数字档案凭证服务关键问题分析

刘梦迪

摘 要：本文是针对档案及其数字档案的凭证服务展开了一定的研究与探讨。首先，要了解什么是数字档案，只有在对其有了基本的概念了解，我们才可进一步深层的去探究其来源与意义。其次，档案非常重要属性就是档案的凭证属性，那么，怎样才能保障数字档案凭证作用以及如何才能提高数字档案凭证服务水平成为了一个重要的问题。

关键词：数字档案 档案凭证 凭证服务

一、数字档案的概念

所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的历史记录。数字档案是一种新型档案。

二、关于档案的凭证属性

（一）档案属性的研究

档案具有属性，然而档案的重要属性就是档案的凭证属性，如果失去甚至没有了这一重要的属性，档案也就根本不可能存在了。

1、档案本身具有凭证的属性。凭证属性是档案之中比较明显的属性，由于“它可以作为查考、争辩、研究和处理问题的依据”，因此档案凭证已经非常常见。人们就是通过档案的凭证属性才对档案有了最初的认识。

2、形成档案的唯一对象物质来自于文件。档案是通过文件转化而来的，这可以从档案实践以及档案理论中发现，只有文件才可以转化成档案。据此可以推论和确定“能够形成档案的必定是文件”。从“档案的由来是通过文件的转变”的传统观点，获得“能够形成档案的必定是文件”的推论是非常重要的，因为通过以上推论我们可以排除，并将档案凭证属性的来源研究集中到“文件”这一点上。[1]

（二）档案整理给档案凭证属性带来的影响

由于文件转化为档案并不是一个自然的过程，所以不能确定档案整理是否能对文件的凭证属性产生变更影响。但根据档案整理的一些相关内容，档案人不会对文件本身有任何的修改，所以文件的属性不会因为整理档案被轻易改动。之所以在整理档案时要遵守这样不能随意改动文件的原则，是因为档案的凭证作用来源于文件，所以，只要维护住了文件的凭证属性，才能保持住档案的凭证作用，文件的凭证属性被破坏了就意味着档案凭证属性也跟着被破坏了，意味着其自身也就不存在了。

三、如何保证数字档案的凭证作用

（一）档案凭证作用实现的关键

档案具有凭证作用、借鉴作用和参考作用。档案的本质特征具有真实性，其凭证作用也就在此显现出来。在过去，纸质档案、胶片档案和其他一些实物档案都具有凭证作用，在如今也并没有断开而是继续沿用；而以电子形态表现的数字档案则被定性为没有凭证作用。为什么数字档案不被认同和采纳呢，关键在于它的易改性。那么解决数字档案易改性也就成为实现档案凭证服务作用的关键中的关键了。

（二）保证实现数字档案凭证作用的方法

1.技术方面。随着计算机安全管理技术的发展，很大程度上解决了档案存储的空间问题。彩色全息扫描这门技术，能够保证档案的原始性和真实性的同时，也保证了档案的权威性。根据利用者的需求， 通过彩色打印机将其还原， 再把档案盖上章并签上接待人的姓名、日期， 这些措施的利用保证了档案的真实性， 自然，档案的凭证作用也就能够实现了。

2.安全管理方面。安全问题则是数字化档案的另外一个重要的问题。如果想要实现档案信息的网络化，那么就一定要保障档案管理方面的安全问题。因此， 档案安全管理是档案能够被利用以及实现档案凭证作用的关键所在。

四、怎样才能提高数字档案凭证服务水平

（一）数字档案凭证服务工作目前存在的弊端

1.数字档案凭证服务内容缺乏和档案需求的提高之间的矛盾。隨着市场经济的发展以及社会发展的多元化，档案利用者比过去要增加了很多，人们对信息需求量的增加以及对档案信息提出的要求，使得人们迫切的想要更加深入的了解政治以及经济方面的信息。档案服务工作如今已经发展成熟，但是数字档案服务还处于初始阶段，它的形式不先进并且不多元，不能够满足大众的需求；一些档案的目录大多数只有条目，并没有说明文字和图片，导致查询的人只能找到线索而且浪费了大量的时间，降低了效率，给利用者带来了非常大的不便。数字档案服务的这些不便，也大大影响了数字档案凭证服务的效率。

2.档案凭证服务技术力量薄弱。数字档案服务的工作人员受到了前所未有的挑战。工作人员不但要做好业务还要懂得自己所从事的专业知识，这样数字档案的服务工作才可以做好，才能够发挥数字档案的功能。目前档案工作人员的数字化档案方面的专业素养还不够，尽管他们多多少少地经过了培训，但由于还是缺少系统的专业知识以及技能训练，在技术操作方面还是差强人意。

3.数字档案凭证服务工作资金的问题。想要要做好数字档案凭证服务工作，一定要配置好相关的配备。但是像设备这类产品也是需要不少的资金的。目前有些经济不发达地区，根本开展不起来数字档案服务工作，这些地区不可能像经济发达地区一样把数字档案服务工作进行的比较到位，所以，缺少资金使得这些不发达地区无法顺利开展数字档案凭证服务。还有些部门虽然实现了数字档案馆，但是硬件和软件设施不配套，数字档案服务工作跟不上节奏。

（二）提高数字档案凭证服务水平的对策

1.强宣传，增加经费以及提高技术。目前数字档案凭证服务工作发展不稳定，需要档案部门给予适当的宣传，并努力争取得到资金的支持，要使数字档案凭证服务工作发展得更好，档案馆也要加入其中，多为自己筹得资金，如档案部门可利用馆藏资源，给予在校师生有偿的服的，既方便了师生群体也为自己增加了收入。例如：为学生们拍照和归档；为学生进行毕业证书翻译；帮助老师编辑书本等进行有偿服务。 [2]只有在资金的帮助下，数字档案凭证服务才可以顺利的展开。

2.加强数字档案凭证服务的人员合作与交流。绝大部分的档案工作人员很少会聚在一起进行系统的学习，甚至两个不相关的部门之间交流也不会很多，但不管怎样，一定要做好档案人员之间的交流。只有档案工作人员之间默契高了，专业素养更好了，数字档案凭证服务工作才能更加顺利的进展。

3.建立以大众为中心的体系。数字档案凭证服务的优点是网络可以为其提供服务，档案部门可以因此建立以利用者为中心的服务体系。档案部门在网络上应该提供更多的信息为使用者，给他们更加全方位的信息服务以及查询的快乐感，只有这样，数字档案凭证服务水平才能够越来越出色。

五、数字档案凭证服务的关键

数字档案具有易改性，解决了数字档案的易改性就是解决数字档案凭证服务的关键问题。首先提高技术，采用全系扫描手段确保其凭证服务的长期有效性；安全管理方面也要做到层层安全的保护措施，只有这样数字档案的凭证服务才能得到体现。其次，要加强宣传，增加经费；加强数字档案凭证服务工作人员之间的合作与交流；建立以大众为中心的服务体系。最后，要不断地推陈出新，使得数字档案凭证服务的水平越来越高、在未来发展的更加顺利，更加完善，让更多的人接受。

参考文献：

[1] 黄宝春.提高数字档案服务水平的几点思考[C].浙江师范大学.2010.（7）

[2] 刘新安.档案凭证属性的来源研究[J].北京大学.2000.（2）.