高校档案管理中电子档案管理策略研究

摘 要：档案管理工作是高校行政管理工作中的重要组成部分，直接影响到高校行政管理的效率和科学性，继而影响到高校的可持续发展。随着大数据时代的来临，数据资料成为高校竞争发展的核心所在，如何优化应用高校档案资料，实现高校档案的信息化、数据化发展成为高校档案管理中的重要课题。对此高校档案管理工作导入了电子档案管理策略，提高了高校档案管理的现代化、效率化。但是同时在高校电子档案管理的过程中，仍旧存在大量的制约因素，直接影响着整个高校档案管理应用的效率。基于此必须要对新形势下的高校档案管理、电子档案管理的现状展开分析，从而提出如何做好高校电子档案管理工作，更好地发挥高校档案管理工作的积极作用。

关键词：高校档案管理;电子档案管理;现状;策略

众所周知高校档案管理是学校管理的重要组成部分，是高校管理水平的直接表现，更是高校实现转型升级发展的基础资料。随着信息时代的到来，高校必须能够明确自身发展的优缺点，展开对市场趋势的把握，才能够更好地组织展开各种专业学科，提高本校毕业生的就业率，提高本校毕业生对于社会建设发展的创新创造力和贡献率。由此可知，必须要做好高校档案管理工作，为高校的发展奠定好良好的基础。与此同时随着信息技术的快速发展，当前高校的个别档案管理走向了科技化、信息化管理的道路，这就是高校的电子档案，这些电子档案在提高高校行政管理水平的同时还为高校档案管理的整体性带来了一定的挑战。如何更好地迎接挑战，把握机遇是本文探讨分析的重点。

一、高校档案管理中电子档案管理的特点

1.高校电子档案管理的内涵

高校电子档案管理主要是指高校档案管理工作中，借助电子计算机及网络进行档案管理，通过一些光盘、硬盘等载体，完成对档案数据的整理、储存，通过网络技术进行数据文件的传输和共享。可以说在高校档案管理中电子档案管理的出现是有一定的必要性。

2.高校电子档案管理的必要性和特点

（1）高校电子档案管理的必要性。随着大数据时代的到来，高校行政管理中也必须要依赖于对海量数据的挖掘，如此才能够更好地制定高校的战略经营目标，制定高校的专业课程，做好高校的教学活动、行政活动的合理安排。这就需要高校能够展开对自我档案的整理和应用。而电子档案管理工作正是能够高效、快捷的展开档案整理，在最快的时间内完成对档案资料的收集、汇总、浏览、整理和存储共享等环节工作，大大提高了档案的管理，更好地发挥档案在高校管理中的积极作用。

（2）高校电子档案管理的特点。传统的高校档案管理主要是以纸质版档案管理为主，其重点在于对数据的收集管理，缺少对数据的信息化应用。这种情况导致高校档案管理重整理轻应用，大大忽略了档案的实践指导作用。至此可以说高校档案管理工作只完成了一半。而电子档案管理则能够在潜移默化中为高校的经营管理提供数据参考，有效地指导高校做好新学期的学科安排、课程指导工作。与此同时电子档案管理具有海量的储存空间，其信息管理具有稳定性，能够将高校管理全体的数据资料都纳入到管理范畴内，储存更多的数据信息。

可以说在高校档案管理工作中电子档案的发展和应用具有必要性和可行性，要求高校档案管理工作能够给予电子档案的管理发展一定的资源支持。

二、高校档案管理中电子档案管理的现状

1.高校档案管理中电子档案管理的不足

虽说电子档案管理对于高校档案管理具有积极作用，但是并不代表高校电子档案管理工作都是科学有效的，目前电子档案管理因为自身特征的影响，其存在也为高校档案管理应用带来制约。第一，电子档案管理完全依赖于科学技术。同传统的档案管理相比，电子档案管理不仅仅要依赖档案管理人员对所涉及到的档案进行归纳整理，还要求将这些档案通过电子设备、电子系统进行储存应用。在实际的管理中，往往会因为计算机硬件和档案管理系统不兼容的情况，导致所储存的档案信息无法有效地保存，或是在操作过程中因为技术问题，使得档案信息的完整性和永久性受到影响;第二，电子档案管理工作存在多重手段储存的特点，同时电子档案具有的电子信息特点，在管理过程中即便是受到修改都无从发现。因此容易影响到档案的真实性。

2.高校档案管理中电子档案管理的重难点

在高校档案管理中电子档案管理不论是管理程序、管理形式还是管理内容都实现了转变，这些转变也正是展开电子档案管理的关键所在。第一，电子档案管理的程序实现了转变。传统高校档案管理的主要对象是纸质材料，以学生档案为例，主要是一年一度对于档案资料进行收集整合、文件立卷和归档管理。在电子档案管理中，可以实现对数据的实时化修改、补充管理，可以说将原本集中繁重的档案管理工作实现了时空上的划分，让档案管理随时随地发生，提高了档案管理的全过程性。第二，电子档案管理的形式内容发生了转变。电子档案管理主要是通过设置数学程序的方式，对于檔案内容进行分类、整合、汇总统计，提高了分类的实效性的同时降低了分类的柔性化。同时在传统的档案管理中会实现一些原始档案的管理，这些信息资料具有一定的法律效应。但是在电子档案管理中，会将这些数据实现二次的管理，缺少对于原始凭证的管控，从而使得电子档案仅仅能够作为一个参考，其真实性有待考究。

因此，要能够正确地做好电子档案管理的优化控制，采取措施有效规避电子档案管理所面临的不足。

三、高校档案管理中电子档案管理的策略

1.做好高校电子档案的原始性保护

在高校电子档案管理中，一些原始资料也同样是可以实现电子化管理的，而这需要建立起电子档案原始资料管理制度，才能够确保电子档案管理对一些原始资料的复制、扫描管理。如将一些原始的设计图等，通过pdf扫描的方式，将其归纳到电子原始档案中，设置该文档为只读文件，确保电子档案信息的原始性和可靠性;第二，要能够做好电子档案管理系统的优化升级，如此才能够确保档案管理的安全性。如在电子档案管理系统中，设置档案的访问权限，只有档案管理人员有资格对档案数据进行更改，所提出的更改要经过上级管理人员的允许，同时会在系统中留下更改的痕迹，由此实现电子档案管理的专人负责管理。

2.做好高校电子档案管理相关设备的维护

对于电子档案管理工作中所面临的制约因素就是电子档案对于科学技术的依赖性。若是出现计算机系统落后，在电子档案数据更新中将无法对一些较大内存的图片进行储存管理。如此会导致电子档案管理资料的不全面。因此，必须能够做好对高校电子档案管理设备的维护管理。第一，要求能够为高校电子档案管理工作配备最新的计算机设备，并且配备完整的储存设备，让计算机能够储存更多格式、内容、大小的档案数据，如扫描机，能对文件、图片进行扫描电子管理，并且;第二，要定期展开对储存设备的维护管理。如升级电子档案管理计算机的安全防护墙，避免黑客等不法分子侵入到档案系统中进行档案数据的更改，同时展开对电子设备的安全检测，避免因为计算机死机等问题带来储存在电脑中的档案数据的丢失等。

3.做好高校电子档案管理员的技术指导工作

在高校档案管理中，不同的高校所展开的档案分类管理的重点是不同的，因此要有一支专业电子档案管理队伍，根据学校的行政管理目标做好各项档案数据的收集、汇总和储存共享管理。当前要加强对高校电子档案管理员的专业化培训，第一，要提升电子档案管理员的网络相关技术，如要求档案管理人员在具有档案学相关知识的同时拥有计算机相关知识，能够定时定期展开对电子档案管理系统的优化升级，做好电子档案管理系统的安全控制;第二，要求能够展开档案管理人员的职业道德培训，使其能够将档案管理的保密性、科学性、创新性当作是职业根本素质之一，如此才能够在电子档案管理工作中杜绝出现内部人员操作不当产生档案数据泄漏的问题，或是发生档案原始数据的更改等不良形象的出现。

四、结语

综上所述，随着时代的变迁，高校档案管理工作中电子档案的出现和应用是时代趋势，更是高校档案管理创新的重要方向。电子档案的出现使得高校档案管理的效率更高，使得高校档案管理摆脱一些客观环境因素的影响。但是同时高校电子档案管理也存在着一定的不足，如完全依赖于计算机系统，需要不断更新档案操作系统，还要避免出现数据泄密安全问题。可以说电子档案的出现使得高校档案管理工作的流程、管理方式和内容产生变化，因此，做好高校档案管理中的电子档案管理必须拥有整体性的原则，确保能够实现纸质档案、电子档案两者的协同发展，还要能够做好高校电子档案管理的设备管理，提高电子档案信息的安全性，更重要的是要拥有一支专业的电子档案管理队伍，确保电子档案管理人员能够熟练的操作电子档案系统，实现对整个高校电子档案管理的现代化建设和应用。

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作者簡介：郭倩（1984-），女，籍贯：甘肃，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。