流动人口人事档案管理问题研究

(阿勒泰市医疗保障局 新疆 阿勒泰 836500)

一、流动人口人事档案管理的必要性

档案管理作为最重要的历史凭证，能够较大限度地保存原有资料的内容，在历史记录、人员信息采集方面具有权威性，是人们认识和改变社会治理的重要依据。档案能够为单位及个人提供详实的资料，现代档案馆的普及以及检索技术的发达，为人们更好使用档案提供了现实条件。

随着人口的快速流动，流动人员档案管理是档案管理的重点和难点。档案管理必须实事求是的对流动人口档案的管理进行细化，积极探索更为科学合理可持续的管理模式。

二、流动人员档案管理中存在的问题

(一)管理机构及管理人员主观重视程度不够

一方面，流动人口对自身档案的有效迁移和保存重视程度不够。一方面，流动人员人事档案管理人员对此项工作的重视程度和管理意识也需要加强。在档案管理部门中，专门管理流动人口档案的人员编制少，档案管理工作量繁重，导致档案材料在转移及保管的过程中出现信息丢失。档案管理机构往往没有充分认识到流动人员人事档案管理较一般档案管理工作专业性更强，导致从事此项工作的人员较少，专业能力达不到要求。

(二)档案管理能力存在短板和不足

通过对目前流动人口档案管理主要机构人才市场的调研，发现人才市场没有充分做好流动人口档案基础性工作。流动人口档案管理存在分散零乱、缺乏系统性管理的情况。

流动人口档案管理需要有效的现代管理意。目前，各地流动人员人事档案的档案管理部门都存在现代化程度不高、档案管理基础设施，特别是软件设施需要加大投入，流动人口档案管理制度建设不健全等问题。

(三)管理队伍建设有待加强

各地人才市场承担的工作比较多，诸如招聘会、毕业生就业指导等工作，对流动人员人事档案的管理不是机构的主要任务，往往重视程度不高。很多机构专业管理人员严重不足，有的甚至招聘兼职人员从事档案管理工作，专业管理人员专业化水平较低。然而，从流动人口档案管理的复杂程度来看，从事流动人员人事档案管理的人员要具有更强的专业性。档案管理人员的配备不足问题突出体现在人员不足和人员管理水平不足两个方面。部分档案管理人员还存在主观上的不重视，部分管理人员甚至认为档案管理只是形式大于实质，对此项工作的重要性认识严重不足。

三、完善流动人员人事档案管理的措施

(一)增强档案管理意识

随着社会经济的发展，流动性档案管理精细化水平不断提高，但流动人口档案管理人员对所从事的工作重要性并未得到提高，无论是纸质档案还是信息化档案的管理意识都不强。提高档案管理人员管理意识措施如下：一是单位领导通过定期召开会议，提高档案管理人员的管理意识，通过一把手责任制，提高管理水平。二是加强考核，通过前期制定计划任务目标，对档案管理人员工作质量进行科学评估，评选档案管理优秀员工，对工作业绩较差的员工实施问责，通过加强责任制的手段，提高档案管理人员管理意识，增强使命担当。

(二)提升流动人员人事档案管理现代化水平

1.提高档案管理管理设施现代化水平

流动人员人事档案管理作为公共服务的重要内容，应该下大力气确保档案妥善保存。人力资源市场作为最早接收流动人员人事档案的单位，应该提升档案管理设施水平。档案库要坚决做到“六防”，即防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温。要对档案进行定期清理、摆放档案，对档案存放设备定期更新，对废弃档案进行定期清理，节省公共资源占用。

2.提高流动人口档案管理现代化技术水平

(1)建立流动人员人事档案信息专门数据库。建立流动人员专门人事档案数据库，是实现流动人员人事档案现代化管理的必然发展要求，同时也需要强大的信息化建设作为支撑。要通过招标手段选好软件承包商，选择合适的人事档案管理软件进行开发、建库工作。后期还要选择有一定计算机信息技术的人员对档案信息进行录入、更新以及及时维护，并开设查询窗口，供档案当事人、使用人对档案进行查询。

(2)建立流动人员人事档案网络服务系统。流动人员人事档案网络服务系统应与流动人员人事信息专门数据库相通。档案当事人可以通过政府网站对自身档案相关信息的进行查询，并申请对档案进行动态补充更改。对于流动人才档案管理部门来说，实现了流动人员的动态化管理，能够使档案信息动态补充，不仅提升了人事档案的使用价值，还可以增强档案管理人员工作的责任感，将工作成果向大众公布，接受档案当事人的监督。

(3)建立流动人员电子人事档案。将流动人员人事档案转化为电子档案，通过扫描等技术手段，对档案进行电子归档，同时做好电子备份，可以大量节省档案储存的公共资源，同时方便检索，提高流动人口档案的使用效率。

3.提高流动人口档案管理的现代化管理水平

在建立人事档案数据库的同时，较大一部分的档案是必须通过实体档案库进行保存的，在大量的实体档案面前，在实体档案的管理中，也要增强现代化管理水平，通过招收专业的档案管理人员，增强制度建设，提高现代库管理的水平，同时，引入信息化管理方法，将信息化管理和传统档案库管理相结合，提升管理效率。

(三)加强档案管理人员的业务培训

1.政治素质培训

流动人口档案管理模式的改变必然要伴随着管理人员职业素养的进步。人事档案属于国家财产，理应遵照国家相关法规政策实行管理，但我国流动人员人事档案管理制度执行程度参差不齐，归根结底，还是档案管理人员政治素养还存在欠缺。作为一名国家公务人员，政治思想方面要与国家政策保持高度统一。

2.业务能力培训

流动人员人事档案管理岗位存在流动性较强，管理人员水平不高等特点，要加强对内部人员的培训。在培训中，除了对基础知识、基本原理等理论的培训外，还要加强计算机知识、人力资源管理知识的培训，切实增强管理人员的业务水平。

3.信息素质培养

做好现代化的流动人口档案管理工作，必须要求档案管理人员掌握充足的信息管理知识。在信息化技术在各行各业都充分应用的背景下，档案管理人员必须快速掌握信息知识，并挖掘出信息里蕴藏的巨大价值。流动人口档案管理人员除了做好档案的保管、储存、索引等基础工作外，还要通过信息化知识，提升分析能力，将档案信息分类分析，将分析成果向上级部门报告，为流动人口管理、人才使用，就业管理提出可行性的建议。

综上所述，流动人员的档案管理通过高质量的档案信息管理，我们能够更好地掌握流动人员的过往信息，而其也是维护人员利益的有效手段，进行宏观人才调控的重要措施和保障流动人员合法权益的重要保障。虽然档案管理工作具有高度专业性和繁琐性，但是对于实际工作中遇到的困难，我们不能惧怕，应当协同互助，多学习，多请教，不断实践，这样就一定能探索出一条高效完善的新策略。