高校教学秘书职业倦怠现象及对策研究

徐蓉蓉

摘要：职业倦怠经常困扰以人为服务对象的工作领域的工作人员，高校教学秘书的工作由于经常要与领导、教师、学生、家长打交道，在实际工作中容易造成因工作压力而紧张的情况，同时相比教师，其职业声望和工作待遇偏低等现实状态，容易使高校教学秘书产生职业倦怠。因此，应采取切实有效的措施和方法，提高教学秘书的职业幸福感，提升自我价值感，以缓解职业倦怠的发生。

关键词：教学秘书 职业倦怠 对策

中图分类号：G647  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）04-0166-03

一、问题的提出

教学管理是高校在教学环节中最重要的一个部分，而承担教学管理的基层行政管理人员，就是高校各二级学院的教学秘书。作为沟通教师与学生、各学院、各部门系部中心的桥梁，教学秘书是兼具上传下达和管理沟通的纽带，也是一个在日常工作中需要以人为服务对象，持续、高度密切联系师生的行政管理岗位。随着高校的扩张和国际化办学的不断加强，高校由原来的两级管理模式转变为学校—学院—系（部）三级管理模式，加之管理权限的不断下移，各二级学院的教学管理任务也迅速加重。伴随着高校国际化程度的不断加深以及各国家留学生成规模增长，教学秘书的工作内容从原先固定琐碎的办公室行政事务工作变成颇具规模的挑战性工作，不仅需要储备专业知识，还需了解专业前沿领域、了解多元文化，更要具备国际视野。一贯以来，高校管理者和专业教师对教学秘书队伍存在一定偏见，对教学秘书的工作性质、工作内容和工作价值并不抱有赞美认可的态度，同时教学秘书队伍的专业发展没有合理保障，在工资待遇、评定职称等方面并不能实现利益公平对等，一系列的现实情况导致了教学秘书容易产生心理不平衡，在情緒和身心上长期处于疲惫不堪的状态。因此，关注这部分群体，了解他们的工作性质，了解他们产生职业倦怠的原因，合理疏导消极情绪的产生，对于缓解职业倦怠现象有重要作用。

二、教学秘书职业倦怠内涵及表现

1.教学秘书职业倦怠的内涵

费登伯格自从提出职业倦怠概念以来，国内外学者主要从情感衰竭、去个性化以及低个人成就感三个维度进行分析。情感衰竭是指在工作中，因个人无法平衡处理自身与工作环境的关系而感到疲惫，容易有紧张和烦躁感。去个性化是指个人对待“场域”环境中的领导和同事态度平淡，人际交往冷漠，对人待事疏远漠然。低成就感指对自己的工作力不从心，状态消极产生自卑挫败感。教学秘书的职业倦怠是指教学秘书由于工作压力，在身心和情绪上长期处于紧张不适状态，从而引起情感衰竭、去个性化以及低个人成就感的连锁反应。

2.教学秘书职业倦怠的表现

教学秘书职业倦怠主要分为实际工作中的倦怠表现和心理倦怠表现两种。

工作中的倦怠主要表现为：（1）办事拖沓、效率低下。不能正确认识工作的重要性，能拖就拖。（2）推脱责任。对于自己的工作应付了事，不愿投入过多精力。（3）情绪失控。对工作热情度不高，易烦躁、态度生硬、喜怒无常。在工作中，容易人际关系处理得不够和谐，久而久之会出现恶性循环，严重影响日常工作。

心理上的倦怠主要表现为：（1）亚健康、易生病。教学秘书的职业倦怠表现为精神紧张或亢奋、长期疲劳、失眠等。（2）压力大、易焦虑。随着工作节奏的加快和节奏的加强，教学秘书经常会感到压力重重。如无法调节，工作压力也随之转到生活和情感上，使他们对于任何事情都提不起兴趣。心理倦怠程度越深，职业倦怠程度越重，缓解难度就越大。

三、高校教学秘书现存主要问题

1.人员配备少，角色多重

目前高校教学秘书队伍的人员配备严重不足，二级学院几百上千本科生，教学秘书工作往往只由1个人来承担，显然无法满足教学管理的需要。在工作中，教学秘书完全服从教学院长的管理，协助领导完成教务处下达的各项工作任务。因此，他们的工作内容主要是保证教学秩序有条不紊，服务师生顺利开展教学活动，在工作性质和职能上来说，辅助性是基本属性。[1]在服务师生开展教研活动中，需要教学秘书承担或沟通协调的事情涉及方方面面，因此教学秘书的工作内容千头万绪，工作职责范围庞大。再者，有些教务秘书身兼多职，身份多重，角色交叉繁杂，导致事务缠身，心生压力。

2.教育国际化带来的新挑战

作为高校教学管理工作的执行者和管理者，教学秘书的岗位任务繁重，需具备一定的专业素养。尤其是上文所述随着高校扩张、高校国际化、多校区建立等，教学秘书也需要不断与时俱进，吸收和学习先进的管理手段，不断提高工作能力才能跟得上目前不断更新开拓的工作内容。而目前教学秘书队伍中，年龄结构不合理、学历不高、所学专业不对口、工作年限较长导致思维僵化的教学秘书人数较多，这必然给教学管理工作带来一定影响。

3.工作高强度，职业认可度低

教学秘书每天的日常事务都是忙碌且繁杂的，加上工作责任重大，尤其碰到教学事故、学生入学、学生毕业等比较重要且需要高强度工作节奏时，情绪始终是紧张且焦虑不安的。但在工作回报中，教学秘书通常会遇到一定的偏见，基层管理岗位经常不被重视和理解，付出的劳动得不到应有的尊重，工作的业绩得不到应有的认同，当自己的心理需求得不到回报时，渐渐被消极懈怠的情绪笼罩，原本热情积极的工作状态也化为乌有。

4.工作环境封闭，缺乏业务交流及专业培训

教学秘书整天埋首于具体的事务性工作，难有时间脱身参加业务学习和对外交流。这将影响他们的教学管理能力，在个人事业的成长与发展中也难有建树。尤其是高学历人才加入这个队伍后，往往会倍感限制，无法施展个人才华和能力，久而久之也只能埋没在具体细致的工作中，无暇思考科研和实践，大大削弱了自身的能力和专业水平。

四、高校教学秘书职业倦怠的归因分析

（一）从工作特征因素分析

作为服务型辅助型岗位，教学秘书是以服务人为主要工作方式，在此过程中，如果不能受到教师和学生充分的尊重和认可，他们会对自己的职业声望感到悲观，工作成就感就会大幅下降。

1.较低的职业声望

职业声望是个人对本职工作的希望和向往。高校内部相当于一个小社会，教学秘书在这个工作环境中高强度工作，但在职业晋升评比和工资待遇等方面与专业的任课教师相比，明显要困难低下很多。和拥有较高职业声望的高校教师相比，教学秘书在教学能力和科研水平上逊色许多;和在高校行政机关的行政管理人员相比，教学秘书在基层工作，处在金字塔最低端，通常是被领导遗忘的角落，是相对尴尬的位置。在职业功能上，高校依靠教师的教学能力和科研水平获得社会声望，而教学秘书的职能是执行者和传达者，目的是为确保高校教学活动有序、顺利、稳定开展，他们的工作成果较模糊，工作价值较隐蔽。在教学秘书的素质方面，以往对其学历和办事能力要求不苛刻，此岗位也经常是转岗人员和引进人才家属的安置性岗位，被看作没有技术含量的事务性工作，因此在高校内部并不受重视。

2.繁重的工作负荷

研究表明，工作负荷与职业倦怠呈正相关，工作负荷越重，职业倦怠程度越高。笔者走访南京某地方高校，对部分教学秘书进行个案访谈，以确保对高校教学秘书职业倦怠研究的真实性。

访谈提纲如下：

（1）您现在对工作的感觉是否愉快舒适？

（2）工作中，是否感觉到压力？压力来源于工作压力还是来源于精神压力？

（3）结束工作后，是否觉得疲惫？能做到彻底放松吗？

（4）面对同事和学生，您是否感到困扰？

（5）在工作中您是否获得充分尊重？是否有令您印象深刻的事件？

（6）您是否在工作中收获成就感？

（7）如果有选择机会，您是否愿意继续担任教学秘书一职？

访谈摘录1：

一位工作五年的教务秘书说：“我每天的工作状态都是连轴转，尤其是开学初与学期末，我都是在老师和学生之间来回忙碌。教学管理事小但往往有连锁反应，一个小问题经常需要通知完老师后通知学生，电话来回几次才能落实。很多工作量是无法细致衡量的，无法写到工作日常中去量化核算。我硕士毕业后来到学校工作，原本以为教学秘书适合我这个女生工作，但现在看来完全不轻松。最让我不满意的是，我没有任何时间去考虑和自己专业相关的所有事情，每天的工作就够我忙了，如果让我重新选择，我会去公司，同样的忙碌，但至少钱赚得多。”

（二）从个体因素分析

1.较高的工作压力

教学秘书的岗位工作千头万绪，需要仔细梳理每个时间节点对应的工作安排，尤其是入学毕业、学业调整、调停课程等环节需要有高度的责任心，否则极有可能会造成教学事故，带来严重的后果。因此，教学秘书的精神压力较大，对每件重要的事项都经常反复核对、检查、确认。由于担心出错，精神上往往变得很焦虑不安，许多教学秘书都有较为严重的强迫症。如果长期处于精神压力下，极易产生职业倦怠，对个人心理健康也会造成伤害。

访谈摘录2：

我最担心同时处理多个问题导致的疏忽和纰漏，比如老师安排调停课，我手上有其他事情在做，很有可能过一会儿就忘记了。所以经常被吓出一身冷汗，害怕忘记通知学生重要的教学安排，导致发生教学事故。最担心学生的毕业问题，有很多无法顺利毕业的学生在学业上的问题很多很杂，我经常担心忘记告知他们重要的通知和信息，因为自己的疏忽导致学生错过选课、考试等重要环节而无法顺利毕业。这对我来说是最大的责任也是最容易引起我心理波动的问题。

2.严重冲突的角色

教学秘书经常会面临管理工作与本职工作之间的冲突。身为基层管理岗位，就有来自管理岗位的权利，但在现实工作中，教学秘书并没有教学管理的指挥者和管理者权利，扮演更多的是“办事员”“被监督者”角色。

访谈摘录3：

一位教务秘书说：“我们学院是一个大学院，教师数量一百多人，本科生总数上千人，所有和教学相关的事情都压在我一个人身上。现在学校将很多权限下移，原来归口到教务处和其他学院的事情全部要由自己学院承担，大大增加了我的工作量。很多时候午休都没有，因为学生经常会在上午四节课后来咨询问题、办理各类手续。关键是我不仅仅只是做教务秘书一个工作，我还是党员、学院工会成员、资产管理员，我的精力被其他事项分散了许多，我的疲劳感都是来自于精神，我丝毫感觉不到有喘口气的轻松，每天我都心事重重。”

（三）从组织因素分析

1.边缘化的身份

高校有专门为教师设立的各类奖项，也有为辅导员设立的专项奖励，但教学秘书这个岗位与各种奖项无缘。在工作中，教学秘书作为管理第一线人员，却鲜少直接参与到学院教学管理中，最多是个会议记录者、拍照写稿人员，参与程度较低。每年都有教师进行专项业务培训，但教学秘书几乎没有任何参与培训、促进职业发展的机会。

2.组织支持度较低。

从学校的角度出发，并未重视教学秘书的工作价值，给与的支持感较低，在工资福利方面并未有相应的提高。当教学秘书对组织的支持产生消极认知时，會产生负向信念，在自身的贡献和组织的不支持中找不到平衡点，导致产生消极情绪，降低工作效率，引发工作倦怠。

五、缓解高校教学秘书职业倦怠的策略

职业倦怠严重影响了教学秘书的工作效率和管理水平，同时也对身心造成持续的不良影响。因此，需要高校和教学秘书共同努力，尽可能预防和缓解职业倦怠现象。

（一）以人为本，注重人文关怀

高校应坚持以人为本、柔性管理的理念，将工作始终建立在维护教学秘书尊严、肯定教学秘书价值，关心教学秘书工作、促进教学秘书走专业化道路之上，客观考评教学秘书的业绩，科学开展绩效考核，关注他们不同层次的需要。

（二）健全教学秘书队伍建设，促进队伍专业化发展

教学秘书职业声誉及社会支持度的提高需在加强队伍建设上下功夫。高校应将教学秘书、辅导员等基层行政管理人员纳入和教师同等专业化建设的道路上来，使他们成为“内化职业守则、完善职业人格、发展成为专业领域的带头人”[2] ，坚持不懈抓好岗前培训、在职能力培训和学历培训、专业技能培训。重视教学秘书的培养、培训和选拔，使他们全面提升工作效能，提高工作认同感。

（三）完善激励机制，打通职务晋升通道

高校应针对教学秘书等基层行政管理人员建立单独的岗位职称评定体系，应突出教学秘书的工作特点，结合工作实际，确定评价准则，给优秀的教学秘书打通职务晋升通道。其次，应制定公平完善的科学评价制度，高校应关注隐性、非及时性的考核指标，同时结合可量化的显性指标，完善激励机制。全面贯彻习近平总书记“营造人人皆可成才、人人尽展其才的良好环境，努力培养高素质劳动者和技术技能人才”的精神。[3]

（四）倡导积极心态，缓解职业压力

教学秘书的工作繁重、角色定位模糊以及较低的职业成就感等一系列问题长期存在，高校应帮助教学秘书全面评价自身的工作、学习和生活，找出症结，帮助他们提高抗压能力，培养积极乐观的心态。定期举办各类讲座和培训班，辅助教学秘书持续充电，引导他们设置职业规划，获取和更新知识和信息库，帮助他们更好地胜任工作角色，更从容自信地完成工作任务。

参考文献：

[1]何建民.培育一流国际工商管理人才[M].上海：上海外语教育出版社，1999.

[2]许磊，陈九如.从规约到自律：高校辅导员职业守则内化与职业人格的完善[J].学校党建与思想教育，2017（3）：86-88.

[3]决胜全面建成小康社会 夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利——在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[R].2017.

责任编辑：孙瑶