浅谈数字档案信息资源建设

胡春丽

[摘 要]信息化已经成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点。档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成部分，也是当代档案学理论和实践的核心任务。

[关键词]数字档案；信息资源；建设

一、数字档案信息资源的含义

（一）信息资源的含义。信息资源的含义，虽然国内外的学者都具有不同的争议。但是，在众多观点中，其中具有代表性的有两种种：（1）狭义信息资源，认为信息资源是文献资源或者数据资源以及各种媒介和形式的信息集合；（2）广义信息资源，认为信息资源是信息活动中各种要素的集合总称，不仅包括信息本身，而且还具有设备和技术以及相关的工作人员等各种资源组成。

（二）档案信息资源的含义。档案信息资源是整个信息资源当中作为重要的一个部分。传统档案信息资源均是由纸张作为主要的载体，利用文字的记述方式作为主要储存对象，其主要来源是生活中人们直接产生或者形成的各种纸质文件资料。但是，这种档案信息档案对于具体的物理载体和物理过程以及空间位置有着较强的依赖性。

（三）数字档案信息资源的含义。数字档案信息具有层次丰富和种类多等特点，本文所讲的数字档案信息是可以有效的通过网络环境进行成功传递。数字信息资源可以统称为电子资源，数字档案信息资源主要是利用电子作为载体进而达到对文献资料进行储存的目的，同计算机操作对其进行记录和传输以及储存利用等。当然，数字档案信息也存在着一定的依赖性，主要是针对计算机系统管理的依赖。

二、数字档案信息资源的特点

（一）存储介质的高密度性。数字档案资源可以将过去传统的纸质档案进行有效地融合在一起，利用先进的科学技术对其进行全面的制作，利用光盘和磁带以及硬盘作为载体进行储存，与纸质档案储存量相比较有了很大的提高。通常我们使用的普通只读光盘的储存容量大概是3.4亿文字，然而，一张密度较高的只读光盘的储存量更是一个惊人的数字，将一个纸质的档案馆里面所有的文献资料全部储存在几张光盘当中已不在是幻想。

（二）传播方式的快捷性。数字档案的传播媒介主要是利用网络进行同步传输，与传统的传输速度相比较是一个质的飞跃，而且对于信息内容的传输量也在很大程度上远远的超越了传统的纸质档案，在正常的速度下只需要一分钟左右的时间就可以从网络上下载一篇几千字的文字资料。

（三）信息资源检索的智能化。科学技术不断高速发展的今天，网络信息技术在社会中已经具有了空前的发展，在办公自动化环境中电子文件，可以通过网络系统转变成电子档案。利用电子扫描和汉字识别系统也可以对过去传统的纸张档案进行有效的处理，将其成功的转换成今天人们更加方便索取的电子档案。信息检索从对精心设计的短记录查找，逐渐的发展成为在大量馆藏中对每一个信息的全文查找。数字档案的检索不仅采用了高度规范的检索语言，而且还将先进的智能技术运用其中，利用自然语言作为检索语言对全网络进行概念性搜索。自然语言有着非常多的特点，如查找准确率高和通用性好以及方便实现自动标引等。

（四）信息资源的共享性。信息资源能够同时满足多个用户的使用称之为数字信息资源共享。也就在一定范围之内有效的将档案机构成功的融入到一个有组织的网络当中，各个档案机构之间按照互补余缺的原则进行有效的互相协调和共享档案资源活动。对于信息资源的利用方面，使用者之间并不存在相互的制约性，也就是说多个用户可以在统一时间共同的对同一个信息资源进行有效的利用，而不会产生相应的影响。

三、档案信息数据库建设

（一）基藏数据库。档案馆和档案信息中心以及文件中心所收集的档案文献，通常都汲取于文件的形成单位。在档案的管理阶段其主要还是作为原单位的服务对象，随着档案逐渐向档案馆进行移交，那么，档案的服务对象就相应的发生的改变和拓展，导致对于档案信息的利用和服务的重点发生转变。完整以及经过系统化条理化的档案，对于立档单位的历史能够有效的进行再现和查阅真实的记录信息。那么，建立基藏数据库就显得极其有必要，因为据藏数据库能够有效的反映出档案馆藏的真实情况，能够将原先在物理状态下的实体档案在师资环境中得以全面再现，有效的实现了档案信息的优化管理。基藏数据库的建设，能够充分的发挥出气主要特性，不但能够满足日常管理和服务的需要，而且还能够为国家积累数字档案信息资源，为档案信息的集成服务做好基础。

（二）基本素材数据库。人们在日常的生活生产过程中的原始记录生成了档案，是同一个单位部门以及一个国家历史的真实写照。想要更好的满足一个国家和社会单位的长远利用必须要做好基本素材数据库的建立。所以，基础素材数据库的建设具有非常重要的积极意义。基础素材数据库的成功建设，还是需要以本地区和部门之前所形成的档案信息作为基础内容，将数据库建设的基础性和数据利用的长期性进行充分的发挥，能够全面的以及集中的反映立档部门的基本情况。

（三）特色数据库。档案是立档单位形成的，其中有很多资料都是单一形式记载存在，所记录单位和部门的档案信息内容都是独一无二的，档案记录信息所反映的部门和单位的情况也均是各不相同。数据库特色化建设，不仅是数据库建设的发展方向，而且也是信息产业面向纵向发展的趋势。特色数据库的建立就是要服务与社会和经济建设，对立档单位的特色进行有效的突破，突出其独有性。建立特色数据库，需要与立档单位的实际情况进行紧密的相互结合在一起，对于历史能够真实的记录和真实的反映，对于档案的真实性需要格外的重视。在建设的过程中需要将已有的馆藏档案信息资源作为主要依托，将档案信息部门的服务功能进行充分的发挥，全面体现出档案信息服务的特色和优势。

总之，对于数字信息资源的建设，还需要全面加快档案信息资源管理专业人才队伍的建设，充分发挥人的积极性和创造性。档案能否在信息服务中发挥作用，关键在于档案工作者掌握知识和技能的水平。

参考文献：

[1]刘丽佳.试论我国数字档案信息资源建设[J].渤海大学学报（哲学社会科学版），2011（06）.

[2]李启明.城建档案信息资源建设创新的几点思考[J].中国档案，2006（03）.