网络环境下档案信息资源开发利用中的问题及对策探讨

赖春艳

摘 要：档案是记录个人、团体、企业成长与发展的宝贵财富，最大限度地开发档案信息资源能够为企业的生产活动和未来发展提供助力，同时也是档案管理工作的最终目的。如何开发档案信息资源，提高档案利用效率，为企业制定未来发展战略、研究新型生产技术提供有力的支持，则是档案管理工作者应该重点分析的问题。本文则通过阐述网络环境下档案信息资源开发利用工作，提出了目前档案管理过程中存在的问题，并针对这些问题提出了解决对策，为我国档案信息资源管理及开发利用提供借鉴与参考。

关键词：网络环境；档案信息；资源开发；利用；对策

目前，信息已经和能源、材料一同成为影响企业及社会发展的重要因素。档案通过记录历史真实情况，为人类后续发展提供了宝贵的材料。随着信息技术及互联网技术的发展，档案存储模式也由过去实物存储模式转变为数据存储模式，存储空间大大缩小，管理效率大大提高，人们对信息的存储与调用也变得越来越方便，互联网化的档案存储已经成为提高人们工作效率的重要手段。但是，如何利用网络技术，加深档案信息资源的开发深度，保证信息资源安全性，则成为我们档案管理人员应该重点讨论的课题。

1 网络环境下档案信息资源开发的特点

1.1 档案信息资源开发利用的措施发生变化

档案信息资源开发就是通过将档案信息进行科学的整理归纳，构建成结构清晰完整的档案信息库，让信息调用者能够快速准确地找到所需的信息，并对信息进行加工处理，对未来的工作提供参考资料及信息助力。目前，网络化的信息管理模式通过融合计算机技术、多媒体技术，形成了功能强大、信息库容量大的档案信息管理系统；该系统的设计与开发，在很大程度上为档案信息资源的开发提供了有利条件。档案管理人员也通过完善系统功能等手段，加快了信息的流动速度。另外，信息存储方式也从过去的纸质馆藏转变为云端存储，信息使用者可以通过信息调用终端，实现远程信息调用，让大家足不出户就能利用千里之外的档案信息。总的来说，档案信息资源开发利用，从过去要到信息源所在地翻阅纸质档案的信息利用形式，转变为以网络线路、信息调阅终端为工具，远程调用电子档案数据的信息利用形式。很多网络档案信息库，除了能提供在线阅览的功能，还能满足使用者下载档案、存储备份档案、在线修改档案的功能。

1.2 档案信息资源开发利用者发生变化

互联网技术的发展扩展了人们获取信息的渠道以及范围，打破了时间和空间上的限制，让信息远程共享成为了可能。传统档案信息管理模式需要投入大量的人力物力，档案馆或资料馆等信息管理单位很难有条件能给信息查阅者提供低价或免费的档案登记、查询服务，高昂的信息查询费或档案馆会员证办理费，将经济能力较差的信息利用群体拒之门外，档案信息得不到充分利用。档案信息的电子化存储方式的运用，大大降低了档案管理成本，很多档案库也愿意为群众提供低价甚至免费的信息服务，这种转变大大降低了信息利用的门槛，扩大了档案信息的面对人群，信息的流动性得到提升，越来越多的人能够利用云端或互联网上存储的信息扩宽视野，为社会发展提供助力。在当今社会，只要你能够利用互联网设备及互联网资源查询资料，就有机会通过利用档案信息创造价值。而目前我国掌握互联网使用方法的人群也在不断扩大，档案信息资源开发利用者群体也随之扩大[1]。

1.3 档案信息资源开发利用速度得到有效提升

传统的檔案管理制度中，立卷、归档都是重要的档案管理内容，互联网技术、云计算技术的发展，档案管理者只需在提前设计好的档案管理系统中，按照一步步的指引，将档案信息准确地填写进去，就可以完成档案的编辑与存档工作；档案的查找也可以通过档案管理系统的检索功能将所需的资料快速调阅出来。另外，如果档案管理系统开发人员能够提前设计好档案分类结构，也将在很大程度上提升档案的存档速率，帮助信息调阅者快速找到所需的资料，可见，网络技术的应用让档案信息资源开发利用速度得到了有效提升。

1.4 档案信息资源共建工作依赖计算机网络管理

网络技术的发展将世界“缩小”成“地球村”。所以，各个档案馆之间也可以将馆藏档案转换为电子档案，并通过构建网上档案库实现档案馆之间的信息共享；如果能有国家的政策支持，完全可以将各级档案馆通过互联网练习起来，构建一个庞大的信息共享库，从而让各个档案馆形成优势互补的关系。但是，这种信息共享库，在很大程度上依赖计算机技术人员的专业能力，并需要安排专人对信息系统进行维护管理，才能保证信息共享库的稳定运行。

2 企业档案信息资源开发利用中存在的问题

2.1 对档案信息资源价值缺少认同感

很多档案管理者并没有意识到档案信息资源存在的价值，也缺少整合优化网络档案信息管理系统的积极性，这就导致档案信息资源的整理优化不能满足社会的发展需要，即使有网络档案信息管理系统，其功能也不够完善，信息查阅调用过程也不够简便，从而进一步削弱了人们对档案信息资源开发利用的认同感。

2.2 档案信息资源共享理念缺乏创新

档案管理人员在传统管理模式的影响下，仍然信奉“内容唯一性”和“载体典型性”两种理念，在传统档案管理工作中“内容唯一性”和“载体典型性”的确体现了一个档案馆的档案质量和综合水平，但是在如今信息化网络化的时代，这往往阻碍了信息的传播和共享。所以，档案管理人员如何对管理理念进行创新，在继承优秀传统管理理念的同时，对档案信息资源共享系统进行创新，是需要首先讨论的问题。

2.3 档案信息开发利用意识薄弱

无论是档案管理者还是档案利用者，我国仍然有很多人没有形成良好的信息开发利用意识。这个问题就导致档案管理者不会主动对档案管理制度进行完善，认为将档案存储起来就是档案管理工作的全部，没有对档案管理系统中档案的调用、查阅等功能进行更新和完善；档案利用者没有意识到一段时间内的档案之间存在某些内在联系，没有通过查阅相关档案分析问题的习惯，这些问题都导致档案信息难以对眼前的工作提供帮助与支持，档案信息蕴含的价值得不到有效体现。另外，档案资源调用获取渠道过于单一，也影响了档案利用者调用档案的速度[2]。

2.4 缺少资金的支持

馆藏信息数字化以及信息数据库的建设与使用，需要聘请专业的档案管理人员以及网络技术人员提供支持，这些都离不开资金的支持。档案管理人员往往会由于信息技术水平及计算机水平欠佳，导致构建出的馆藏信息数据库存在各种各样的问题，很难在信息库中同时实现信息的调用、检索、更改等功能，影音资料的存储与调用也会存在一定的问题。另外，构建网络线路也需要大量的人力物力，由于我国各个地区之间的经济水平差异巨大，很多档案馆仍然难以建立起功能完善的信息数据库。

3 促进网络环境下档案信息资源开发利用发展的对策

3.1 对档案管理人员进行培训，加强其档案信息开发利用意识

通过培训，让管理人員能够意识到档案信息对于社会发展的重要意义，并让其接受科学系统的数字化档案管理技能培训，提高档案管理人员的网络技术、计算机技术、信息开发利用水平。鼓励档案管理人员对现有档案管理制度进行分析，并提出完善措施，让档案管理人员掌握档案分类管理基本原理，从而为后续构建结构科学完整的数字化档案管理系统奠定基础。

3.2 构建科学完善的信息数据库

档案信息资源共享是信息数据库的主要功能，各个档案管理部门应该根据自身特色建立科学完善的信息数据库，并不断完善信息数据库中的各项功能。传统档案工作中如著录、标引、分类表等信息可以通过改良和设计融入到信息数据库中，一方面能够降低档案信息管理模式转变对人们信息使用习惯的冲击，另外一方面是因为这些分类方式的确具有一定的可利用价值，能够帮助信息数据库设计者构建出科学完善的信息分类结构，从而有利于数据库投入使用后信息的录入和调阅。

信息数据库除了能调阅文字信息外，还建议设计者能够让数据库具备存储调阅影像资料、图片资料等功能，从而丰富信息库中的资料种类，提升数据库整体的利用价值。另外，交互功能能定位对于信息数据库的建立也有着十分重要的作用。

例如，天津档案馆中公众参与专栏的设计就在很大程度上加强了档案馆与群众之间的交流。在公众参与专栏中，包括政务信箱、咨询投诉、公众留言等功能，用户可以通过这些功能与档案馆管理人员进行沟通，并及时得到问题的答复；通过这个专栏，天津档案馆能够收到用户最真实的反馈，并根据这些反馈对档案信息库进行调整[3]。

3.3 重视信息安全，将档案进行分级处理

由于很多档案馆保存着关乎我国经济发展命脉的资料，这些资料的存储与查阅都需要由专人完成。所以，资料是否需要存储在信息数据库中，需要提前制定严格的档案分级规定，并按照这个规定管理档案，防止国家机密被不法分子窃取。对于某些设计我国国防军事内容的档案，不得以电子文档的形式进行存储，只能以纸质版资料的方式在特定的环境中查阅。这些方法都能够有效保证我国信息安全不受侵害。

4 总结

档案对记录社会发展、企业运转、个人经历有着重要的作用，除此之外，一些记录经典的文学著作、能够创造社会价值的科学技术的资料，也对我们的日常生活有着重要的影响。所以，档案的管理、开发、利用对于促进社会发展有着重要的意义。随着互联网技术与档案管理开发利用的融合，我们查阅档案资料的方式方法越来也多，信息利用效率也越来也高。作为档案管理者的我们，更应该通过分析档案管理现状，提升自身业务水平等方式，不断完善档案信息存储系统，为用户提供最为便捷的信息查阅服务。在提高档案信息开发利用水平的同时，我们还应该重视信息安全，防止不法分子窃取我国国防军事信息、能源分布信息等重要档案。

参考文献

[1]张昕苒.“互联网+”时代合肥市档案信息资源开发与利用研究[D].安徽大学，2018.

[2]周红军.网络环境下档案信息资源的开发与利用[J].机电兵船档案，2017（04）：92-94.

[3]杨洋.网络环境下档案信息资源开发利用的制约因素与对策[J].现代国企研究，2017（06）：138.