浅析城建企业基建档案管理问题及对策分析

曾玲

摘 要：基建工程档案作为单位档案的重要组成部分，反映的是真实存在的建设管理工作，基建档案管理妥善与否直接影响着单位产业的发展。为此，各单位特别是承担城市基础设施建设的城建企业必须要采取有效措施，做好基建档案管理工作，以提升基建工程的建设水平。通过分析如今基建单位档案管理信息化建设进程中的不足之处，分别从机构建设、人员技能、体系完善、服务理念等多个维度出发，提出有利于单位内基建档案管理建设发展的合理性策略。

关键词：基建档案管理；信息化建设；工程项目建设

1 前言

对于基建单位和项目来说，整个档案涉及内容十分广泛，其中有项目立项、审核、批准、前期侦查、施工预案、落实、竣工以及验收等，一整个项目从无到有的全部资料，形式多种多样，文字、图片还有影像等。基建项目档案对于资料的完整性、真实性要求极高，是整个项目开展的关键性资料。

2 加强基建档案管理工作的重要意义

1）保证工程创先争优。作为社会热点，基建项目的进度、安全性、服务性等都受到社会大众的喜爱，而整个基建档案管理工作是基建项目全部记录的关键，对于现阶段基建发展和未来性建设都有十分重要的作用。尤其一些重点项目工程，在进行竣工验收，国家优质工程评级评奖阶段，参建项目的档案统筹与管理工作就是参评的第一道防线，档案管理人员要参与项目的竣工验收工作。

2）提高企业工程质量。一定程度上来说，基建工程档案就是城建工程的纸质版统筹，可以从时间、任务、起源、进度等具体数据、信息等方面提供比较真实准确的信息，切实的反馈整个基建工程的进度建设过程以及项目的建设实体，一整套比较严谨、全面、详实的基建档案能够为该项目工程在投产以后的各项工作做好在数据、资料等方面的支持与帮助。考虑到整个基建档案的储备、建档、存档与归档等档案数据资料管理，是能够贯穿该基建项目的全部过程，可以相对真实的反馈该项目的进度与质量。工程人员通过不断健全基建档案的人员管理，各项材料整合制度等，重点落实各项管理规定，实现基建项目落实的标准正规化。

3 基建档案管理存在的问题

档案管理工作，就是通过将各类信息进行整理、分类、储存并分析的一个过程，有助于提高信息的安全有效，并能够为其余工作提供纸质版证据；因此健全档案管理体系，可以将人员管理井井有条，为人事变动和招聘等工作提供后期数据支持和信息保障，对于未来发展而言至关重要。目前很多基建项目也在逐渐重视档案管理的重要性，在日常工作中，以实践行动落实基建工作的档案整合，为未来的基建事业发展提供数据资料支持。

1）企业内基建档案管理意识薄弱。施工单位过多的重视经济效益，或者工期进度等，不够重视基建项目的档案建设和完备工作，导致一系列问题产生，例很多的档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时难以有效保存，还有图物不符或缺少图章签字的情况，以上因素导致基建档案的整理和归档和工程建设的实际进度不一致。

2）档案人员综合素质不强。由于目前基建项目考虑到人员成本等隐性成本，在单位内部档案管理负责人大多是由临近退休人员等进行后勤维护与管理工作，这些人大多不具备学习能力和创新意识，所以不利于档案管理工作的创新，很难实现与时代接轨。大多工作人员对于档案管理的认识不足，就是简单的收集整合工作，所以导致基建工作的档案管理不健全，不稳定很多资料不满足真实需求。

3）基建工程档案管理模式相对陈旧。很多基建单位的档案管理工作目前仍然采取比较传统的人工模式，考虑到工程参建单位的数量比较多，但是整个档案管理的工作标准并没有统一，很多基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作很难及时落实，导致基建档案质量大多不具备归档的资质，要么格式要么内容不规范，使得档案管理工作难以正常开展。

4）基建档案管理体制不健全。在城建单位，考虑到人员成本等因素，并有设定专门的档案资料管理科室，在相关人员配置方面并不健全，很多与档案管理相关的基础设施（档案盒、档案柜、档案资料、档案保存软件等）都不健全，所以系统化的档案管理工作只是处于书面的阶段。

4 加强基建工程档案管理的具体措施

1）加大重视程度，完备档案管理制度。各个城市建设管理单位部门要从单位内部形成一种重视档案管理的组织文化，在具体运行实践过程中身体力行去提高档案管理的落实力度，成立档案科，并设有专门的人员定期进行整合和更新，保证基建档案信息的真实有效性，懂得争取足够的经费和技术投入；提高中高层领导对于档案管理的重视程度，加大在各种大小会议中的档案管理宣传力度，将事务性工作与管理实践充分结合。一方面，工程建设单位重视档案管理工作，聘用专业的档案管理人员，落实档案基建管理工作的力度。整个基建项目的档案管理，出具所需要整合的档案信息的汇编资料，其次对于各种资料的存储和收集标准进行统一规范，另一方面，能够借助于大数据时代要求，运用软件等方式，提高档案资料的时效性、存储长期有效性等。

2）落实基建工程档案的管理各项工作。各个基建项目的档案整合工作，大多分为基建档案前期工作、各项目具体进度、项目检查、竣工验收等多个步骤。能够将很多基建单位的方案管理工作正式的纳入基建项目的编制中，档案管理作为基建项目落实的后备力量，需要提高对于基建项目档案管理的重视程度。档案资料的整理是需要贯穿整个基建项目的全过程的，从项目的立项、落实、修改更正到后期的项目执行、竣工、验收等，都需要能够登记在册。

一方面，加大资金投入力度，完善设备的武装程度，安装省档案局推广的琼兰档案管理系统，全力支持档案管理信息化建设工作；另一方面，提高信息技术技能提高，净化网络环境，提高信息的安全性；综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，通过系统分析各项城市基础设施和道路建设的进度、安全性和后续风险评估，提高存储机构的信息保密度。

3）加强基建档案管理人员的业务培训。注重提高档案管理人员的综合素质和职业修养，健全的人才梯队建设是基建项目档案管理不断发展的根本渠道。各参建单位要积极组织档案人员参加省档案培训中心举办的《全省档案业务工作岗位培训班》等课程，实现员工基本档案信息整合工作标准化。提高组织内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，招聘档案管理人员，可以通过针对学历、经历、素养、年龄等多项指标进行选拔，提高入职门槛，进而提升城建单位内档案管理人員的专业素质；进行相互交流，组织开展培训等管理技能模式，设定科学的考核指标，采取360绩效考核的方式，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性。

5 结束语

企业档案是企业发展奋斗的结晶，对城建企业而言，只有加强基建档案管理，才能更好地作用于企业的长远发展。针对市政道路建设单位而言，能够充分借助大数据优势，运用软件，云空间等形式，将城市基础设施建设的基本情况进行实施存档，构建一套针对性强、极具细节性、时效性高的基建档案管理系统，能够为我国城市化建设进程进行详实记录，同时能够加快我国的基建档案管理进程，实现信息资源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存储和应用。

参考文献

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