路

自从改革开放以来，我国的市场经济体制不断发展完善，市场经济的活跃也推动了社会各种行业的蓬勃兴起。随着科技不断进步创新，我国的企业化管理也越来越趋于现代化方向，建筑企业是国民经济重要的支柱产业，在对建筑行业的方方面面工作管理上，要求相关负责人抓住时代的机遇，适应时代的潮流，不断提高自身的业务水平、质量水平、能力水平、技术水平。在建筑行业中，对建筑工程的资料管理无疑是一个重中之重的工作，那么应该加强自身的工作水平，确保建筑工程档案管理的规范，完善各项资料，妥善管理，不断解决各种问题。

一、建筑工程档案的内容

工程档案资料是一种历史记录，是存在于工程建筑活动中直接形成的具有妥善保管特点的文字、声带、图画、数据等各种形式的资料。如下图（1），建筑工程过程繁杂，首先，提出项目、确立项目、对项目进行审批，对地形数据进行勘察设计，准备前期的各项工作、实际施工，监督各项工作的进程、施工完成后的验收工作等。工程档案资料就应该对这些过程有一个详尽真实的纪录，在记录后能够为人们所用，为研究人员提供方便，直接反映建筑过程中的各项活动和建设进程。工程档案就像人的档案一样具有真实性、同步性，表现出最原始最真实的纪录。同时，因为是建筑工程档案，所以也具备一定的特殊性。

二、建筑工程档案的意义

建筑工程档案是建筑工程的第一手资料，建筑工程档案能够及时反映建筑企业在建筑工程本身的全况描述，真实记录了工程进展的每个情况，严格记录着工程的每项内容、材料使用情况、材料质量记录、各项指标的正确与否等。工程建设档案全面记录着一切与工作进展相关的问题，企业在工作管理的过程中，工程档案管理是一项重要的工作任务，要确保工程档案的完整性、准确性、真实性、一致性，这些特征有利于在企业未来的工程建筑中有效的运用参考。每个企业在进行建筑工程前，都应该认真管理档案工作建设。

三、建筑工程档案存在的问题

1.管理意识不够深入

虽然建筑工程档案管理对整个建筑施工以及建筑企业有着非常重要的价值，但是由于管理意识薄弱，仍然有许多建筑企业没有重视建筑工程档案的重要作用。甚至有的建筑企业认为对建筑工程档案的管理毫无价值，没有树立正确并且深入的管理意识。

2.建筑工程档案管理经费不足

建筑企业一个核心的竞争价值就体现在对其建筑工程档案的管理上，但是由于相关人员不够重视，没有在建筑工程档案工作管理方面加大资金的投入力度，对硬件的提升没有一个确定的目标。应该随着科技的发展，不断加大技术创新，重点投入资金使用情况，促进档案管理工作的发展步伐。

3.建筑工程档案管理团队的不足

由于传统观念深入人心，建筑企业不重视对建筑工程档案的管理工作，忽略了这一重要的因素，在思想缺乏意识、很多建筑企业在不断的发展调整中虽然在慢慢加强对工程档案管理的重视程度，但是要想稳步发展档案管理工作，应该紧跟时代的步伐培养相关的技术人才，建立相关的研究团队，不断对档案管理工作进行创新完善。建筑企业要加大对管理人才的培养，让他们熟练掌握相关的信息管理技术，重点培养，打造一支高技术高手段的管理队伍。

4.混乱的局面，不统一的标准

一个完整的建筑施工过程包含许多细节，每个环节都非常细致且重要，在每个不同的环节必然存在着不同的纪录，并且每个环节纪录的内容也大相径庭。但是很多记录人员在这一点上缺乏严重的意识，忽视了对工程档案的分类和归纳总结，系统记录导致工程档案的内容混乱，让研究者使用者毫无头绪，没有遵守统一的记录标准。首先，记录者应该按照建筑施工环节对档案进行分类整理记录，降低工程档案的管理难度，方便日后需要用到档案的时候好查阅。另外，建筑企业或者记录人员应该对建筑工程档案进行标准统一的命名规范，让命名可以直观表现出工程档案的内容。

5.参加单位的数量较大，档案缺乏统一的记录规范

完整的建筑施工规模大，所需要的施工时间长，并且相关的参与单位也众多，每个参与单位虽然是一个独立的个体，但在一项具体的建筑工程里面，每个参与单位更应该协作处理。在建筑施工前，都应该学会制定统一的记录标准。但由于参加单位的数量大，很多单位都忽略了这一问题，比如，在对图纸的折叠问题上，大多数单位都是随性而为，并没有统一的折叠图纸，给日后的工作使用增加了很多难度;另外，在对档案的保存方面由于缺乏统一的存放机制，后期很多建筑工程档案里面的部分资料缺失，在档案整理过程中无疑给人们增加了许多难度;另外，在档案文件分类问题上，很多单位按照自己的想法进行操作工作，没有制定统一有效的管理制度，也没有实践已有的规范制度，从而导致需要对很多文件进行二次整理工作。

6.对多媒体等新兴技术运用不足

由于现在社会信息技术水平不断提高，网络使用效率越來越高，我们已经迎接了网络化和信息化时代的到来，科学技术的不断创新促进了各行各业办公自动化的使用情况，很多建筑企业没有积极顺应时代的潮流，仍然使用传统的方式对建筑档案资料进行管理记录。在档案整理过程中，更多是传统的入档方式，没有让电子文档、多媒体文档、计算机文档等新兴技术引导的工程档案入档，使用新兴载体的档案数量有限，几乎没有，而这一现象背后的原因就是由于记录工作人员没有加大对科技和新兴技术的重点程度，不够重视对新兴载体的使用。另外，很多建筑企业也没有加大力度规范要求对高科技手段的运用，没有严格要求记录人员遵循相关的硬性规定，从上到下的不重视只能让档案工作停滞在传统的模式里面，不仅导致建筑工程档案丢失和损坏，还会严重影响日后对工程档案的使用。

四、对档案工程管理问题的解决方案

1.制定统一的法律规定，促进工程管理的完善性

建筑企业应该加大对建筑工程档案的规范要求，监督检查档案记录过程中每项精准无误，建立健全的管理制度，落实上面各项要求。加强对档案管理工作的投入力度，加大对档案管理资金的投入，并且加大对相关技术人员的培养，建立奖赏分明的评论机制，严格完善各项法律法规执行实践，按照国家的法律规定进行记录。

2.规范落实各项基本工作

在对档案进行管理的过程中，要规范管理工作，每个施工单位应该明确自己的责任，在施工的各个阶段都应该规范有步骤的进行;重点培养专业技术人才，完善纸质档案、电子档案、图表影像资料;妥善管理原始文件并进行分类，妥善保管，确保建筑工程档案的真实性、同步性，明确责任人和受托人的法律责任，从而提高建筑工程档案的质量安全性能。

五、结束语

综上所述，本文主要探讨和分析了建筑工程档案管理中存在管理、经费、不能熟练应用新兴技术、管理数量巨大等多方面的问题，并且对这些问题提出了解决方案。建筑工程档案是一项工程的真实记录，就像人的档案一样记录人们的成长过程。同样工程档案也是工程建筑过程的最好记录，由于档案资料的存在，方便了人们对工程施工的研究和学习，促进人们对优秀技术的学习，也提高了工程档案的管理力度，促进了工程建设高质量的发展趋势。在信息化的现代社会，建筑企业要勇敢迎接挑战，克服自身的不足，做好档案管理工作，为企业的长期发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]徐艺真.对施工企业档案管理现状的思考[J].办公室业务.2013（03）

[2]胡伟华.公路施工企业档案管理中存在的问题以及对策分析[J].商.2014（07）

[3]赵九轩.论建筑施工企业工程档案管理对策[J].山西建筑.2016（04）

[4]李向东.建筑工程施工管理中存在的不足及相应的应对措施[J].科技展望， 2015.

作者简介：刘俊伟，男，吉林辉南，总工办，总工，本科，研究方向：工程档案资料管理。