电子档案安全管理刍议

王新

摘 要：针对电子档案信息进行安全管理，属于当前电子档案管理工作的重点内容。电子档案信息进行安全保护能够保障档案信息维持在最原始、最真实的状态，安全管理的顺利进展也是电子档案信息凭证及依据作用的基础。电子档案信息安全管理工作存在较多问题，如何有效的进行管理也是对电子档案管理部门提出的巨大挑战。因此本文将针对电子档案在信息安全管理方面存在的问题进行研究，进而提出解决对策。

关键词：电子档案;安全管理;问题;对策研究

一、电子档案安全管理的研究背景

当前社会信息技术发展迅猛，尤其是计算机及网络的普及应用，使得电子档案管理模式应运而生，在发展过程中凭借其独特的优势逐渐取代了传统的档案管理模式，电子档案的管理技术也在不断的创新升级。通过电子模式进行档案管理，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。但是在发展过程中仍然会遇到很多难题和挑战。由于电子档案管理工作处于发展初期，各种管理操作系统尚未完善，在实际进行档案管理的过程中会出现很多新的问题。因此针对电子档案管理进行安全的维护，成为当前电子档案管理工作的重中之重，有必要针对各种细节进行完善，从而保障电子档案管理工作始终维持在安全的范畴。

二、电子档案安全管理存在的主要问题

（1）电子档案管理时易出现机械或网络故障问题

实际进行电子档案管理仍然要借助于各种机械以及网络设备的正常运转，但是由于当前电子档案管理部门针对电子档案管理的技术还不够成熟，在实践中会出现各种问题。电子档案信息通过电子软件以及网络云端进行信息保存，物理保存的机械设备为计算机或者特定终端机械设备。在某种意义上就是讲，如果保存电子档案信息的计算机或者其他设备损毁的情形下，其中储存的电子档案信息就会面临缺失的惨境。有些电子档案所涉及的信息具有极强的保密性，因此保存电子信息的设备不允许连接网络，如果处于网络范围就极有可能被黑客盗取，电子档案信息的安全性无法得到实际的保障。

（2）电子档案安全管理制度不健全

很多从事电子档案管理的工作部门，实际进行电子档案管理工作的过程是缺乏电子档案信息安全管理制度约束的，一般都还是采用传统的档案管理模式，很少有人认识到这两种管理方式之间存在的差别，没有将电子档案信息管理的特点展现出来。尽管有些单位会制定相关的电子档案信息安全管理制度，但是还是存在制度不落实或者让执行过程监督不到位的问题，导致制度处于形同虚设的地位，制度对电子档案管理人员没有约束力，一些电子档案信息的安全隐患在这种宽松管理过程中非常容易出现。同样有些电子档案信息安全管理单位和实际利用者之间，缺乏规范的操作规范以及完善的技术系统，因此对于电子档案的信息安全将无法真正的得到保护。电子档案信息安全管理工作部门在出现信息安全问题时缺乏灵活的应变能能力，同时由于单位中没有单独设置专门的机构及人员处理这种信息安全的突发事件，这些情形都会导致电子档案信息安全无法保障。

（3）电子档案信息安全管理的技术及设备相对落后

当前利用电子档案进行信息管理的单位中，都或多或少的存在安全隐患，同时缺乏完善的电子档案管理系统以及相应的技术设备。在一些进行电子档案管理工作的基层单位中，由于缺乏电子档案信息安全管理经验，在技术以及设备上都还存在欠缺，因此在面对电子信息安全问题都无法及时的应对解决，这也是单位电子档案信息安全管理工作遇到瓶颈的主要原因。同时有些单位的电子档案信息安全管理人员在管理技术上不太熟练，因此常常会处出现电子档案信息管理漏洞。电子档案管理部门在针对电子技术应用的过程中没有严格实行认证制度，密码以及进入口令随时面临泄露的风险，因此在管理过程中电子档案信息安全无法根本性的得到保障。电子档案信息管理中涉及的杀毒以及各种应用软件技术尚未完善，没有定期的对这些应用技术进行系统的升级改造，这也会在一定程度上增加电子档案信息安全管理工作风险的又一重要原因。

（4）电子档案信息在文件管理方面存在问题

实际进行电子档案管理的工作部门，在电子档案信息管理的应用软件开发以及实施程序上存在很多不完善的地方，无法满足当前实施电子档案管理工作的实际需求。同时国内没有针对电子档案管理规制统一的电子档案文件的储存以及传输形式，因此各个地区以及单位之间的电子档案文件呈现出五花八门的保存及传输方式。电子档案文件不具有统一性以及标准性在一定程度上对各地区以及各单位之间的电子档案文件共享造成巨大障碍，同时会造成电子档案信息索取的误差，对电子档案信息的安全性也会产生影响。

三、健全电子档案安全管理的具体措施

（1）定期对电子档案管理设备进行安全维护

电子档案信息安全储存设备以及各种终端服务设备容易遭遇攻击，因此要对其进行定期的维护和检修，将各种风险因素排除在外。在对电子档案信息储存设备进行检修时，可以通过对计算机的硬盘的内容进行扫描的方式，将检查出现的问题及时的解决，以免造成电子档案信息的泄露。在针对电子档案储存设备进行维护之外，还需对储存软件的安全性进行检测，例如可以制定完善的电子信息保存机制，在出现电子储存设备断电的情形下也能实现电子信息的备案保存，或者可以建立云档案的传播机制，但是也要加强电子档案信息的保密性，以免在传输过程中电子档案信息遭到窃取。通过各种措施实现电子档案信息在硬件设备上的安全性，维护电子档案安全管理部门工作的正常运行。

（2）推进电子档案信息安全管理的制度建设

档案信息安全管理部门想要更好的推进电子档案信息的安全管理工作，重点要素之一在于加强电子档案信息管理的制度規范建设。一方面要将管理部门中的信息安全管理制度进行完善，将电子档案总涉及的各种信息进行有序的整理归纳，为后续电子档案管理工作的顺利进展提供良好的准备。在进行制度建设时要充分结合电子档案管理的特点，形成一套完善的规章制度。另一方面，电子档案信息管理部门要对制度的落实情况定期的进行检查，同时对执行过程也要专门的进行监督，保障规章制度得到切实以及有效的落实，从而全面推进电子档案信息安全管理工作的顺利开展。

（3）采用先进管理技术，降低电子档案信息安全隐患

针对电子档案信息进行管理的过程中可能会遇到各种外界干扰因素，例如在电子档案信息的传输储存的过程中，可能会受到外界人员的有意攻击，通过植入病毒窃取档案信息，或许可能是管理人员操作失误导致的档案信息丢失等都是电子档案信息管理的安全隐患。这些安全隐患的存在，给电子档案信息安全管理工作带来了巨大挑战。因此当前电子档案信息安全管理部门要提高电子档案信息管理技术，提高风险抵抗能力。在出现问题的时充分运用现代的先进技术，将电子档案信息放置在安全的区域范围。

（4）制定规范电子档案文件的法律法规

为了保障电子档案信息在各个地区以及单位中具有统一、标准的文件形式，保障电子档案信息的安全性，制定一套完善的规范电子档案文件形式的法律法规就具有极强的必要性。通过国家当前在电子档案方面制定法律法规的基础上，针对立法资源进行有效整合，逐渐形成一套完善的法规体系，将国内各地区之间的电子档案文件形式制定统一的标准。这种立法既能帮助单位间电子档案文件信息实现共享，也能进一步保障电子档案信息的安全性，推动电子档案信息管理部门工作的顺利进展。

四、结语

应用电子网络方式对电子档案信息进行安全管理已成为时代的大势所趋，经过长时间的发展中将取代传统的档案信息管理模式，但是我们对于电子档案安全问题的问题也要引起的足够重视，逐渐完善电子档案安全管理工作。因此本文针对电子档案安全管理中存在的问题进行研究，从而提出相应的解决措施也具有了十分重要的意义，在未来将会推动电子档案安全管理工作的顺利进行。

参考文献

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