浅谈财务监督对医院后勤物资管理的重要性

林 凌

医院工作的正常运行离不开后勤物资，后勤物资的管理是医院各项管理中的一项重要工作，但大多数人对这项工作并不重视，觉得不重要，认为就是用医院的钱买东西用，有什么好管理的呢，但是做为财务人员，对这项工作确不能忽视。医院的经费是有限的，是否合理采购，是否造成浪费，是否在各环节办事合理都是财务人员通过监督审核才能够发现问题并得以改善的。医院后勤物资从采购预算，验收入库，出库，盘点库存到付款等环节都会经过财务人员的审核，如果财务人员不够仔细就不能发现问题，下面就本人做为一名财务人员在单位后勤物资管理的过程中发现的系列问题提出建议，从而体现财务监督的重要性。

一、通过对后勤物资采购预算充分评估体现财务监督的重要性

1.后勤物资包括低值易耗品和其他材料等，例如电脑耗材、纸制品、五金用品、棉制品、清洁用品，消防器具等，具有规格多样，采购零星，批次多的特点，医院采购部门应对后勤物资制定相应的采购范围，评估科室物品的消耗额和仓库的备用量，财务部门应依据日常管理中在资产系统中物资出入库明细情况，充分考虑过往使用量，使用频率和使用途径对采购部门的预算充分评估是否合理，以达到对预算的控制。

2.后勤物资中还包括了办公家具、空调，电脑，打印机等固定资产，采购部门在做预算时应依据医院各方面需求，考虑办公室面积、科室使用数量、使用人员职务等因素，定期到各科室了解固定资产使用情况，并根据购置标准做好新增计划，为预算工作做准备。《政府会计》的执行，对医院固定资产折旧年限做了明确规定，对家具类和部分通用设备做了增加折旧年限的调整，家具类折旧年限由原先的5 年提高到15 年，办公及计算机设备折旧年限由原先的5 年提高到6 年，财务人员在对采购预算的控制中提出科室对固定资产使用应更加重视从而加强各部门对固定资产的管理。

二、通过对后勤物资在入库，出库及盘点过程中发现问题体现财务监督的重要性

1.物品应加强严格的验收手续后才能在资产系统登记入库。按照入库流程仓管员将验收合格后的后勤物资在资产系统中进行登记入库后由财务人员凭购货清单、发票、合同和验收单等有效凭证进行确认审核，单据齐全审核通过，但期末进行实地盘点时发现账实不符，据了解是由于部分需安装后才能使用的物品在科室进行调试过程中发现不适用，采购科室将物资退回给供应商要求更换，但供应商没能及时换回适用的物品，因此造成账上物品比实物多，财务人员据此情况应要求采购科室与使用科室以及供应商应充分沟通所需物品的形态及达到可使用状态的性能，要求仓库保管员对购入的物品一定要在验收合格后才能在资产系统中登记办理入库手续，为了避免医院库房的积压和资金的浪费，验收手续不能只做到收货数量正确就行，还应保证需要安装的物品是达到可使用状态时才可以进行登记入库。

2.资产管理部门应加强对在库物资的存放保管。财务人员到仓库进行盘点时，发现有些账上的物品不在指定的仓库，而是放在采购科室，理由是常用的物品随时会出库，财务人员据此情况要求仓管员无论是否常用物品，只要是办理了入库的物品都必需存放在指定仓库，并贴好标签，以防止物资丢失。

3.购入的物品应是为医院后勤工作服务所需的。财务人员盘点时发现以下情况：（1）在库的物资中存在一些购入时间已久但一直未领出的物品，例如医疗表格，特殊规格的打印纸，经了解是由于使用科室没有合理估计使用量，申请的数量与实际使用的数量相差很大致使有些已过时无法再使用；还有一些用于维修的五金配件，维修人员向采购科室申请的维修配件在购入后因规格不符无法使用，但以备用的理由暂不退货，但实际是一直用不上，维修材料的使用存在很大的漏洞，财务人员应要求资产管理部门严格把关，做好维修记录，必须有使用科室的签字确认。强调采购科室对使用科室提出的需求应充分了解物品的使用途径、计划用量、备用量、无论金额大小都要严格审批，要求谁申请谁领出，对造成的不能退货又无法使用的损失应该追究相关人员责任。（2）有些物品由供应商直接送到仓库，仓管员验收并入库了，但并不清楚是哪个科室申请采购的，有些就一直堆放无人领出。财务人员应要求采购科室充分了解科室申购物资的使用途径，确定需要再进行采购，并及时将采购申领同意情况告知仓管员。

4.备查本的重要性。到科室清点电脑和打印机等设备时发现数量或规格与账上不符，据了解是维修科室搬走修理后没有及时归还，或归还的并不是原来的电脑，建议使用科室与维修部门建立登记本备查，详细登记需要维修的设备的规格、数量和搬走及送回科室的日期，双方做好交接记录，方便备查。

三、在付款环节加强审核体现财务监督的重要性

1.发票金额与付款金额审核的重要性。医院购入的固定资产有些在安装调试后因性能不稳定等原因不能在短期内办理验收，而供应商已将发票全额开来，并在签订的合同上写明需预付部分金额，余款在验收合格后付清，由于付款存在分期性，验收入库和办理付款的环节都需要财务人员加强审核，认真查看合同的内容，核对预付金额和余款的合计数是否与入库金额及发票金额一致，入库的资金来源是否正确，防止重复入库，重复付款。

2.入库信息审核的重要性。入库信息的审核主要是将入库单和发票进行核对，确定购入的物品名称、数量、规格、供应商名称，银行账号，开户行是一致的，这里我们重点对审核供应商信息时发现的问题说一下，财务人员核对入库单进而发现与发票上的供应商信息不一致的情况，原因为医院有一些常用的供应商，每次所需的后勤物资送货金额较小，发票并不是随货到，而是在当月末要求供应商按当月入库金额统一出具发票，日常中物品到达仓库时仓管员对供应商在送货单上是否盖章并不重视，凭未盖章的送货单按常用供应商信息在资产系统中办理了入库，但由于有些供应商注册了不止一家的单位名称，月底开来的发票中供应商信息不是以前常用的，导致当月出入库时的单据要进行更正；目前网络购物的便利和实惠也成为医院采购的一个选择，但我们发现采购员在通过网络购物时没有向卖家问清出具发票的供应商名称，商家发货了但发票没有同步到达，仓管员凭卖家发货时提供的名称办理了入库，等收到发票时才发现信息不一致，要重新修改出入库单据，供应商信息的不一致会造成付款和账务的混乱，因此财务人员应告知仓管员重视送货单上的供应商是否盖章，在系统登记入库时一定要确认供应商信息。

通过财务人员在医院后勤物资管理过程中发现的各种问题，加强了财务人员与资产管理部门及使用科室的沟通，为完善医院管理制度和保证医院资金合理使用起到重要作用。