痕迹化管理在高校辅导员工作中的应用

胡艳秋

摘要：今天，痕迹化管理已经成为企业管理的一种趋势，而对于千头万绪的高校辅导员工作来说，痕迹化管理不仅能够真实记录辅导员的工作内容，还原其工作过程，为后续工作提供材料支撑，同时也可作为责任认定的重要证据，提高工作效率，使辅导员工作向更加专业化和职业化的方向发展。本文将从痕迹化管理对高校辅导员工作的意义出发探究痕迹化管理在高校辅导员工作中的具体应用。

关键词：痕迹化管理 高校辅导员 管理效率

中图分类号：G641  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）03-0133-02

作为高等院校教育和管理工作的一支特殊力量，辅导员承担着大学生思想政治教育、大学生成长发展指导和学生日常事务管理等各项工作。在千头万绪的学生工作面前，高校辅导员必须不断总结工作方法和工作技巧，不断提高工作能力和工作水平，以科学的方法提高管理效率、达到最佳的管理效果。本文将从痕迹化管理的定义、作用和实施方式等三个方面出发探讨痕迹化管理在高校辅导员工作中的应用。

一、什么是痕迹化管理

痕迹在《现代汉语词典》中的释义是物体留下的印儿或残存的迹象，而痕迹化管理则是指在各种管理工作过程中，从时间、内容和结果等方面留下痕迹，做到条理清晰，职责分明。具体到学生工作中，痕迹化管理是指辅导员通过文字、图片、实物、视频、电子档案等方式如实记录日常工作的各个步骤和环节，使任何一项工作从谋划、部署、推进、落实到完成的全过程都不留空白和盲点，呈现缜密的工作记录和证据，为后续工作提供可持续的材料。对于辅导员工作来说，痕迹化管理不仅要记录“准备做什么”和“正在做什么”，还要包括“做的怎么样”，这些痕迹是人与人或人与物之间互动的结果，能够产生积极或消极的反馈，辅导员可以通过形成良好的痕迹化管理习惯来提高工作效率、总结工作经验，保证工作的准确性和完整性，形成科学有效的工作方法。

二、痕迹化管理对高校辅导员工作的意义

对企业来说，痕迹化管理最大的优点就是让所有的生产经营管理都留下印迹，通过查证保留下来的痕迹资料，可以有效复原已经发生了的生产经营活动，对企业管理很有价值。而对于高校辅导员来说，痕迹化管理不仅能够通过真实记录工作内容来还原工作过程，为后续工作提供材料支撑和责任认定依据，其意义更在于创新管理，即通过时间规划和工作梳理来提高工作效率，提炼工作特色，使辅导员工作向更加专业化和职业化的方向发展。

当前高校已进入独生子女大学时代，部分独生子女大学生在生活自理、行为处事和心态调整等方面对辅导员的依赖心理非常明显，这使得辅导员成了几乎事事都要关心的“保姆”，大量的琐事，杂事和小事占用了辅导员绝大部分的时间和精力。我们每天的工作在大脑里面都只是暂存的记忆，这个暂存记忆越长，我们下一步的工作效率越高，而延长暂存记忆，痕迹管理就是一个好办法。在大量的待办事项面前，如果不注意痕迹管理，很容易造成工作疏漏或遗忘，而辅导员的一点小疏忽可能就会造成严重的后果。还有一些辅导员在忙于完成工作任务时往往忽视工作过程中资料的收集、整理和归档，在接受各级检查或考核时，提供的资料在时间上不准确，在内容上不完整、不缜密，导致得不到满意的评价结果，因此通过痕迹化管理来科学合理的记录日常工作不仅能够提高辅导员的工作效率，而且便于工作梳理和工作总结，查漏补缺，有利于今后的工作开展和工作模块的构建。

三、高校辅导员如何实施痕迹化管理

（1）制订工作计划，提高工作效率。辅导员工作涉及学生学习和生活的方方面面，從转发学校通知、安排学生活动、解决学生问题到参加各种会议、提高自身修养，繁杂的工作内容往往会让辅导员忙得焦头烂额，可能会忘记或错过一些工作安排，因此制订条理清晰的工作计划就显得尤为重要。辅导员一般要在每学期开学前制订一个工作计划，对学期工作做到心中有数，未雨绸缪;在每项工作开始前要对工作的目标、步骤和细节精心策划和设计，务必落实到最细小的环节。因此，每个辅导员都应该有一个工作记录本，按时间顺序记录各项工作安排和注意事项，让所有待完成和未完成的工作在计划表上一目了然，已完成的工作也可以做好标记，以便于把握时间节点，合理安排工作，提高工作效率。

（2）记录工作内容，便于工作梳理。记录日常工作内容是高校辅导员入职后首先要养成的习惯，原因有三。一是因为学生工作事无巨细，每天的工作内容都异常繁杂，各部门的通知和大量的待办事项会让你晕头转向，书面记录可以让自己随时了解工作的完成情况，保证工作的按时完成;第二是高校辅导员一般都是带一个专业或一个年级的学生，往往学生人数较多，因此在记录时一定要标明对象、事件和处理情况，以便后续查证;第三是因为辅导员随时随地都有可能接到通知或发现问题，好记性不如烂笔头，对工作进行记录能够避免遗忘。如果没有随身携带笔记本，也可以先用手机记录下来，之后再总结到工作记录本上。

记录工作内容的方式也不仅限于文字，还可以是图片、视频、语音、电子文档等。例如辅导员的日常事务可以书面记录在专用的工作笔记本上，涉及学生签收的记录可以让学生签字后书面保存;通过网络传达的信息或通知可以截图保存;重点学生谈话可以通过文字记录或语音视频记录;召开学生会议可以通过会议记录、照片、录音、视频等方式记录保存。但无论是哪种记录方式，都要注意确保记录的完整性和可参考性，书面记录要保证信息全面、字迹清晰，图片语音等电子记录要保证信息安全和及时整理。

（3）坚持工作总结，保存重要痕迹。除了工作计划和工作内容的记录外，痕迹管理还包括对有用的信息和感想进行梳理，并定期整理，形成专属于自己的工作总结。工作总结也是辅导员工作的重要环节，通过总结工作中的成功之处、不足之处和建议，可以更加熟悉工作内容，正确认识以往工作中的优缺点，明确下一步工作方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效率和管理水平。辅导员每天的工作都很繁琐，因此最好是做到每周一结，并坚持每月总结、学期总结和年度总结。工作日志就是总结工作的最好途径，通过反思自己做过的事情就一定能总结出经验，如果没有进行总结，那这些经验教训也就在日常工作中丢失了，这无疑就像丢失了一笔本属于自己的财富。需要注意的是工作总结要有一定的概括性和叙述性，注意保存重要痕迹，主客观内容相辅相成，这样可以使辅导员关注细节、学会反思、学会提炼、培养敏锐的观察力，每周一结也能使辅导员对学期工作了如指掌，在学期总结时高效高质。

四、结语

有人说：“能够把简单的事情天天做好就是不简单，把公认容易的小事情做到极致就是奇迹。”高校辅导员工作就是如此。高校辅导员工作中的痕迹化管理要求辅导员把工作做细、做实、做好，同时学会反思、学会提炼，当类似的工作出现时能够有据可依，有迹可循，让痕迹化管理逐渐成为日常工作中的一种自觉行为。久而久之，这样的管理就会内化为辅导员的思想品质，最后呈现出一种自觉内生的行为文化，从而使辅导员工作向更加专业化和职业化的方向发展。

参考文献：

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责任编辑：张蕊