浅谈档案数字化存在的问题及应对策略

潘慧冬

摘 要：本文针对档案数字化中存在着资金预算不足、数字化质量参差不齐、数字化信息利用存在安全隐患、数字化人才缺乏等问题进行分析，提出应对策略，推进档案数字化的高质量发展。

关键词：档案数字化；存在问题；应对策略

随着信息化建设的迅猛发展，档案馆（室）数字化建设得到了快速推进，档案数字化已成一种趋势和常态。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。然而，随着档案数字化工作的推进，也暴露出一些问题，如档案数字化资金预算不足、数字化质量参差不齐、数字化信息利用存在安全隐患、数字化人才缺乏等问题，一定程度影响了档案数字化的快速发展。本文拟通过数字化过程中存在的问题进行分析，提出应对策略，推进档案数字化的高质量发展。

1 当前档案数字化中存在的问题

1.1 档案数字化资金预算不足，数字化工作虎头蛇尾

档案数字化通常采用自主加工和委托加工两种方式进行。两种方式都需要充足的资金予以支撑。需要配置电子档案管理系统等软件，计算机、扫描仪、磁盘、光盘、缩微胶片等硬件。数字化后成果的保管、信息系统及网络平台的安全也需要资金保障。近些年来档案工作的地位得到了不少提升，相比生产、经营等重要岗位来说，仍处于从属地位，资金的投入十分有限。从一些单位数字化的情况来看，因为资金不足，出现数字化工作难以推进，数字化质量不高、数字化半途而废的现象。

1.2 档案数字化质量参差不齐，影响了档案的利用效果

档案数字化作为一种全新的技术管理手段，一直处于探索阶段。数字化成果的利用在给人们带来方便和快捷的同时，也因扫描质量的差异影响了利用效果。如有些红头文件或彩色图片采用了黑白或灰度扫描；有些文件浏览效果很差，字体过小难以辨认，表格和图片模糊不清晰等；有些文件可以满足浏览，打印效果却不理想；有些文件分辨率不满足要求，进而又影响到OCR的认别率，无法进行全文检索等。

1.3 档案数字化的利用安全，阻碍了档案的进一步开放

档案数字化的最终目的是方便利用，数字化后的档案可以不再受“孤本”的限制，不受时间和空间的限制。开放后的数字化档案，只要有一台计算机，有网络就可随时随地满足利用。然而，数字化档案在方便利用的同时，也出现了一些不安全事件：如数字化成果被非法更改、数据丢失或损坏、不该公开的数据被公开等。一些单位从安全角度考虑，数字化后的档案不敢公开，或者有限公开，违背了档案数字化的初衷，影响了档案的进一步开放。

1.4 档案数字化成果的保管特点，给数字化的安全带来不确定因素

档案数字化成果不同于传统纸质档案的原始性、凭证性和长期可读性。它不能独立存在，必须依存储于磁盘、光盘或半导体存储载体中，这些载体又必须依赖计算机和各种配套的软硬件才能打开和利用。在保管的过程中，存储载体的损坏、丢失，软硬件设备的升级换代和不兼容性直接影响到档案数字化成果的长期安全保管。数字化成果的保管过程中，发生了因存储载体损坏数据无法读出，存储载体因配套的软硬件设备被淘汰不能读取数据；或者因保管不善发生的人为因素事件，给数字化的安全有效保管带来很多不确定因素。

1.5 档案数字化人才缺乏，影响了档案数字化的推进

实现档案数字化，首先要有档案管理人员素质的现代化，要有较高的知识层次和先进技术水平，从目前看，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新型和复合型计算机管理人才缺乏，既懂业务又懂技术的人才更是稀缺，人才匮乏的问题已成为影响和制约很多单位档案數字化建设的重要因素。随着档案事业的快速发展，档案的数量剧增，现代化管理水平越来越高，以数字化为基础的档案管理对档案队伍提出了更高的要求，档案管理工作不仅需要具有档案专业知识的专业人才，更需要掌握多学科专业知识，懂得信息化技能的人才。

2 解决策略

2.1 提高认识，争取领导支持

档案数字化建设是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，需要人力、财力、物力上统筹安排，如果没有领导的重视和支持，单靠档案人员的力量是无法进行的。因此，必须赢得领导重视。首先是要提高领导对档案的重视程度，要充分利用各种时机和场合，培养和强化领导的档案意识。其次可借助中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的东风，提出加快推进传统载体档案数字化的建议。同时用具体事例证明档案数字化在现代化管理、使用和传播方面的重要作用，打动领导，获得支持。

2.2 遵循标准，合理规划，确保质量

影响数字化扫描质量的主要涉及三项技术指标：即色彩模式、分辨率和存储格式。只要严格遵守国家标准，基本可保证扫描质量。一些单位为了节省费用，降低扫描标准，导致质量不符合要求。数字化工作前，可预先做好方案，选择性地数字化。存档价值不高，保存期限短的文件不建议数字化；原件清晰，又不涉及色彩的文字材料可采用灰度和黑白影像扫描。保证数字化质量的同时也节省了费用。在存储格式方面，需要存档的文件严格按照国家标准采用无损压缩方式，利用的文件可以采用PDF格式，既节省了存储空间，又保证了质量。对于外包工程，要在合同上明确质量要求，同时做好过程管理和成果验收。

2.3 构建安全保密防护体系，消除隐患

档案利用与档案信息安全保障之间是一对矛盾体。将档案信息向利用者公开，会面临许多未知因素，对档案的安全形成一种挑战。要实现档案利用与安全保障的双赢局面，构建相对完善的安全保障体系，必须从软硬件环境、规章制度、安全技术方面着手研究。在数字化之前，把可公开信息与内部信息作严格区分，做好系统应用的前期设计，在网络布局、系统设置及管理等许多方面，作出相应的调整和部署。信息发布利用之前，做好开放利用的鉴定工作，防止把涉密文件、档案传输到非涉密网络上；档案信息网上提供利用，涉密信息只能在涉密网发布，内部信息只能在内网使用，开放信息可以在公众网发布；内网信息通过局域网提供档案利用服务，单位内部员工根据各自账号赋予的权限，查询相应的内容。同时，还应制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

2.4 强化制度，严密管理，做好防护和备份

档案数字化成果的保管关键因素还要靠人。一是加强制度建设，制定档案数字化的安全保存解决方案，重视档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素质；二是加强档案信息自身及其载体的防护。定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。三是根据数据重要程度以及管理和利用档案的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。四是计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。

2.5 多措并举，提高档案专业人才素质

档案信息化建设要求档案工作者必须具备掌握新知识、新技术及运用新设备的能力，才能适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。传统档案工作者是当前档案数字化的主要力量，有必要进行专业的数字化技术培训，使其尽快适应新的发展要求，全面掌握相关技能外，还可通过组织相关的经验交流活动，让已掌握数字化技术的工作人员对传统档案工作中的优秀的技能进行互补学习。同时我们也应针对性地吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来。

3 结束语

档案数字化建设是档案管理顺应社会发展，实现档案管理现代化的必由之路，尽管在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。