新形势下医院基建档案管理研究

范旭晖

摘要：医院基础设施档案如实的记录了从项目启动到设计，施工，竣工验收，交付和运营管理的整个项目生命周期，并客观的反映了项目的总体规划，功能设计，组织建设以及随后的扩建。

因此，作为见证医院建设和发展历史的基础设施档案，对医院本身具有重要意义。

关键词：新形势;医院;基建;档案管理

1医院基建档案的概念及特点

1.1医院基建档案的概念

医院在基本建设管理和工程项目活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸及声像等各种载体的文件材料，均属基建档案。基建档案涉及工程规划、设计、勘察、测绘、监理、施工、建设单位及其主管机关和其他相关部门，部分工程项目还涉及征地、拆迁、补偿等方面的工作。

1.2医院基建档案的特点

医院基建档案详细记录了医院基建项目的历史，不仅具备一股档案的特点，还具有涉及面广、信息量大、技术含量高、载体和形式多样、成套滞后、保存价值高等特点。基建项目投资大、建设周期长、环节多，档案材料滞后于它所反映的基建项目。

2前医院基建档案管理存在的问题

2.1基建档案管理工作滞后

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。建设过程中由于经济利益或赶工期等原因，很多单位只重视工程本身，忽视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，普遍存在“三不”现象，即资料收集不及时、内容不完整、整理装订立卷不规范，造成基建档案工作滞后，从而影响了各方对档案资料的利用，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2基建材料书写、编制欠规范

有些工地现场档案资料编制人员业务技术不高，缺乏专业的基建知识和档案编制能力。有的施工单位基建资料编制不够认真，工程联系单编号出现不连续或重复现象;有的施工单位编制的归档文件材料字迹、图样不清晰，或签字手续不完备;有的文件用鉛笔、圆珠笔书写、绘制，或者用复印件代替原件，使档案质量下降。有的监理单位例会记录不详细，或存在错误，严重影响了基建档案质量。

2.3复合型管理人才缺乏

医院档案管理人员文化程度、业务水平参差不齐。基建档案员往往从综合档案室临时调用或由基建办工作人员兼职，导致基建档案综合管理水平不高。基建办兼职人员在档案的编制上对资料存档范围把握不准，在归档文件的整理上缺少经验。档案室人员因缺少基建方面专业知识，遇到专业性强的资料，往往不知所措，给归档及归档后的查阅，造成一定的困扰。

3医院基建档案规范化管理对策

3.1基建档案的建立应与工程建设相同步

（1）根据工程总进度计划拟定基建档案总体规划，并制定具体的分期实施方案，加强基建档案的收集工作。（2）制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，贯彻落实基建档案工作的规定和措施。（3）采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”的措施，要从“事前、事中、事后”加以注意和控制，以利于及时发现问题，解决问题，保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证基建工程质量。

3.2加强与施工单位交流合作

项目招标时，应优先选择施工经验丰富的正规公司，签约时明确基建材料的重要性，要求施工单位在工程建设中重视基建档案，医院本身也应安排具备相关专业知识的人员参与施工，对资料进行收集整理，施工中出现变动要及时更新材料。另外，应采取一定的行政、经济手段，督促施工单位、建设单位共同做好基建档案的收集、整理、归档。基建工程竣工时，对竣工资料应逐项核对检查，发现缺页、字迹模糊不清、签字手续不完备、“三笔”现象（红笔、铅笔、圆珠笔）、竣工图任意涂改拼凑、用复印件代替竣工蓝图等现象，一律退回。

3.3提高档案管理人员专业水平和综合素质

（1）随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，档案人员必须注意学习新技术，努力提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。（2）现代化医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、了解现代化管理理论的技能。（3）医院基建档案人员必须不断提高自身的综合素质，具备相应的组织能力、管理能力和协调能力，这在代建体制下尤为重要。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才。

3.4充分运用信息技术手段

随着社会发展以及医院建设规模的不断增大，基建档案数量不断增加、内容更加复杂，载体形式更加多样，充分利用信息化手段，实现自动检索、计算统计、信息共享等功能，促进基建档案资源的有效利用及开发，提升基建档案的使用效率。

4结语

总而言之，医院基础设施档案是医院发展建设的重要文件，也是医院基础建设的历史记录。特别是在当前医院建设的新形势下，有必要改变传统的归档观念，创新工作方法，进一步做好医院基建工程档案管理工作。