过程方法在企业制度编写中的应用

朱培公

摘  要：过程方法作为质量管理体系七大管理原则的主要内容，位列于七大管理原则第四位，也被称作方法性原则。作为质量体系核心组成部分，对于质量管理体系的建立、实施、保持并持续改进有着必不可少的作用，同时也能建立审核人员的系统化的审核思路。本文主要通过对过程方法的理解与应用，探究如何运用过程方法的思路对制度编写提供帮助。

关键词：质量管理体系;过程方法;制度编写

近年来，随着国家一些列优惠政策的出台，企业的数量、规模也在逐年上升。一些小作坊摇身一变，成为了大型工厂;一些企业，随着规模的扩大，增加了产线，甚至分公司。在此过程中，人员在不断扩充，工作事项也分解的越来越细。企业管理水平和能力的提升离不开制度化的管理。追根溯源，能为企业制度化管理提供有效支撑的，就目前而言，基于一个好的制度文件编写至关重要。

过程方法作为质量管理体系的重要原则之一，是经由系统地策划体系所需的诸多过程，辨识这些过程的顺序和相互作用，规定过程的运行方法和要求，控制过程运行，实现预期结果，并持续改进过程。运用过程方法的思路来编制文件，将会大大的提高制度文件编写思路的系统性。以下将从过程、过程方法、文件编写的要素及如何引入到文件编写四个方面进行分析。

1.什么是过程

通常来说，每一个活动都是一个过程，一个复杂的过程可以分解为若干个子过程，同时过程与过程之间又存在着逻辑性的相互关联，即前一个过程可以作为后一个过程的输入，反之后者可以作为前者的输出。

以企业人力资源部门活动为例，人力资源管理可以作为一个复杂的过程，里面包含了从人员招聘管理、劳动合同管理等众多子过程。

作为大过程，人员招聘管理和劳动合同签订管理之间就是一个典型的相互关联的活动，即前者为后者输入，后者为前者的输出。招聘的结果是合同签订的依据和要求，是实施转化为正式员工的基础和前提;合同签订是实现人员招聘的成效，过程与过程之间的相互作用反应过程的相互影响和关系。这里要强调说明的是，多个过程输出也可以同时作为一个过程的输入，如人员劳动合同的到期续签、法律法规的要求，也可以作为劳动合同签订的一个输入过程。

作为小过程进行分解，人员招聘管理，又可分为第一步了解各部门人员需求、相应的获取人员的渠道挖掘、人员招聘的条件要求、人员初试复试、人员录用等分解过程。这样按照逻辑性顺序进行分解的过程，形成一个过程链（网），成为是我们日常所用的流程（图）。

2.什么是过程方法

过程方法是指整体地识别和管理所有的过程，过程与过程的相互作用。

过程方法有六大要素如乌龟图所示。通过这一系列要素将简单的过程变形为乌龟图，运用乌龟图来系统对过程活动进行分析。

以制造型企业特种作业取证活动为例来进行过程分析：

过程的输入是指过程活动的对象和过程要求，在这里应为（1）各生产部门提报需求;（2）国家法律法规要求。

过程的输出是指过程活动想达到的结果，这里应为取得相应特种作业证书，持证上岗。

过程的人员是指过程活动的相关人员和职责，这里应为（1）需取证人员;（2）企业内部培训专职;（3）外部培训机构单位。

过程的资源是指支持过程运行条件的资源，这里应为培训人员所用的设备、工器具、包括一些软件系统等。

过程的方法是指过程活动如何进行，这里应为培训特种作业人员的程序。

过程的监控是指对完成该活动的必要检查。这里应为需要进行特种作业的人员需100%进行培训并取得证书。

3.文件编写的要素

文件的要素主要可以分为：封面、目录、目的、适用范围、引用文件、术语和定义、职责、工作内容、附件等基本要素组成。

封面：一般应包含文本编号、文本名称、发布实施日期等内容构成;

目录：主要为了方便快速的查找，及时的获取相应章节信息，页数过多的文件应尽可能体现文件制度的章标题作为目录的编写内容。

目的：主要为了说明行文的主要作用。

适用范围：是界定该管理文件所适用的管理对象、管理专业领域等具体的一个说明。

引用文件：对于公司外部文件的引用一方面是出于一个文件编写合规性的考虑;另一方面则是出于编写文件的参考。对于公司内部文件的引用则是出于串联文件与文件之间的相互关系，同时简化文件，避免重复描述。

術语和定义：针对于文中专有名词或定义进行一个注释，便于文件的阅读。

职责：主要是该文件中负责和参与的对象需要承担的分工事项。

工作内容：一般按照逻辑顺序或模块化对该文件的工序进行描述。

附件：一般作为正文的一个补充，可以是流程图、相应的规范标准、记录性表单等。

4.如何将过程方法引入文件编写

过程方法的思路可用于文件的适用范围、引用文件、职责和工作内容的编写工作。首先通过对过程活动的分解，可以整理出每项子活动过程同步或先后进行的顺序，形成流程图（网）。同时再运用乌龟图对纵向的流程环节进行横向系统要素分析，分析每一个流程环节的输入条件是什么（法律法规要求、相关方需求、数据基础要求）、需要怎么做、跟谁做（谁主导、谁配合）、需要用到哪些资源、以及涉及到的一些监测和检查的方法，导出该流程环节的输出，由该输出作为下一个流程环节的输入，以此往复分析。

将过程组合成一个系统，可以有效和高效地实现系统的目标，从而提高文件编写的质量，进一步提升管理的统一性和协作性。

引用：GB/T19001-2016质量管理体系要求

GB/T 15496-2017企业标准体系要求

GB/T 1（所有部分）标准化工作导则