信访档案的特点及其分类组卷方法

冯洪昌

摘要：我国坚持社会主义的核心价值观，人民群众当家作主，重视民生。很早以前，我国有关部门已经建立了信访档案，即群众和单位向有关部门来信来访时形成的书面材料。特别是国家机关经常收到群众的来信和接待群众的来访，记录了大量书面材料，必须对其进行有效处理，并且对记录的材料进行有序分类整理、编制目录以形成档案。随着改革开放的不断深入，新问题层出不穷，信访档案的作用也发生了新的变化和新的发展趋势。在这个过程中，如何快速分析信息的有效性和合理进行分类管理是一个大问题。为了处理大量的信访档案，如何去粗取精，正确识别其价值并合理分类组卷，首先分析信访档案的特点，然后提出了合理的分类组卷方法，实现了信访档案的正确处理和有效利用。

关键词：信访档案;特点;组卷;方法

引言

随着我国民主建设的加强，使得人民参与管理和监督各项国家工作的能力得到增强。但是，随着社会的转型，利益变化和改革的深入，出现了许多矛盾和问题，人民通过不同的方式体现到信访工作中，目前呈现了复杂和多元化的特点。随着信访材料的不断增加，如何确定其价值并快速提取有效信息是做好信访档案工作的首位。信访档案的文字、图表、事物、声像等真实记录，是机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中保存起来的具有查考利用价值的。随着我国民主建设的加强，人民当家作主，参与管理和监督各项工作和国家工作人员的权力，也不断得到加强。由此产生的信访档案，无论是数量，内容还是载体形式上，都变得越来越庞大，越来越纷繁复杂。对大量的信访材料，如何去粗取精，正确鉴别其价值并合理分类组卷，既防止有文必档，还可以确保档案材料齐全完整性。这是信访材料归档整理过程中较难把握的问题，与整理机关中其他文书档案相比，有其自身的不同点。

一、信访档案的特点

信访档案是信访工作的重要组成部分，加强信访档案工作的管理，可以充分发挥信访工作的作用，从而促进社会的发展进步。它作为专门档案，在国家档案工作中发挥着特殊作用，占据特殊的地位。信访档案的特点主要体现在以下几个方面：

1. 真实性和全面性。信访档案真实记录了不同时期的信访活动状况，并提供了当时信访工作的一些处理方法和思路，还原了当时信访工作的实际情况，为以后的查考、研究、争辩等提供了有效的资料支撑和证据。

2 .历史性、价值性和依据性。信访档案是每个单位档案的重要组成部分，它记录了国家的发展过程以及国家在不同阶段的政治、思想、文化和教育等方面的具体情况，是国家改革的重要依据，也可以直接的说信访档案见证了一个国家的发展与演变，真实历史事件的记录，为人类发展提供了巨大的财富。信访档案的原创性、可记录性、知识性和信息性是直接反映了它的价值，这是国家发展和社会进步的重要依据。

3 .信访材料的交叉性。在处理同一来信来访的过程中，涉及各个有联系的条块机关及经不同领导人过问而产生的大量文字材料，有上级指派的，有本机关直接形成的，有联办或委托办理的等等。

4 .产生时间的不确定性。一个机关每年产生的文件材料在办理完毕后即可按时间一问题归档，但是很难定期进行信访材料的归档。出于同一人同一信访材料，一方面在处理过程中会因其复杂程度而花费一年甚至几年以上的时间;另一方面，一些上访老户可能对它的处理不服，或者对目前的政策还不能满足其要求，反复来信来访，几年后再“旧案重提”，无法结案。为了确保信访材料的真实完整性，必须将不同时间形成的材料保存在同一案卷内，这就使信访材料在归档时很难按时间归档分类组卷。

二、信访档案的分类组卷方法

1 .从内容上分析信访材料

（1）个人要求类，主要体现在有要求组织解决历史问题和希望组织上帮助解决生活上的问题。

（2）批评建议类，主要针对社会风气，各项建设等方面的批评，以及建议。

（3）检举控告类，主要是针对干部违背党纪政纪的行为进行指控的材料。在案件处理的过程中，我们将信访材料从处理信访问题的有关机关进行分类，可分为四个部分：一是上级组织交办的文件材料;二是自办案件材料;三是联办案件材料;四是下级上报上级登记的案件材料，综合来看，这是为了帮助我们在整理档案过程中，正确选取材料的来源。

2 .按处理信访案件的自然法则分析信访材料

（1）信访者材料。信访工作机构的工作人员需要保存好信访者的信件完好无损，以便将来查证邮寄的时间和地址，并与信件同时寄来的其他材料，例如照片，实物等，都进行编号并存档，并在备注表中注明。

（2）办案材料。在处理信访案件的初期，形成的登记审批单，由本部门立案函;上级部门立案交接函，须上级领导对交办案件的批短期保存准文件等，这些材料可以保存很短的时间。在處理或催办过程中形成的材料，通常具有联办案的记录;对信访者的复信和答复;调查期间形成的文件材料，包括文字、声像、实物等实物材料，应收集收集齐全并进行归档。

（3）结案材料。它包括：结案单，结案报告或调查处理建议以及对信访人的处理决定，以及信访人对处理的意见等，这部分材料一般是长期保存的。

三、结论

随着经济社会的发展，社会矛盾不断出现。但是，在中国社会主义和谐氛围中，扩宽了人民群众的诉求渠道。信访档案工作者必须加深对信访档案作用的认识，不断提高信访档案管理水平，使信访档案工作为振兴经济，提高人民生活水平，维护人民利益和社会稳定服务，为领导决策提供指导，密切联系人民群众，更好地维护社会稳定，促进经济更好更快发展。

参考文献：

[1]陈秀芝.浅谈信访档案的特点与作用[J].机电兵船档案，2007（10）.

[2]陈彩霞，徐荣川.浅谈信访档案的特点与管理[J].浙江档案，2000（4）.