医院文书档案质量管理PDCA理论应用研究

摘 要：医院的文书档案管理一直是医院档案管理中的重要组成部分，随着我国医疗卫生事业的蓬勃发展和医疗卫生制度改革的逐步深入，文书档案工作效率需要进一步改进和提升。本文介绍了医院文书档案在管理过程中出现的问题，并提出了运用PDCA理论来帮助医院实现文书档案质量管理水平的全面提升，进而为医院的健康发展提供良好的支撑。

关键词：医院;文书档案;质量管理;PDCA;應用

医院的档案类别有很多，如文书档案、会计档案、科技档案、业务档案等。医院的文书档案指的是医院在公共卫生服务和医疗服务中产生的原始记录。主要包括：党群、宣传类，综合类，组织人事类，劳动工资类，基建、设备、财务类，医疗、行政类和其他类。

医院文书档案在内容上具有专业性，在管理上具有综合性。而由于文书档案具有与其他档案不一样的特点，因此，在保存和管理过程中具有阶段性和相对的保密性。作为医院的管理者和档案管理的从业人员，应该认识到文书档案对于医院发展的重要价值和特殊意义，它是医院管理和发展历程的见证，是解决医院各类纠纷问题的重要凭证，它能够成为领导决策的重要参考，也可以为临床研究提供数据支撑。然而，在医院文书档案管理过程中却仍然存在一些问题亟待解决。

一、医院文书档案管理过程中存在的问题

虽然文书档案是医院档案的重要组成部分，对医院的历史和前途都有着非常重要的作用和意义，但在管理过程中，仍然存在着一些问题有待改进。

1.对文书档案管理的重视程度不足。文书档案只是医院众多类别档案中的一种，一些医院只重视与病例有关的业务档案，对于文书档案的重视程度不足，因此有疏于管理的现象。档案的管理在一定程度上能反映出医院的管理水平，有些医院从上层领导开始就没有把文书档案管理和档案部门的建设放在重要位置上，因此对于档案部门的投入普遍不足，年预算中经常把档案的建设和需求放在最后。而有些医院由于客观条件限制，存放文书档案的空间不够，有些存放档案的地方甚至出现潮湿、偏僻等档案管理的大忌，档案的安全无法得到保证。

2.对文书档案管理的制度建设不健全。医院的文书档案的管理制度建设无法跟上医院的发展脚步。部分医院的科室在收悉上级下发的文件或其他档案材料时，不能做到及时归档整理，甚至有时为了查询应用方便，就放置于本科室内，未能按照档案管理的相关规定执行。医院本身的档案管理制度不健全会导致文书档案的散乱、丢失。

3.文书档案管理的信息化程度不高。传统的文书档案都是纸质档案，并且在查询上使用的是人工翻找，这样的方式效率低，还占用了人员。虽然随着信息技术的发展，越来越多的医院都采用了现代化的信息手段进行档案的管理，然而，之前保存的纸质档案依然没有全部影像化转为电子档案，在需要查询的时候依然需要占用大量的人力，而且速度慢、效率低。此外，不少医院的档案管理设备还未到位，档案的信息化建设程度堪忧。

4.文书档案的管理人员专业性不强。文书档案的管理人员多为办公室的行政人员，而这些人员基本上都不是专职从事档案工作的，而且没有进行过系统的档案专业知识学习，对档案管理制度的了解程度有限，且档案意识还不够。甚至有些医院的专门负责文书档案的档案部门人员都是非专业化出身，对档案管理认识还停留在“简单、不是技术活儿、谁都能干”的观念上，专业性较弱，再加上培训制度和培训教育跟不上，导致档案管理队伍的专业化水平亟待提升。

二、PDCA理论概述

PDCA循环又称戴明环，它是有“统计质量控制之父”之称的著名统计学家休哈特首先提出的，后由管理学家戴明采纳、宣传，获得普及。它是全面质量管理的思想基础和方法依据，是一个使质量持续改进的模型。PDCA循环包含4个步骤P（plan）计划、D（do）执行、C（check）检查、A（action）处理，这4个步骤循环往复，周而复始，最终达到促进和优化质量管理的目标。其中P阶段指的是工作计划和目标的确定;D阶段为具体开始按照P阶段的计划开始运行;C阶段为总结执行计划的结果，分析问题，明确效果;A阶段为行动改进，对C阶段产生的效果进行处理，好的经验持续推广，失败的教训进入下一个循环持续改进。

三、PDCA理论在医院文书档案质量管理中的探索应用

为了能够改善和提升医院文书档案的管理质量，提升工作效率，更好地为医院、医生、病患等相关人员服务，本研究利用全面质量管理中的质量持续改进模型——戴明环，来尝试解决相关问题，保证文书档案的管理质量，增强医院档案的管理水平。

1.P阶段。第一阶段为P（计划）阶段。通过对目前医院文书档案管理过程中出现问题的分析，可以发现问题集中在观念、制度、技术、人员4个方面。因此，在制定解决方案时要从这4个方面入手。第一，要在观念上予以重视，加大投入。第二，要结合医院实际情况，对相关制度进行完善，保障工作人员在工作中有法可依、有章可循。第三，要加强信息化建设，尽可能完善电子档案，为有需要的人员方便快速获取档案提供保证。第四，要建设专业化的档案管理队伍。

2.D阶段。在重视程度上，医院要开展档案管理会议，从管理层到工作人员都必须认真学习档案管理的相关法律法规和文献资料，加强对档案特别是文书档案管理的重视程度。建立档案意识，培养档案管理的习惯，将档案管理也纳入到医院所有工作人员的工作事项和岗位职责中，从而形成全员都参与到文书档案管理的工作氛围。医院要在人、财、物上为档案管理部门配备齐全，切实将档案管理纳入医院重点建设项目中。加大对于文书档案管理的专项投入力度，改善档案管理环境，增强软硬件设施的改进和提升，加快档案信息化进程。

在制度建设上，要切实结合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《电子档案管理办法》《国家行政机关公文处理办法》等与文书档案管理有关的法律法规条文，制定符合本院实际的档案制度体系，进一步规范文书档案管理与流程操作，使之更加规范化、制度化、标准化。同时，还要及时规范文书档案的存储类别，哪些哪类档案需要及时归档，如何归档，责任人是谁，都要在档案管理责任制中体现出来，细化每个职责，切实落实制度要求，以此提升档案管理效率。

在信息技术上，及时配备电脑、扫描仪等仪器，尽快完成电子档案的录入和整理，将能够转化为电子文档的文书档案在短时间内全部转化为电子档案。对没有转化为电子档案的文书档案要妥善保管，同时实现纸质档案与电子档案的双轨制运行，保证文书档案的存档安全。要依靠信息技术建立档案管理平台，在对文书档案加强管理的同时，提升医院整体的档案管理技术水平。此外，要特别注重对档案管理技术方面的创新和新技术的应用。尤其是在大数据技术蓬勃发展的今天，要让医院的文书档案“活起来”，切实发挥应有的作用和价值，要关注并不断引入最新的档案管理技术，如“区块链+量子加密”技术，对需要进行保密的文件进行加密，保证档案信息安全。

在人员队伍上，要做到“进人才、重培养”。对从事档案管理的人员要求具有档案管理专业背景，并实行专业化管理，同时在引进档案管理专业人员的基础上，更要重视本院专兼职档案人员的培养和培训，定期举办培训课程或讲座，让他们了解并认识到档案工作的必要性，提升他们的政治觉悟、专业能力和技术水平，从而加强档案队伍的整体实力和综合素质。

3.C阶段。在按照D阶段进行完毕之后，医院要组成专门的检查小组，对档案管理工作，特别是文书档案管理提升的成效进行调研和分析，搜集第一手的资料进行整理，总结经验的同时提出在该阶段过程中发现的新问题，准备进入下一阶段中。

4.A阶段。在这一阶段中，医院要对之前明确的新问题进行解决，好的经验总结推广，待解决的问题寻求解决途径，做好计划，随时进入下一个新的循环，周而复始，直至所有问题都被解决。

在PDCA循环中，医院文书档案管理质量改善和提升过程将会变得非常清晰，医院的管理人员能够非常明显地感受到文书档案管理水平的增强。通过PDCA循环，医院能够达到检验文书档案管理过程中出现的问题，并及时地加以解决的目的，總结经验教训，持续应用该循环进行改进提升，同时引入新技术，加强档案整理、档案数字化加工的速度和水平，提升档案管理效果。

四、结束语

卫生部将档案管理晋级达标作为医院等级评审申报的必要条件，由此可见档案管理工作的重要性。而医院的文书档案由于保留着医院重要的历史记录和临床科研记录，所以它在一定程度上能够反应医院的历史文化和运营情况。通过将PDCA循环引入到医院文书档案管理中，解决医院文书档案管理混乱的情况，这对于医院提升综合管理能力和管理科学化、规范化是大有裨益的。特别要在这个过程中重视并加强档案信息化建设，突破档案管理瓶颈，挖掘文书档案的内在价值，充分发挥文书档案应有的作用，切实为医院的综合管理水平提升提供帮助。此外，在大的PDCA循环的每个阶段还可进行小型的PDCA循环，进一步细化文书档案管理的流程，解决一些细节问题，从各个部分持续提升文书档案管理的专业化程度、办事效率和利用率。

参考文献：

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[3]许爱德，苗翠玲，潘晓枫.PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用[J].中国农村卫生，2013（12）：45-46.

作者简介：葛成霞（1979-），女，汉，籍贯：山东滨州市，本科学历，馆员，办公室主任，研究方向：档案管理。