浅谈文秘人员如何做好档案管理工作

裴虹

摘要：档案是一个企业发展的历史凭证、经验积累、文化積淀;是企业的宝贵“财富”，随着社会的不断发展进步，对企业的管理提出了更高、更规范的要求。而查阅档案的方式成为检验企业好坏的重要标准，因此企业档案管理工作的重要性不言而喻。文秘人员与档案管理工作密切相关，因此本文在分析档案管理中存在问题的同时，以文秘人员的工作为视角，谈谈如何做好档案管理工作。

关键词：文秘人员;档案;档案管理

档案管理工作在企业中不被大多数员工所察觉，也很少有企业会将此工作作为重点。它往往是伴随企业的发展，随着企业的不断壮大，不断规范化、档案越来越多的情况下才被重视起来。而往往在开始重视时很多宝贵的资料已经丢失，无法找回。或一开始并未重视档案管理，但当需要用到时才发现文档众多，从中筛选所需材料过程繁琐，浪费时间时才意识到档案管理的重要性。所以，档案管理工作难度小，价值比较隐性，并不能凸显其那么重要。而作为与档案管理工作紧密相关的文秘人员，应该符合做好档案管理工作呢？

1 文秘人员与档案管理的关系

文秘人员与档案管理工作的关系一直是具有争议的话题。有学者认为文秘工作与档案工作是交叉关系，有学者认为文秘工作包含档案管理工作。但无论学者们持哪种观点，在实践工作中文秘人员无论是直接参与或是间接参与档案管理工作，其需要基本案管理能力是毋庸置疑的。文秘人员的档案关系工作包括收集和整理、归纳等。而整个过程可以根据时间划分为三个阶段，即文档撰写前准备、文档撰写、文档归类，每个环节的工作都影响着档案管理的工作的效果。

2 档案撰写前及撰写工作对管理工作的影响

作为企业的文档，其撰写需要具有一定规范性。由于企业发展之初，没有建立文档撰写规范，也未意识到文档对未来工作的重要性，甚至因专业人员的缺乏、人手不足，对文档的规范建立草草了事。没有统一的规范，在强大的人类主观能动下，文档会出现五花八门的样式。导致同类文档没有统一标准。面临检查时，文档规范不合乎标准不断重复返工。如果没有缜密的思量，只要没有思考到的细节，就会出现差异，如果每次只能思考到一个细节，那么有多少个细节，工作就需要重复多少次。因此文档的撰写前需要在每个细小的环节制定严格的标准，这需要文秘人员具备较强的档案管理意识。

2.2 档案归类工作对管理工作的影响

随着企业的发展档案数量越来越多，种类越来越复杂。工作之初因没能建立良好的归类方式，存放混乱，未有统一编码，加之撰写前的不规范性，后续需要时很难再讲同类文档进行汇总，只能从源头重新制作文档，使具有重要借鉴意义的第一手资料缺乏，对于企业是重大的“财富”损失。

另外，随着信息化的发展，档案管理工作需要做好纸质管理，也需要做好电子档案管理。计算机在档案管理中最大的在于不能够直接的看到文档内容，只能通过文件名对文档进行识别。而当大量文件夹和大量文档的情况下，查找文档时很难一一打开进行查看，文件名是区分档案的性质和内容的重要标志。电子档案最大的问题在于，在存档初期未能建立规范的命名方式，导致材料乱存、乱放，最后无法进行查找。因此如何对文档进行编码、归类，对工作人员提出了很大的挑战。

3 加强文秘人员档案管理的措施

3.1 提升文秘人员档案管理工作重要性的意识

档案管理工作并非很难，如果企业没有做好档案管理工作的最根本原因在于没有重视这项工作，因此提升文秘人员档案管理工作的意识很重要。要让文秘人员意识到，档案是企业的重要资源，要从源头做好工作。做好档案管理工作即是为企业节省管理资源，积累财富，也是在为自己减少工作中不必要的麻烦。

3.1 建立健全档案管理制度

1、建立绩效管理制度。文秘人员工作重复性质的工作量高、隐性的工作量大、工作重要性不易察觉，极容易造成职业倦怠情况。建立良好管理制度，可以有效的激励文秘人员的工作积极性。在档案管理工作中要建立负责制，按种类或性质进行分配责任，保证所有文秘人员对所有文档负责，谁出错谁负责，人人有责，分块管理，激励其责任感。

2 建立督查机制。很多企业在面临重大检查时才想起文档工作是否合理、合格。而此时进行补救需要浪费巨大的人力、财力、时间去做重复的事情，甚至有些是无法你补的工作。因此要加强对档案管理工作的重视，定期进行巡视检查，建立监督机制。及时发现及时补救，避免不必要的问题产生。

3.2 提升文秘人员素质

1、提升文秘人员工作效率。档案管理工作是一种简单、繁琐的工作。这样的一份工作需要文秘人员细心、耐心和高效率。具备细心和耐心才能在档案归档的过程中保证反复核对确保不出现差错。具备高效率，才能在大量文档出现的情况下，高效的完成文档的归类，录入计算机系统，不拖沓，不积压工作量，影响其他工作进度。也可避免因归档时间长，导致档案信息因记忆原因出现错误。

2、提升文秘人员保密性。很多档案涉及到企业的机密、员工的隐私。文秘人员的素质水平直接决定其对文档的保密程度。企业机密如果被泄露不仅会导致企业的经济损失，甚至会造成企业的生死存亡。员工的隐私不被保护，使其失去在企业的安全感，尊严感。导致人才流失。因此要加强文秘人员的档案管理工作的保密性。

3.3 对文秘人员定期培训

1、提升档案归类能力。企业文档保密等级不同、性质不同、部门不同等各种情况交织一起，造成文档的种类繁多。归类是人类逻辑思维能力的一种体现，将文档进行归类时对文秘人员的归类能力提出了考验。良好的归档能力是高效工作的前提。当新文档出现时，工作人员可以迅速反应文档应该如何存放。当需要文档提取时可以迅速锁定档案所在位置，进行提取。因此需要加强文秘人员能力培训，定期开展技能大赛，培养文秘人员的归类能力，从而提高工作效率。

2、提升计算机应用能力。文档的电子化管理就对文秘人员的计算机应用能力提出挑战。总所周知，在整个企业招聘中，对文秘人员的要求相对于其他岗位的专业要求是比较低的。这就造成了，部分文秘人员基本能力不过关。部分文秘人员对于计算机基本的Word、Excel的编辑能力不足，造成文档的录入效率低，文档的保真效果差。甚至因对电脑管理基本知识的不足，导致材料丢失、篡改等等问题，因此对于文秘人员需要加强计算机应用能力的培训工作，提升电子档案的管理能力。

参考文献：

[1] 张思盈.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2015.

[2] 于洋、杜娜.文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].兰台内外，2011.

（作者单位：黑龙江生态工程职业学院）