医院办公室档案管理工作的优化对策分析

查鹏

摘 要：现阶段，新一轮的医疗体制改革正在不断推进，医院日常管理方面的优化改革也已经逐渐得到了人们的关注。档案管理是医院办公室业务中非常有代表性的一部分工作，对其进行优化改革能够帮助医院保存下这部分宝贵的历史信息资料，并有针对性的开展其优化利用。值得注意的是当前个别医院仍没有认识到办公室档案管理工作的重要性，因此各项管理策略、制度的推进落实情况也一直处于相对松散的状态，所以需对其进行优化改革。

关键词：医院；办公室；档案管理；问题；优化策略

医院必须要加强自身管理，才可以促进现代医疗事业的发展，进而帮助更多的患者解除病痛。而优化档案管理则是医院强化自身管理的起点，档案是记录医院真实发展历程中经历的客观事實的资料，对其中的内容进行分析、汇总、整理也能够避免在今后的发展中出现同样的错误，进而为病患制定出更具针对性的治疗方案。“医改”背景下，这方面的改革对于实现医院的转型发展、提升其综合实力能够产生积极地推动作用，对此需摆正认识。

1 现阶段医院档案管理工作中存在的问题

首先是工作人员档案管理意识薄弱，管理水平较低的问题。因为院领导对这部分工作的忽视，所以医院档案管理人员同样没有对档案管理工作的重要性建立起清晰、准确的认识。大多数情况下，他们只是在被动的完成上级领导安排的各项工作任务，所以并没有对档案管理投入应有的积极性。因此医院内的档案资料也没有得到合理、有序的开发利用，由此而造成的资源浪费需要在今后的工作中制定相应的措施加以解决。结合实际工作现状分析，眼下很多医院都没有在档案管理工作中做到“专人专用”，说到底还是因为认识不充分。因为认识不充分，所以便在招聘环节放低了档案管理人员的准入门槛，以至于很多工作人员都没有经过系统的培训便被安排到了相关工作岗位之上。[1]

其次是档案利用率不高的问题。单从档案管理的角度着手分析，纸质档案非常容易损毁，而且保存管理中需要占用大量的空间、整理修复困难，以上因素在很大程度上影响到了档案资料的利用效率。但如果采用数字化管理，必须要购入相应的设备并招聘专门的技术维护人员，对绝大部分医院来说，相关设备的资金投入都是难以承受的。所以选择什么样的档案管理储存形式便成为了让无数院领导头痛的问题。而大方向把握不准确，档案资料的利用率必将会受到影响。

最后是办公室档案管理制度尚不完善的问题。现如今，部分医院仍未对档案资料的立卷归放、存放以及开发利用等工作建立起系统、完善的管理制度，这便使现有的办公室档案管理体系出现了漏洞。虽说个别医院在这一环节的实践改革中已走在了其他医院前面，即管理制度已相对完善。但因为缺乏必要的监督、约束措施，因此各项工作仍未得到切实有效的落实。近些年，国内医疗事业已经进入了稳步发展的新阶段，因此医院档案的种类与数量均在不断上升，但由于管理制度不完善造成的科研、原始医疗数据丢失的问题也在频频发生，已经在很大程度上制约了国内医疗事业的发展脚步。再者，因为管理机制不完善，所以很多时候即便出现问题基层工作人员也经常会相互推诿责任，今后工作中需对其给予足够的重视。要营造出健康、积极、正面的档案管理氛围，才可以顺利促进其优化改革。

2 医院办公室档案管理工作的优化对策

2.1 更新档案管理意识，提高档案管理人员的业务水准

实际工作中，首先应转变医院办公室档案管理人员对这部分工作的认识，之后再更新其档案管理意识，才可以为后续各项改革措施的推进落实打好基础。院方可以尝试从思想道德素质以及业务水平这两个方面着手展开优化实践，进而构建起富有时代特色的档案管理团队。第一步要提高档案管理人员对这部分工作的重视程度，之后才可以进一步培养其工作积极性。其次要着重强化档案管理人员的安全意识。例如在天气干燥的前提下要做好防火措施，而在梅雨季节到来时则应当做好防潮措施，在医院非工作时间还需要加强巡逻，以做好档案资料的防盗工作。当然上述措施主要是围绕着纸质档案展开的。如果医院采用的是数字化档案管理系统，就需要从设备运行以及网络安全防护这两个方面着手进行安全防护改革，尤其要重视黑客以及木马病毒的防范管理，从而提升医院办公室档案管理的安全性。[2]此外，档案管理人员还应当按流程完成档案的取用、归档工作，避免资料的人为流失。

面对全新的工作形势，医院要做好档案管理人员的人才培养工作，应当定期组织相关主题的培训活动，提高档案管理人员的业务水准。医院办公室档案管理工作中涉及到的档案种类非常繁杂，因此相关的人才培训培养活动也应当从不同的岗位性质、职责入手。要通过培训活动教给其专业的管理技巧，帮助其提高工作效率。为保证培训效果，这方面的培训应当在目标清晰、内容明确的条件下展开。

2.2 全方位开发利用办公室档案资料

全方位开发利用办公室档案资料可以解决档案资料利用效率低的问题，进而使其在医院日常管理中发挥出应有的作用并推动科研及医疗事业的发展。具体来说，档案管理人员在完成档案整理、归档的基础上还需要进一步挖掘其中的信息价值，并根据档案内容编制快速检索系统。此外，还需要针对开发利用过后的档案资料做好信息反馈工作，以判断哪些档案是有效的并可以为医院医疗及科研工作提供相应的支持作用。[3]之后便可以以此为参考进行档案资料的汇总整理，从而全面提升档案的利用效率。以上述工作为基础，在条件允许的情况下需要加强与同类型医院的沟通交流，并开展相应的资源共享实践，这将为医院办公室档案管理工作的优化改革带来一系列新思路。

2.3 构建完善的档案管理制度

科学严谨的档案管理制度是对其进行优化改革的关键。实际工作中，我们需要根据医院档案管理工作的实际需求构建起完善的档案管理制度。其中主要包括档案搜集整理、归档以及借阅制度，如此才能够实现医院档案资料的集中管理。为保证制度可以得到切实有效的落实，应将其与院内医护人员的绩效考核联系在一起，以达到“明确责任，加强管理”的效果。再者，在完善的管理制度的约束下，我们也可以及时发现各项工作推进落实中暴露出的问题，之后以解决问题为起点推进其优化改革可以为档案管理工作创造出新局面。

3 总结

档案管理是医院日常运营管理中非常具有代表性的一部分工作，尤其在新医改逐步深入的背景下，我们更需要正确认识这部分工作的重要性并解决好其中存在的问题的基础上推进其优化改革。以上笔者以实际工作经验为切入点对此类问题进行了分析探究，希望对进一步推进相关工作的优化落实有所启示。

参考文献

[1]刘栋艳.试论基层医院办公室档案管理[J].办公室业务，2019（08）：141.

[2]林薇.提升医院办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2019（03）：128.

[3]党志蔚.医院办公室档案管理工作的优化方法分析与讨论[J].办公室业务，2017（19）：120.