试论信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略

陈羽

摘 要：信息化时代背景下，医院医疗条件得到改善，随着网络信息技术的发展，医院医务人员的服务水平也在提高，档案文书管理工作兼容其业务性与技术性，需要人们加以改进。基于此，本文以医院文书档案管理工作作为研究对象，结合存在的问题分别从材料管理、立卷管理以及人员管理等方面阐述档案文书管理改进要点。

关键词：信息化时代;医院管理;文书档案

一般情况下，医院处理行政事务时会将文书转化为档案，这样的档案能够长时间保存，并成为医院管理的重要内容。医院文书档案工作包含档案归纳分类、设卷立名以及使用管理等内容，要求人们树立服务意识，明确一些特殊档案文书的保密意识，通过医院文书档案管理工作的改进为医院未来发展提供信息来源，实现医院管理工作的健康发展。

一、医院文书档案的特点

分析醫院文书档案的特点，具体如下：（1）文书具有规范性。对于医院文书档案管理来说，要求其具有规范性标准，人们需要对公文进行收集、归纳与整理，这是医院文书档案管理的重要内容，也是提高管理水平的保证。因此，文书档案的规范性就是提高管理工作的要点，通过文件、语言以及笔记等方面的筛查确保文书的规范性。（2）文件具有标准性。无论是医院文书档案的记录，还是管理都需要有一定的标准，整个管理的环节都要在该标准下相互联系。（3）文件具有保密性。人们需要做好文件的保密工作，医院文书主要分为纸质文件与电子文件两种，其中纸质型文件需要保密。（4）文书具有服务性。医院文书档案服务性能主要体现在医院文献中需要的数据，这些数据在使用、统计和编译工作中应用效率很高。

二、当前医院文书档案管理工作存在的问题

分析当前医院文书档案管理工作中存在的问题，具体如下：（1）无论是医院领导阶层，还是医务人员，都不够关注文书档案管理工作。上级领导不过问管理工作实施情况，下层档案管理人员工作效率低，不愿意花费过多精力，导致文书档案管理工作呈现出懈怠的状态，管理现状比较混乱。（2）从法律层面上看，医院文书档案管理缺乏科学管理规则条例。医院内的文书档案内容范围广，如果缺乏档案管理条例固定，将会导致文书档案归档工作存在混乱，一些管理人员甚至盲目归档立卷。（3）医院内缺乏专业化文书档案管理人员。上级领导不关注该项工作，医院人事管理没有招聘档案管理专业人才，很多管理人员都是医院内部人员，或者是其他部门调来的人员，无法满足信息化时代对文书档案管理工作的要求，降低了文书档案管理质量。（4）医院内硬件设施过于老旧，面临淘汰。大多数医院内部的档案室都存在硬件设施不规范问题，人们进行档案管理时依然依赖于传统的手工操作，没有应用信息化管理设备，导致材料归档无法满足实际需求。不仅如此，医院文书档案管理工作信息化程度低，档案馆缺乏信息化管理系统，数据不全、资料不详尽，导致文书档案信息无序化。

三、信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略

1.材料的归纳与整合。对于医院文书档案管理任务来说，最重要的就是材料的收集归纳与整理。医院中包含各个科室部门，每天生成的资料内容数量庞大，这些资料数据需要做好归档工作，只依赖人工处理无法完成，需要应用信息化手段提高材料归纳与整合效率。负责人事档案管理的工作人员需要参与档案产生过程，他们了解文书档案形成标准，借此应用智能化办公设备可以更加快捷的收集档案资料，从而实现文书档案材料收集的全面性。处理上级文件的时候，要求档案管理人员对上级文件先进行登记，其中包括登记、检查、核查、审批、承办、督办以及备注等。将文件做好备注标记后需要对文件内容有一定的了解，结合该文件的需求进行下一步工作。领导传阅文件时，管理人员需要督促领导抓紧时间阅办，及时分发批示下来的文件，让其在最短时间内进入到各科室中传阅。

某医院档案管理系统集互联网+医疗+养老为一体，其子系统包含文件管理系统、档案管理系统、合同档案管理系统、项目档案管理系统、会计档案管理系统、人事档案系统、法务文书管理系统以及文档数字化开发等。其中在该医院文书档案管理系统汇总，文件管理子系统是基于当前医院文书档案管理普遍存在的问题，研发出的高效文件管理专业化平台，具有文书档案综合管理功能。该平台能够实现文书档案从收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等一系列文件过程的管理。同时文件可以进行更新、下载、预览、打印、借阅、审批、打印、权限查询等功能，也可实现用户对下属单位文件业务工作的管控，全面实现文件电子化管理。

2.档案立卷归档需分清主次。针对文书档案的立卷与归档，要求管理人员分清主次。这项工作需要文书档案管理人员将文书档案的有效性和针对性进一步明确，将已经完成的文件任务归档，没有完成的任务不能归档，一旦这些任务归档后将会导致文书档案管理秩序混乱。要求文书档案管理人员关注文件形式和内容之间的区别，明确相同文件内容的使用对象，很多文书档案十分相似，但是也有不同，管理人员需要划分这些文书档案存储位置和立卷归档方式。不仅如此，管理人员应关注其重复情况和冗余度，应用信息化文书档案管理系统提高工作效率。随后，文书档案管理人员需要保证档案相关性和完整性，在整理档案的时候分清主次，把握关键内容，严格确定入口文书档案规范准则，无法达到标准的文书不能进入档案室，也不能立卷归档。拥有同一种问题的档案需要归纳处理，尽可能提升档案的应用价值，使文书档案归档后能够更加清晰明了。

应用信息化医院文书档案管理系统，可以进行档案建设与OCR识别。建设文书档案时能够按照自定义档案分类和目录信息，结合该文书档案的实际需求录入档案，自定义档案系统列表中也会显示该文书档案数据字段。除了Word文档形式的档案，系统支持Excel表格形式的档案被导入条目信息。信息化档案管理系统能够对文书档案进行OCR识别，一些JPG、TIF、PNG、PDF各种图片格式的扫描文档上传后，后台自动进行OCR文字识别，能直接通过图片内文字进行检索，且支持高级检索功能。除此之外，该系统还能够为管理人员提供操作日志功能。管理人员能够在系统帮助下针对所有文书档案数据进行日志记录工作，方便后期查询、修改和删除文档。在进行文书档案立卷归档的同时，系统与云数据平台相连接，文书档案能够在云平台中立卷归档，起到备份保护的作用。当医院网络或系统发生故障时，管理人员可以从云平台中调取档案，有效防止数据丢失。

3.提高医院文书档案管理人员专业素质，促进档案开发利用。首先，推动医院文书档案信息化系统的开发尤为重要。文书档案需要服务于上级领导部门，引导领导阶层进行决策，针对医院服务业务展开工作。文书档案具有服务功能，能够在医院内各个角落开发使用，信息资源的开发就是文书档案管理的目标。例如医院每日经营中会产生大量文献资料，这些文献资料中包含了医院评审、资质认定和基础建设评价等，这些文书拥有行业特色，也是医院持续发展的潜力所在。加强对这些文件的管理和系统开发，能够充分体现出医疗单位素质标准，赢得广大人民群众的信赖。

其次，信息化时代背景下，伴随着医院医疗服务水平的提升，医院内基础设施建设也在进步，文书档案的使用率在提高。当前文书档案建设方面，很多证书档案信息开发不够完善，对此要求档案管理人员按照医院日常工作状态，聘请专业系统开发人员，结合医院实际情况进行档案开发利用，从而使其档案管理达到信息化时代高要求。档案管理部门需要完善整个开发项目的程序过程，做好文书档案跟踪管理，提高自身保密意识，确保重要性文书档案存档后的安全程度。

最后，重视对文书档案管理人员的培训与教育，提升其专业能力和综合素养。建议以档案管理实践为前提，加强对相关人员的培训，医院可以定期组织信息化知识培训，提高人们对信息化系统的操作能力。优化文书档案管理人员的工作职能，将责任贯彻落实，细化管理工作内容，使管理知识可以渗透到工作行为中。开展同行业交流活动，发挥人们的思维创造性，实现文书档案管理工作的创新，以管理人员自身能力的提升推动医院文书档案管理水平的提高。

4.健全医院文书档案管理制度，完善文书档案信息化管理。医院内文书档案信息化建设指的是应用计算机系统和互联网平台，综合通信技术等方法，在不同载体和地理位置下将文书档案信息以数字化的形式保存，从而达到信息共享。这样做能够提高医院档案管理工作的现代化，也能够确立档案服务准则，当前医院文书档案信息管理系统的特点如下：（1）档案信息可以在网络平台中共享。（2）医院医疗服务管理效率提高。（3）文书档案资料保存文件的时效性在增强，大数据与云平台提高了文档的存储能力。（4）文书档案传输速度更快，且安全性得到可靠保障。

建立健全医院文书档案管理制度。以医院当前发展实际为基础，明确信息化建设目标，构建科学高效的信息化管理手段。要求在全体医务人员范围内宣传文书档案信息化管理工作的现实意义，深入分析当前管理工作环境，正视对待各部门行业发展状态，体会信息化时代对医院文书档案管理工作的积极影响，实现多元素高效整合，最终形成具有实效性和针对性的医院文书档案管理方案。

总而言之，随着信息化时代的发展，信息技术应用价值已经得到人们的认可，網络信息技术开始在各行业领域中应用。医院文书档案管理工作需要紧跟信息化时代发展步伐，将信息化技术优势贯彻在文书档案管理工作中，以技术为依托，正确看待文书档案管理工作面临的问题，采取有效措施应对问题，形成具有实效性和针对性的发展策略。

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