探讨医院档案管理信息化发展的机遇与挑战

徐国栋

[摘要] 信息技术的发展，实现了档案管理的信息化。现如今，医院档案管理应当顺应信息化时代的发展要求，因此信息化对医院档案管理的影响逐渐加大。档案管理工作要积极应对信息化进程中出现的挑战，同时利用信息技术发展带来的机遇，实现传统档案管理模式向信息化管理模式的转变。

[关键词] 档案管理;信息化;机遇;挑战

[中图分类号] G275;R197.3          [文献标识码] C          [文章编号] 1673-9701（2019）03-0142-03

[Abstract] The development of information technology has realized the informationization of archive management. Nowadays， hospital archive management should conform to the development requirements of the information age， so the influence of informationization on hospital archive management is gradually increasing. The archive management work should actively respond to the challenges that arise in the process of informationization. And at the same time， the opportunities brought about by the development of information technology should be taken advantage of to realize the transformation of the traditional archive management model to the information management mode.

[Key words] Archive management; Information; Opportunity; Challenge

医院档案记录了医院发展历程，其存储内容不仅包括医院各种文史资料，还包括医疗相关科学成果，记录和见证了医院的成长发展历程，具有重要的参考查询价值和较高的保存价值。医院档案管理是医院管理的重要组成部分[1]。医院档案管理的水平在一定程度上能够反映医院的管理水平，在医院管理过程中越来越受到重视。尤其是近年来，科学技术的发展使信息化手段成为重要工具，在医院档案管理过程中，信息化是一把双刃剑，既为医院管理提供方便，但同时也带来挑战。本文从信息化角度出发，全面分析信息化给医院档案管理带来的机遇与挑战，在分析各种利弊的同时，力图使医院档案管理得到更好的更快发展。

1 档案信息化的概念

档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息手段和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理，并为社会提供服务[2]。档案管理信息化的显著特征是以信息技术为载体，在提高档案信息共享程度的同时，实现收集率和利用率的提高。档案管理信息化包含四个方面内容：数据资料信息化、工作流程信息化、档案检索和利用信息化、档案管理人才信息化[3]。档案管理信息化对于实现档案管理模式的转变具有重要意义，同时有助于提高档案资源的利用率，最终实现档案资源的共享水平。

2 信息化给医院档案管理带来的机遇

2.1实现医院档案资料的长期保存

档案的保管工作是档案工作的物质基础，只有有了完整的档案，才能有健全的档案工作。医院档案保管工作关系到档案维护的完整与安全，只有档案被完好无损的保存下来，才能被迅速、准确的利用[4]。利用数字化设备对医院档案进行扫描，以电子文件形式进行保存和利用，经过信息化处理的医院档案，能够减少损毁和丢失的风险，能够实现档案资料的长久保存。另外，随着信息系统在档案管理中的使用，建立了完善的档案管理信息数据平台，云端系统的使用，使得上述电子文件能够轻松地保存至云端，节省了查找、保管、整理等工作所需的时间，提高了档案管理效率[5]，避免了传统实物档案对保存条件的严苛要求。

2.2改善档案资料的归档方式，减轻工作人员劳动强度

医院工作种类繁多复杂，档案管理工作更是门类复杂，涉及面广，从事档案管理的工作人员任务繁重、压力很大。传统的档案管理工作没有借助现代化手段，完全利用人力借助简单的工具进行纯手工的档案整理，目录的整理、编号等繁杂工作完全由人工进行操作，花费的时间较多且出错率较高[6]。档案管理信息化实现后，手工操作被计算机运算取代，工作人员可以利用先进的计算机技术、网络和大数据处理技术对档案管理工作进行系统处理，使得工作流程被简化，工作效率提高，极大地改善了档案管理人员的工作条件，减轻了档案管理工作人员的压力。另外，二维码技术的广泛应用，使得医院档案管理工作更容易进行。二维码技术应用到医院档案管理系统，配合管理系统的档案收集、整理、保管等功能，在提高档案管理效率的同时也提高了准确率，这对于档案归档方式是一个巨大的改进。

2.3提高档案信息共享程度，实现档案利用最大化

整合后的档案在有效性、共享性和系统性方面均有较大提升，因此经过信息化处理后的电子档案在利用程度和范围上均要高于未处理过的档案原件。打破了传统档案管理中档案资料大多以隐性方式存储在资料获得者的脑海中的局限，由此一来各部门、各科室的工作人员可以在电脑上根据自己的需要检索浏览电子档案，实现按照需要进行存取，使档案资料的使用率大幅提高，從而导致共享程度的提高。信息技术和档案管理工作的结合，构建了更加靠谱的医疗管理平台，有利于档案管理工作跟上时代发展的步伐[7]。特别是大数据时代的到来，高效率的资源共享和传输体系为医院档案资源的整合和共享创造了无限可能。

2.4创造了医院档案管理的服务模式，提高利用率

以往档案主要以纸张为载体，归档方式以纸质化形式存在，保管档案资料的库房对温湿度和防虫提出了很高的要求[8]。存储空间大、管理成本高、使用效率低、原件容易损坏，借阅者必须亲自到档案室进行借阅或复印。信息化技术和互联网技术的发展使得档案资料的电子化和数据化成为可能，进而推进了档案管理数字网络模式的发展，这种模式以信息化为基础，充分结合医院运行实况，将信息技术融于档案管理工作中[9]，建立以数据形式存储的档案资料有利于进行查阅和检索[10]，进而有助于档案资料的利用。同时利用电子档案可与载体分离的特点及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面服务转化为与网络空间结合的立体服务[11]。档案管理的信息化，节省了大量的存储空间，提高了档案资料的运行效率，同时为医院不同部门间的流通提供了便利，更好地为患者服务，提升医院的管理水平，同时电子档案更容易安全备份[12]。

2.5 有利于实现区域资源的共享与利用

档案管理的最终目的是使档案得到充分利用，实现档案信息资源共享[13]。现代公立医院的信息化发展是大势所趋，特别是当今大数据时代的背景下，如何进行有效的数据整理、搜集以及归纳直接决定了医院的市场竞争力，而庞大的数据就是医院的核心竞争力，这些数据不仅仅是医院高层决策的重要依据，同时也是医院自身实力的重要体现[14]。信息化技术的发展推动了档案管理的自动化发展[15]，能够实现档案资料的自动存储与实时检索，实现数据信息的自动提取，进而提高档案信息的数据分析及共享[16]。认识到这一点，各个医院都倾向于加大信息化建设的投入，在实现档案自动化管理方面投入更多的资金，目的就是为了推动档案信息资源共享的进程。资金投入的加大为档案管理实现区域共享和利用奠定了坚实的基础。

3 信息化对医院档案管理带来的挑战

3.1对档案安全性带来的挑战

信息化在不断提高医院档案利用率和公开程度的同时，也给数字化档案的安全管理和隐私管理带来了新的挑战[2]。隐私和安全是信息化时代档案管理工作面临的严峻挑战，这不仅是指理论和技术层面，同时也涉及法律问题[17]。实体档案的安全性一般指保管安全，实体档案一旦损坏丢失，弥补将非常困难。相对于实体档案，电子档案的安全性理解起来较为抽象。电子档案与实体档案最大的区别在于易改性[2]。实体档案的修改容易进行鉴别，而电子档案修改后鉴定困难，这就对档案的真实性提出了较大要求。另外，由于医院电子档案涉及患者隐私及医院管理问题的特殊性决定了其成为黑客、病毒等网络非法入侵的攻击对象。因此加强电子档案的安全防护十分重要。第三，医院档案的特殊性，要求必须做好档案资料的备份工作，如果医院档案丢失，给医院和患者带来的损失是巨大的。保证医院管理工作中的数据安全成为重大问题，医院的档案管理工作的核心向保证档案资料的安全倾斜[18]。大数据时代数据信息容易丢失、损坏甚至遭到黑客的攻击，因此需要构建一套符合信息化时代的档案信息资源共享的安全保障体系[19]。

3.2 对档案管理人员的素质提出了新的要求

由于档案管理工作在医院管理中不受重视的尴尬现状，一定程度上导致医院从事该项工作的工作人员专业素养差、专业能力低，档案管理岗位成为无足轻重的养老岗位，不少不具备档案管理专业知识的人员由于各种原因进入医院档案管理部门，这部分人员由于不具备专业素养，对医院档案管理工作没有深入了解，安于现状，只进行表面工作，从来不考虑医院档案管理的未来发展。另外，信息化水平的提高使得档案管理人员面临前所未有的挑战，较高的专业知识水平是必备条件，除此之外还必须拥有一定的档案专业能力。信息技术的飞速发展，同样要求档案管理人员具有较强的捕捉新技术的能力，要求档案管理人员能够勇于接受新技术，善于利用新科技，从而利用这些新技术、新科技为医院档案管理工作服务。上述人员恰恰缺乏这种创新能力。以上现状直接导致了医院档案管理工作的落后[20]。 综上所述，提高档案管理人员的职业素质尤为重要，这里所说的职业素养不仅包括档案管理专业知识、专业技能，还包括勇于创新，敢于使用新技术的能力。

3.3 对传统的档案管理模式提出了新的要求

传统医院档案管理模式的目的在于供人们传阅和查询，更多的是保护和收藏档案。在这种模式下，人们查阅和利用档案是有门槛和限制的，档案并不对社会公开，从而导致效率低、公开性差。信息化时代的到来，每个人都是信息的制造者，人们利用和查阅档案的方式多样，档案资料的神秘面纱被逐步揭掉，更多地面向公众，使用率也逐渐提高。除此之外，档案管理查询服务越来越成为衡量一家医院服务质量的关键因素，越来越多的患者要求较高的服务体验度。所有这些都对传统的档案管理模式提出新的要求，档案管理模式应该向一种更加积极的、开放的方向发展。

医院档案管理信息化是大势所趋，是提高医院整体竞争力的历史必然。重视档案管理，正确面对信息化对档案管理的机遇与挑战，加强资金投入，提升档案管理人员职业素养，保证信息系统的安全性，充分利用信息化带来的机遇，使档案管理向规范化、标准化发展，从而提高医院总体竞争水平，保证医院的可持续发展。另外，加快医院档案管理信息化建设，转变医院服务模式，实现文档管理一体化，档案信息网络化，实现档案管理由单纯化走向信息化管理，档案利用从封闭型转向开放型，这些均是当前医院档案工作需要思考和解决的问题。

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（收稿日期：2018-08-22）