基于用户需求探讨档案资源的开发利用

王丹

摘要：本文以用户需求为出发点，以建立个性化的档案资源利用服务体系为落脚点，从交互作用角度对新时代档案资源的开发利用进行探讨分析。

关键词：用户需求;档案资源;开发利用

物联网、新媒体、云计算等新时代信息技术，给档案资源的开发与利用提供了科学便捷的技术支持、创新性的开发利用方式以及数字化管理服务平台，成为推动档案管理工作信息化、档案资源开发利用多元化的重要力量。用户需求是信息资源开发建设与利用服务的指向标，根据用户的学术、实际、普遍等利用需求指导档案资源的开发建设，最大限度的满足社会公众对档案信息资源和优质档案服务的需求。

一、大数据背景下档案资源的开发利用

大数据时代，档案信息资源开发利用过程中存在数据化处理深度不够、数字档案收集渠道较窄、档案数字化规模不大、数据关联度不高、后续开发手段单一等问题。从海量大数据中筛选有价值信息进行存档是档案者面对的挑战之一。传统开发利用档案资源的档案工作已经无法满足社会对档案资源的需求，从受众群体的档案资源利用需求出发，建立档案资源开发与利用的新格局，是现阶段档案资源开发利用面临的另一挑战。

1.档案信息化建设的需求。高速发展的新时代互联网、云计算等信息技术已广泛应用于生产生活实践，在档案管理工作中档案信息化建设的趋势愈发明显。一是大数据背景下，以纸质文书档案为主的时代已经过去了，数字档案已经成为主要的档案管理资源。二是档案收集整理方式的改变，在档案载体、档案的存储、档案资源的开发利用等方面，计算机技术逐步取代了手工加工。三是档案资源共享，档案事业的发展提出了档案利用服务便捷化、普惠化的目标要求，基于用户需求推进档案信息化建设，有针对性地实现档案资源开发利用的可获取性和实用性。

2.档案用户服务的需求。随着社会公众档案意识的提高，用户对档案资源开发利用的需求呈多元化发展趋势，一是档案用户主体多元化，档案用户不仅局限于党政、科研人员，而是表现出社会各阶层公众产生档案需求。二是档案内容需求多元化，用户显现出对科研、学籍、声像等不同类型档案的利用需求。三是服务利用方式的改变，首先，高速发展的互联网时代，使得人们在档案查询利用上希望通过网络即可获得。其次，新媒体时代，用户获取信息地方式朝着多元化、个性化、便捷化方向转变。

3.档案管理理念转变的需求。一是档案信息资源的开发利用体现出多角度、不同层次的特点，人事、科研、基建等多方面的档案资源在开发利用上具体要求不同，这要求档案管理模式朝多元化转变。二是信息化建设的推进使得档案管理向智能自动化模式转变，与传统人工收集整理档案资源的不同，档案信息资源在储存和传递上依赖电脑技术从而减少了人工工作，对档案管理工作提出了现代化的要求。三是满足人们日益增长的个性化服务需求以及对档案资源高质高效利用的需求，完善档案管理工作的服务机制，最终确保档案资源开发利用以人为本并服务社会。

二、基于用户需求探讨档案资源开发利用

档案信息服务交互平台在提供档案信息服务方面具有提供连续且完整的档案信息服务、提高档案信息资源的利用率、有利于对用户需求进行深度分析、满足档案用户的個性化需要等优势。

1. 优化档案馆藏，有效开发利用档案资源。有效开发档案资源，一方面在于丰富档案资源建立海量数据库，另一方面在于优化档案资源结构提高档案资源利用率。档案资源的有效开发是由档案馆的性质和任务决定的，其一，馆藏是档案建设的基础，其二，有限的保存空间和设备。

（1）建设大数据档案信息库。大数据档案信息库的建立，能有效实现档案资源的合理开发与高效率利用。信息化时代利用扫描、摄影等手段实现档案资源的数字化管理，档案部门按照数字化加工扫描以及增量电子化思路，采用多种形式和不同渠道开发利用档案信息资源，将文书、声像等电子档案资源的收集、分类整理以及存储利用等工作程序高度融合，提高了档案管理工作效率的同时，有效的实现了档案资源的高度共享。

（2）整合档案资源管理系统与办公自动化系统。现阶段，档案管理系统与办公自动化即OA（Office Automation）系统的整合是实现电子文件归档的重要方式，应用OA系统流转传阅电子公文能有效提高管理工作效率，有利于实现文档一体化管理、丰富档案信息资源以及提高档案管理部门的工作职能。档案管理系统与OA系统无缝对接，将电子文档数据通过接口程序移植到档案管理系统，不仅能优化人力、物力、财力等资源配置，而且能有效避免档案收集不完整的问题。

（3）结合用户档案利用数据进行查档需求预测。可通过精准数据分析档案利用者的显性需求和隐性需求，建立用户体验信息记录，对难以查到的档案、整理不完整的档案以及暂未归档的档案进行记录，重点收集整理利用率较高的档案，有选择性的开发档案资源，建立起数量与质量科学合理的馆藏结构，参考以往的档案利用时间分布经验，进行用户需求预测，提前做好工作安排，根据用户类型和档案类型提供个性化的精准服务，能有效提高档案利用服务质量。

2.加强宣传工作，引导档案资源开发利用。新媒体技术下的信息传播凸显用户实时交流的独有特点，与传统单向传播方式的不同，借助新媒体平台扩宽档案工作宣传渠道，通过直接的评论或者转发分享，表现出用户更大的参与性以及对档案工作的反馈作用。

（1） 加强档案宣传工作，散发档案文化魅力。档案是知识、信息、历史文化的一种载体，其本身就是一种文化，档案文化资源的开发与利用是档案建设事业重要的一部分，通过建立档案文化信息库、编辑档案史料、举办档案展览、借助网络媒体等形式展现档案文化魅力。运用微信、微博、移动客户端等新型媒体从广度和深度上强化档案宣传工作，以更多元的方式满足社会公众获取信息的需求，打破时间与空间的局限性，用户通过平台实时关注、评论转发档案工作动态，极大的调动了社会公众的参与性和交互性。

（2）学习利用者心理行为，指导档案服务利用。档案最终价值通过档案利用者利用档案体现，学习档案利用者利用档案的动机和利用档案过程中的心理行为特点，直接或间接关系到档案服务利用工作的质量。利用者查档经验的不足、利用者个性差异、利用者对档案利用接待人员的依赖、查档环境等都能影响到档案利用者的心理行为活动。一方面简化档案利用手续、优化查档环境、档案利用接待者的微笑服务，另一方面通过学习利用者心理行为特点转变工作作风等能有效提供档案利用精准服务。

（3） 激发社会公众意识，增强档案资源开发利用率。调动社会公众对档案资源的开发与利用的积极性，其一，发布对用户生产生活有价值的信息，加深社会公众对档案本身、查档利用办事流程、档案规章制度、档案文化等方面的了解程度，使用户对档案资源产生兴趣。其二，激发社会公众对管档、查档的档案意识，依托新媒体技术交互性平台，采集社会公众对档案资源开发与利用方面的建议与意见，指导档案信息资源的特色管理服务工作。

3 .提高用户交互，实现档案资源开发利用。转变档案资源开发利用的理念和工作作风，有选择的融合新媒体系统，利用在线服务平台加强与档案利用注册用户的交流互动，全面了解档案利用者的档案资源需求，对档案信息资源的开发利用起重要作用。

（1） 构建服务平台，推进档案信息化建设。当前，利用微信公众号、OA系统、医疗信息平台等应用交互性平台提供信息服务得到了大众的认可。构建用户体验满意度高的档案数字化服务平台，远程利用者通过交互性在线服务平台申请查阅档案，使查档者不受时间和地点限制满足用档需求，进而提高了档案信息资源的利用率。同时，在线服务系统将记录所有档案利用需求者在利用档案过程中的全部信息，通过深入分析这些数据能对档案资源开发利用的管理工作提供建设性依据。

（2） 融合媒体系统，实现档案资源开发利用。社交媒体的高度发展，为档案事业资源开发利用带来了新的思路和发展机遇，社交媒体承载的信息量大、获取信息便捷简单。慕课平台的优秀教学视频，学生参加活动获得奖励的新闻报道等信息资源，成为开发利用档案资源的特色工作方式。档案单位可建立自己的微信公众号，充分发挥微信公众号媒体平台的咨询功能、信息推送功能、档案检索功能、预约查询功能等优势。将社交媒体平台打造成档案单位与用户之间的交互媒介，满足用户的经济性、高效性、愉悦性等心理需求。同时，分析用户需求以及用户反馈的建议，填补档案资源开发利用的缺口。

（3）转变工作作风，培养复合型档案人才。线上线下开展档案资源开发与服务利用工作，对用户而言无疑提供了极大的便利，但对档案工作者而言，工作复杂性增强，时间线延长，提高了既要熟悉档案管理业务又要掌握计算机信息技术的专业性要求，档案工作人员在线与用户沟通互动时，提倡诚信廉洁、微笑文明的工作作风，搭建起与档案利用用户之间的沟通桥梁，为用户提供个性化的档案服务。

三、关于身份识别以及信息安全的思考

从用户需求出发，建立社交媒体交互平台开展档案资源开发利用服务工作，一方面需要解决身份识别的问题，另一方面需要谨慎对待信息安全问题。一是可以进行“人证合一”的身份认证，对查档者本人进行身份证认证识别、人脸拍照识别、以及档案数据信息比对识别等核对认证，确保查档者是本人。二是从软件、硬件等方面构建系统安全防护与风险抵御，同时加密并备份数据库信息，确保档案数据信息的安全。三是强化安全管理机制，提高档案工作人员的安全意识，从物防、人防、技防等角度构建实体物理安全、系统运行安全以及数据信息安全的防御体系。

参考文献：

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