一流大学建设背景下高校学籍档案管理工作研究

摘 要：高校学生的学籍档案种类繁多，对在校生和毕业生有重要意义，其管理水平的高低对高校对外形象有不可估量的影响。本文针对当下学籍档案管理中存在的工作机制、人员配备、管理手段等问题，结合学籍管理工作的实际，提出一系列优化的建议，对高校提高学籍档案管理水平有指导意义。

关键词：学籍档案;工作机制;人员素质;管理信息化

学生学籍档案是学生求学生涯的真实写照 （资料、图片、影像）和原始记录，也是学校档案的重要组成部分。在国家“双一流”建设的背景下，学籍档案的齐备与规范化对学校的发展和满足社会的需求有重要的意义，一定程度上反映了高校的发展水平。

一、高校学籍管理和档案管理的现状

学籍档案的材料虽然最终存档于档案馆，但是提供者却是多部门，比如招生、教务、学生管理、院系等不同单位，部门之间的工作机制、人员配备以及档案本身存储介质决定了学籍档案管理工作的稳定性和规范化水平。当前高校这些方面存在的主要问题有：

1.工作机制不健全

各单位之间缺乏一套统一有序的工作機制，有的高校甚至没有专人负责，没有制度约束，没有激励措施，更没有相应的监督检查。工作机制的缺失，必然引发档案管理意识的淡漠，从而使学籍档案管理这项周期性的动态的工作在高校所有工作中被边缘化。学籍档案纷繁杂乱，目前高校普遍存在重管理轻服务的弊端，忽视学生权利。这是建设高水平大学或者一流大学必须正视并亟待解决的问题。

2.管理岗位设置缺乏重视

（1）人员数量不足。经调研，高校教务部门很多处于长期缺员的状态，工作繁重、琐碎，待遇和晋升机会不能满足需求，是这一状态持续的主要原因。青岛某高校自2008年起十多年的时间，教务处一直人员不足，每次校内岗位调整，都会有人员离职，却鲜有人报岗。从事学籍管理的人员2008年至2015年尚有4人，2016年至2018年减少到2人，2019年只有1人，且2014年至2019年6年间无一人晋升。这种人员匮乏、缺少发展机会的状况直接导致工作人员忙于日常业务，无法总结学籍管理和档案管理经验、持续提升工作质量。这样的高校不在少数。

（2）人员综合素质不高。工作人员素质良莠不齐，对学籍管理工作重视程度不够，会导致学籍档案不齐备或者出现档案错误的情况。尤其是教务部门与档案管理部门分而治之，教务管理部门每年只依靠学院或者系所负责学籍档案的归档工作，这种分头管理无统一核查的管理必然会产生混乱。

学生学籍档案发挥作用的对象主要是毕业生，随着社会和经济的快速发展，毕业生在各自单位健全档案、出国办理成绩审查等都需要原学校档案的对照和辅助，因此，对于学生数量达到一定规模的高校而言，提高学籍档案管理水平有益于高校树立对外良好形象，必需一支高素质的管理队伍。

3.管理手段落后

各单位提供学籍档案材料，其质量不能保证，形式也不统一。传统学籍档案主要依靠纸质存储，很多高校档案管理的纸质材料堆积成山，但是众所周知，纸质存储不利于长期保存，容易出现丢失 、缺失 、遗漏、损毁等现象，一旦遗失无法追寻也无法明确责任人。在今天科学技术飞速发展的时代，档案管理急需实现信息化，纸质存储应与电子存储科学有机结合。

二、学籍档案管理流程

1.学籍档案的内容

根据教育部《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部令第41号）相关内容以及毕业生实际需求，最终高校档案馆留存的学籍档案应该包括：

（1）招生档案信息。即学生高考的电子档案和高校当年的招生简章。

（2）新生入学材料。即新生花名册、新生录检表。

（3）入学后学籍材料。包括学生学籍卡（记录基本信息）、学籍异动材料（跳级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等）、大学成绩记录（包括重修、补考等完整标识）、学生奖惩材料（包括受处分和解除处分文件等）。

（4）毕业材料。学历学位获得名单、毕业（就业）登记表等。

2.学籍档案归档流程

（1）招生档案归档。招生档案属于招生部门负责，招生部门完成招生工作后就应将学生电子档案和招生简章移交档案馆封存。

（2）新生入学管理。教务部门与学生管理部门联手，审核新生入学资格，尤其关注放弃入学资格和各种学籍异动的学生。对于放弃入学资格的学生，已经核实或者办结手续，不再拥有新生入学后的任何学籍档案。教务管理部门需要在教育部学生信息网上及时标注，这类学生才能有资格报名重新参加高考。新生资格审核结束后，新生花名册和录检表移交档案馆。

（3）在校生修读过程管理。对于入学后休学（含出国保留学籍、服兵役、创业等）、复学、转专业等学籍异动学生，工作人员利用教学或者在学籍卡中及时做好标注，或者将学生办理手续的审批表按照时间和类别分别存档。

尤其要注意两类材料：一类是转专业学生的材料，部分高校存在大类招生，学生可能存在两次转专业机会，要保存完整学生转专业的信息，可以将大类招生专业分流和转专业确定后的名单盖章存档。这样所有学生的专业调整信息都可以查询。一类是交流学生的材料。无论是保留学籍出国还是参加国内交流项目的学生，其获得的证书的复印件和成绩记录都应该留存档案馆。

学生修读课程过程中参加考试，教务部门有责任监督任课教师及时记载学生成绩并公布，此过程中要关注两点：一是作为学生学业最后一个环节的毕业论文或者毕业设计，题目和成绩的记载要齐备（鉴于成绩单篇幅有限，论文题目和成绩可以单独盖章存档）;二是学生提出成绩复核后的结果，一旦有变化，更正的成绩应替换之前有误的成绩存档。根据国家有关规定，成绩记载必须做好重修、补考的标识，这些真实的记录对于单位查证有重要参考价值。

学生奖惩材料的出具主要是学生管理部门负责、教务部门协助，奖学金获得名单、校级以上项目的立项名单、受处分和解除处分的文件等，都需要盖章后存档。

（4）毕业管理。学生完成学业离校，获得毕业证书和学位证书的名单（按照專业或者班级均可）、毕业或者就业登记表都要存档。

三、优化学籍档案管理的对策

1.构建高效可持续发展的工作机制

无论是一个部门负责还是多个部门合作，学籍档案管理都需要有一个科学高效的工作机制。工作机制应该涵盖相应的审核机制、问责机制、人员奖惩机制、监督检查机制等，实行校领导负责制，定期监督检查，确保学籍管理和档案管理的周期性和连续性。

2.实现学籍管理和档案存储的信息化

（1）提高学籍管理的信息化水平。目前几乎所有高校都有一套教务管理系统，主要用于日常记录学籍、考试安排、学生选课、成绩记载和毕业学分审核等。学籍管理的信息化依赖于教学管理信息化水平的提高，在学籍管理中，最大的工作量莫过于日常学籍维护，目前大部分高校学生办理业务还得到处跑着盖章办手续，效率极其低下。高水平大学应该实现学籍异动网上办理，除了涉及学生重大利益的项目（比如退学等）外，只要是学生主动申请的项目都可以通过网络实现申请、审批，节省师生时间，提高办事效率。尽最大可能减少人工付出、提高工作效率，这是每一所高校在逐步深化学分制改革进程中必须解决的问题。

（2）实现学籍档案管理的信息化。第一 ，在数字校园建设的背景下集成学籍档案信息化管理平台，各单位专人负责管理并定期提交学籍档案，确保档案规范化。第二，将纸质版和电子版进行优化整合和分类整理，将纸质学籍档案通过拍照或者扫描统一存储为电子格式，利用检索技术和现代信息技术，在校生与毕业生均可以实现档案的远程共享。第三，实现信息化的前提是做好保密设计。根据国家相关法律法规，任何单位都必须将对个人信息的保密原则置于首位，可以通过个人身份验证、密保问题、指纹等设置，实现学生对个人信息的多元化查询。

3.提高工作人员的综合素养

高校要重视学籍档案管理岗位的设置和人员的遴选，定期对学籍档案管理人员进行培训，增强档案管理意识，提高综合素质，不仅要精通档案管理专业知识和科学管理方法，还要熟练掌握网络信息化服务技能，建立一支集计算机和档案管理于一体的信息化管理团队，在制度上要明确激励机制，提高人员待遇，并提供发展机会，真正激发管理人员投入管理和研究的主动性和积极性。

四、结束语

学籍管理和学籍档案管理都是高校基础且重要的工作，在倡导尊重学生权利、依法治校的今天，学籍档案管理的改革势在必行。破除陈旧观念，增强管理意识，提高管理水平，不仅仅是基层学籍档案管理工作者的任务，更是高校领导首先面对的要务。只有加大在制度建设和技术、软件、平台建设方面的投入，才能提高学籍档案管理的水平，才能办成人民满意的高校。

参考文献：

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[2]李 敏.浅析优化高校学籍档案管理的对策[J].陕西职业青年学院学报，2018（2）.

[3]李志君.高校学籍管理与学籍档案[J].山西档案，2016（2）.

[4]王敬敏.学分制下高校学籍档案管理的规范和优化探讨[J].文教资料，2016（9）.

作者简介：毛晓燕（1974-），女，汉族，山东青岛，本科学历，硕士学位，讲师，青岛大学教务处办公室主任，研究方向：教学管理、档案管理。