高校校史档案征集工作初探

摘要：校史档案是高校档案的重要组成部分，应遵循校史档案征集的原则，采取多种措施推动高校校史档案工作的科学发展。

关键词：高校档案;校史档案;征集

高校档案是高校在从事招生、教学科研、党政管理以及对外交流与合作等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而校史文化是指学校在办学的历史实践中创造的物质财富和精神财富的总和，其研究对象包括了学校的历史沿革、办学理念、学校重大改革决策的实施情况、杰出师生员工的事迹、学校教学、科研、管理、服务的特色和学校的文化、传统、精神等等。高校校史档案是校史文化的重要载体，规范高校校史档案的征集工作，为校史研究提供更丰富的素材、为高校构建自己独特的校史文化是高校档案工作者的责任。

一、高校校史档案的现状

1.归档范围模糊不清

目前，档案法对校史档案的归档范围没有明确规定，很多高校把校史档案与实物档案、声像档案和名人档案并列，如我校的《校史类档案管理实施细则》规定我校校史档案的归档的主要内容为校史材料、校友会工作、校庆工作等，校史档案只有年鉴和校庆活动的纪念画册，其中周年校庆的兄弟院校赠送的大量字画等归入实物档案，杰出教师等归入名人档案。校史档案的归档范围不清晰，不利于校史档案的征集和管理。

2.重馆藏轻利用

这是高校档案管理工作的通病，而其中，校史档案在开发利用方面尤其被轻视，甚至到忽视的地步，校史档案的利用率偏低，大量校史资源被束之高阁。以我校为例，我校于2000年由原广州师范学院（1958年创建，校史档案424卷）、广州大学（1983年创建，校史档案302卷）、广州高等师范专科学校（1953年创建，校史档案183卷）、华南建设学院（西院）（1986年创建，校史档案82卷）等4所学校合并组成新的广州大学，新广州大学合并至今，除了2005年的广州大学五周年校庆需要编撰纪念画册查阅利用相关校史档案外，并无利用校史资源的记录，利用率低得可怜。

3.编研方式落后

高校校史档案的编研长期停留在传统的纪念画册，大量图片配简单文字说明的利用方式，方式落后，呆板滞后。相当一部分高校只有在周年校庆和重大校史纪念活动，如名人诞辰纪念活动时才会利用馆藏校史档案资料编写纪念画册或纪念文集，介绍学校沿革或名人事迹等。至于建立校史展览室或利用新媒体手段开展校史文化专题网站、校史QQ群和校史微信等活动仍处于起步阶段。

4.类型单一，载体不丰富

以我校为例，目前校史档案除少量相片、录像带和实物外，大部分为文字资料，像口述校史档案目前还在计划筹备阶段。

5.缺乏宣传教育、认识不统一

由于缺乏对外宣传教育，很多部门对校史档案没有认识，不知道那些资料具有档案属性，要不就不交，要不就不经鉴别，把资料全扔给档案馆，造成校史档案含金量不高，缺乏珍贵史料。以我校为例，因为征集手段落后，坐等档案上门等落后的工作方式，没有主动有意识地开展校史档案征集工作，常年就是固定的几个部门，如工会、党办、校办交来的教职工参加省市组织的体育类奖杯和外事部门交来的校际交流礼品为主，大量有价值的校史资源没有得到征集。

二、高校校史档案征集原则

加大校史征集力度，建立长期征集机制，结合精神奖励为手段，推动校史档案征集工作的科学发展。做好校史档案征集工作，要做到“内外兼收”“两扩大”和“四结合”的原则。

1.内外兼收

主要指做好校内和校外的校史档案的征集工作。一是积极与校内其他部門加强合作，拓展校史档案征集工作。如我馆在2017年纪念私立广州大学成立80周年活动中，积极与学校校友会合作，向海内外的老校友征集早年的毕业照片和毕业证书等;与统战部合作，向关心我校发展的历任老校长和对我校捐赠重大价值校史资料的社会友好人士开展口述校史档案征集访谈工作，大大丰富了我校的馆藏校史资源。二是积极加强与省市各图书馆、档案馆和兄弟院校档案馆的联系，查找复印或拷贝与我校校史有关的资料，如此次私立广州大学成立80周年，我馆王老师数次不辞劳苦到广东省中山图书馆、广东省档案馆和中山大学档案馆等机构查找到近300份与民国时期的私立广州大学有关的校史资料，复印并将电子数据拷贝到光盘，整理并保存到库房，极大地丰富了我馆的校史资源。

2.两扩大

主要指扩大征集的类别和内容。一是扩大征集的类别。不能仅限于文字、照片，实物等传统类别，口述校史档案等是发展的重点。很多高校在早期的办学过程中，由于档案保护意识薄弱、档案收集制度不健全以及档案保管技术的缺陷，导致部分重要档案遗失或毁坏，现有的档案馆藏又无法连续、准确反映学校的发展史。而口述档案通过对学校历史发展的见证人进行有计划采访研究，并把按照严格规程制作的访谈录音、录像材料转化成文字资料或其他载体材料，根据馆藏情况制作全宗或分类目保存，使馆藏档案载体形态多样化，丰富馆藏结构，弥补了文献档案未记录的史实，充实了校史档案内容。征集口述档案是抢救校史资源的重要方法。二是扩大征集的内容。在实物类方面，除各类证书、奖牌、交流礼品外，高校历任校领导的手迹手稿、著名专家学者的书籍和著作;教学科研的模型、仪器;不同时期的毕业证书的样本;周年校庆的领导讲话的录音录像等也应纳入归档范围。

3.四结合

主要指征集校史档案：一要结合当地的文化和民俗风情进行征集。因南北文化差异和民俗风情的不同，结合当地的民情征集校史档案，有利于形成特色档案。如我校正征集私立广州大学时期的校友当年参加赛龙舟的图片资料等。二是结合校园文化的热点进行征集。如现在学校正在推广大学生自主创业，建立各种产学研基地等，结合校园文化的热点征集，有利于与学校发展保持一致步调。三是结合校园专题活动进行征集。主要是结合学校的大型活动，如周年校庆、本科教学评估、大学生运动会等活动进行征集，可以及时归档，避免有价值的校史档案流失。成功的例子就是，在第16届亚运会举办期间，由于我校体育馆作为击剑场馆比赛场馆，我校档案馆工作人员对此次活动进行档案征集，征集了大量参加亚运会志愿者工作的师生捐赠的徽章、服装、相片等资料。四是结合校史编研内容进行征集。如我校举办私立广州大学成立80周年纪念研讨会，计划编撰介绍私立广州大学校史沿革的书籍，为此我馆向私立广州大学的老校友和社会人士专题征集私立广州大学的图片和资料。结合编研内容进行征集使校史征集工作更有目的性和主动性。

三、推动高校校史档案工作科学发展

1.加大校史编研力度，是推动高校校史档案工作科学发展的重要手段

通过校史编研工作，可以把馆藏的大量的校史档案进行有目的的选材、整理、编辑和撰写加工后形成更深层次的二次档案资料，为服务教学科研、服务学校的决策提供更快、更全、更准的利用模式，同时有效降低校史档案原始材料的耗损，有利于校史档案原件的完整保存，真正达到保管利用两不误。如我馆为迎接私立广州大学成立80周年，查阅利用合并前4所高校和合并后17年的校史资料，撰写相关论文，召开学术研讨会和编写学校宣传画册等，大力宣传了学校的历史传承，增强校友对学校的名誉感。

2.完善校史宣传教育工作，是推动高校校史档案工作科学发展的新举措

高校档案部门应采用多种宣传教育手段，扩大档案馆的影响，弘扬校史文化。一是建立校史展览室，打造校史文化育人平台。二是借助校报、纪念画册、名人传记、戏剧等传统媒体手段，传播校史文化。三是利用网络等新媒体手段，建立网上校史馆、校史QQ群、校史微信、校史博客等，扩大宣传校史的网络平台。通过这些宣传教育手段，不仅可以引起校领导对校史工作的重视，同时呼唤广大师生和校友对校史档案征集的热情。

3.加强档案馆与校内各部门的协作，是推动高校校史档案工作科学发展的有力保障

以我校为例，在此次纪念私立广州大学成立80周年学术研讨活动中，学校校友会协助我馆联系知名度高的校友和有价值校史资料的征集;宣传部协助纪念画册的编辑、排版、印刷以及活动的报道工作;人文学院和图书馆协助此次学术研讨会论文的征集工作。这一系列的协作活动，有效增强了档案馆与各部门的了解和合作，不仅扩大了档案馆的影响力，同时大力推动了我校校史档案工作的科学发展。

综上所述，校史档案是高校档案的重要组成部分，是高校校史文化的重要载体，高校校史档案工作的科学发展，有利于高校历史和文化的传承，有利于高校形成自己独特的文化魅力，并影响着每一位师生和校友，最终汇入时代的洪流，成为历史的记录。

参考文献：

[1]王建华，黄义国.档案资源建设与校史文化研究[J]中国电力教育，2009（2）.

[2]姜萍.试论高校校史資料的抢救和保护[J].兰台世界，2010（10）.

作者简介：陈秀云（1978-），女，汉族，广东从化人，广州大学档案馆馆员，研究方向：档案管理。