巧用钉钉平台，助力信息管理

王斌

摘  要：打造“互联网+”办公平台是学校信息化建设与管理水平的体现，是实现网上办公和信息资源共享，提高工作效率和管理水平的必要手段。本文总结钉钉平台使用过程中的优点、缺点及对策，试图为学校管理信息化提供更好的助力。

关键词：钉钉;应用;问题;对策

钉钉（DingTalk）是阿里巴巴集团专为中小企业打造的沟通和协同的多端平台，提供PC版，Web版和手机版，支持手机和电脑间文件互传。借助钉钉平台，能帮助学校通过系统化的解决方案（微应用），全方位提升学校沟通和协同效率。

我校从2016年开始使用钉钉平台进行学校信息管理，探索过程中对钉钉平台的优点和问题进行了小结，意图更好助力学校管理信息化。

一、应用钉钉平台的主要优点

（一）革新沟通方式，达到精准沟通。

使用钉钉发布信息时，可以根据需要灵活选择一对一或者一对多的方式发布，实现信息按需推送，避免信息全员“轰炸”。信息发布后，发布者可以随时了解消息是否被及时查看，文件是否被按时接收，做到“已读未读”一目了然。必要时，还可以利用钉钉的“Ding一下”功能及时提醒未查收消息的教师尽快接收消息，实现了重要消息钉钉必达。

（二）提高工作效率，节约工作成本。

推广使用钉钉系统后，公文流转、信息发布、设备报修、请假审批、帐号申请等工作都可以利用钉钉来进行，提高了工作效率，降低了工作成本。原来需要一周才能完成的公文流转，现在当天就可以完成;原来需要繁琐的请假手续，现在只需要鼠标点击发送个请假申请就可以了，在外出差通过移动办公同样可以完成审核并能实现定位;原来需要派人、派车送发的文件，现在只需要在钉钉中直接点击发送就可以完成（如下图）。日常工作繁琐的手续都可以在工作流程中完成，还可以方便以后的整理汇总统计。

钉钉平台利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能，协调了各部门的工作，减少了工作中的复杂环节。将传统的公文、表格转变为电子化，大大降低了打印、复印、传真等办公费用以及传递过程中的其他费用，节约了办公成本。

（三）获得高效协同，加强情感交流。

学校工作有时需要不同处室、多位教职工的密切配合才能完成。计划制定并安排下去了，是否一定会执行好呢？答案是不确定的。在钉钉上可以及时地查看具体教师对通知信息阅读情况，流程图和流程记录突显出工作进度情况及工作效率，让领导和分管部门能及时地了解情况，对出现的问题可以及时在钉钉上沟通解决，强化了领导的监控管理，增强了具体工作要点的落实，并能提供相对公正的考核依据。钉钉原本只是一种工作方式，但我校在实际使用过程中，把钉钉的功能从单纯的技术手段拓展至人文關怀的层面。例如，校长在表彰总结大会上，送上“暖心红包”，受到教师们的追捧;教师在各级各类比赛中获奖，大家在钉钉群里相互祝贺、相互鼓励;教职工生日当天，工会代表学校送上生日蛋糕卡，同事们纷纷通过钉钉送上满满的生日祝福……

（四）快速信息收集，实现应用定制。

相信很多学校与我校有类似的经历，平时收集信息通常是以word或Excel的形式，由教务处或德育处把信息汇总在一起。虽然的这种信息收集方式相当常用，但其效率相对低下。经过对“钉钉”办公平台的微应用探索后发现，学校信息采集采用“简道云”是一个较好的解决方案。例如，简道云在我校新生报名、家长信息登记、旅游报表统计等方面的运用。“简道云”是一款专业的企业应用定制工具，它和“钉钉”的结合让教学管理变得丰富多彩。它不仅可以免费创作出你想要的各种应用，还能进行数据处理。

二、钉钉应用中存在的问题及对策

（一）学校领导忽视，造成流程中断。

问题：在钉钉建设中，校长及领导的重视是非常重要的，尤其是在钉钉的应用上，领导的使用非常重要。领导一般处于钉钉流程最重要的审批位置，如果领导不能有效应用，就会造成流程中断。如教师工作流程上的请假申请，相关领导若不能及时审批，就会影响正常教学工作秩序。

对策：造成这样的原因主要有两项，一是领导事务忙，无暇顾及使用钉钉;二是思想不重视。要想从根本上解决这样的问题，就要使领导从思想上真正重视，坚持不懈地进行钉钉应用。

（二）教师结构复杂，产生抵触情绪。

问题：现在学校里存在部分老年教师计算机应用水平较低，中年教师接收新事物慢，青年教师思想上不重视，教师结构复杂，容易产生抵触情绪。

对策：首选，对学校工作人员的计算机操作技能、钉钉应用知识的培训要常抓不懈。其次，钉钉的推广应用，还需要辅以一定的行政措施，以增加工作的权威性，加快推广进度。如我校采取领导首先要参加培训考核，再进行教师培训考核，及时进行考核结果反馈，要求考核人人过关。同时，为加强钉钉的推广应用，制定了《校园网上办公管理办法》，要求教师每天上、下班登录系统查看相关信息。

（三）信息系统繁多，资源整合困难。

问题：随着信息化的推进，学校拥有了网站管理系统、成绩分析系统、学籍管理系统、医务室管理系统、数字化校园教学平台、短信平台等系统。如何实现这些系统的统一用户接口认证及单点登录问题，做到量体裁衣，摆在钉钉管理人员和系统研发者的面前。

对策：针对不合时宜的信息化系统可以舍弃或整合，部分应用系统可采用丰富的简道云微应用重新架构;针对类似网站管理系统的学校必备信息化管理系统，争取专业公司的技术人员技术支持，实现统一用户接口认证及单点登录。

通过钉钉的实施，对各办公要素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快了信息流通，规范了办公流程，提高了办公效率，降低了办公成本，为学校工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要是，给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。正如它的理念：“钉钉，是一种工作方式。” 学校的管理信息化是一个宏大的目标，只有不断地提高自身素质，才能有效提升信息化水平，推动智慧校园建设。

参考文献

[1]  张修忠 刘瑛.浅谈办公自动化系统的建设与应用[J].办公自动化杂志，2011

[2]  沈云.“钉钉”在学校教育管理中的运用 [J].学校教育信息化，2017