浅析企业信息管理组织

(河北经贸大学 河北 石家庄 050051)

一、企业信息管理组织

信息化背景下，信息逐渐成为人力、资本、物质之外的第四个重要企业资源，也因此，信息管理成为企业日常管理中重要的一部分，而信息管理组织也成为企业组织的重要子系统。

信息管理组织，顾名思义，就是以管理信息为组织目标，以信息资源为主要管理对象的相关工作人员的体系集合。由于这一组织属于企业内部组织，其组织目标又可以进一步细化为对相关信息资源的收集、整理、处理并为企业内部人员提供所需的信息服务，其最终目标要为企业发展的总目标服务。

二、信息管理组织的结构

企业内部的信息管理组织结构要与企业本身的组织结构和业务流程相适应，可以分为基本型和矩阵型。

基本型组织结构与企业中其他部门结构类似，由部门主管(信息主管CIO)下辖各个细化的职能部门，包括信息系统的开发管理部、信息系统运行维护部以及信息资源管理服务部。这一结构类型适应相对规模较小、结构趋于传统的企业。

矩阵型则是与企业运行中的项目紧密结合，配合项目所需的各职能部门提供相应所需信息。这一结构较为灵活，适合规模较大的企业，可以保证多个项目共同运行时的信息需求，也更适应企业的扁平化管理趋势。

在信息管理组织结构中，有一个角色显得极为重要，那就是组织的主要管理者和最高领导：信息主管。随着信息在企业运行中的重要性不断提升，信息主管的地位由原本的普通部门主管逐渐向高层升级，目前与首席执行官并列，位于企业最高决策层，并增加了为决策提供参考以及参与决策的权利和职责。

三、信息管理组织的职责

随着企业办公信息化的发展，信息技术在企业管理中的应用日趋广泛，当前的信息管理组织职责也主要围绕企业信息系统展开，其一是信息系统的研发与管理，其二是信息系统的运行与维护，其三是信息资源的管理。

可以看到信息系统是企业信息管理乃至企业整体管理的重要依据，因此开发适应企业的信息系统也就成为重中之重，信息部门要充分了解企业内部运行流程、各部门信息需求以及企业总体发展需要，并且做出相应有效的系统设计。

除去与信息系统相关的两项职能，信息管理组织还有最重要也是最根本的职责，那就是对信息资源进行管理。严格来讲，无论是近代的企业文书管理，还是计算机问世后的数据管理，抑或是当前围绕信息系统的信息管理，都是对不同形式的信息资源进行管理。要做好企业信息管理，根本上就是做好信息资源管理，汇总整合信息并能提供符合需求的信息。

当前的企业信息管理对信息系统的依赖较大，但随着大数据的发展应用，仅仅是数字化的线上信息集合已经越来越难以适应企业发展需求了，这时就要回归最初最根本的管理职责，重新审视信息资源的存在形式，找寻将可用资源从海量信息中提取出来的有效方式，并将其纳入日常管理活动，更好地为企业内外提供信息服务。

四、信息管理组织的未来发展

随着信息网络技术的不断发展，信息获取、存储和分享变得越来越容易，大量信息正不断涌入公共领域，一方面拓宽了人们的视野，为企业决策和发展提供更多参考，另一方面也加大了我们提取有效信息的难度。

现在的企业管理正逐渐由传统的固化线性模式向灵活的扁平化模式发展，当前的以信息系统为中心的信息管理模式已经逐渐落后于时代发展，其预测难以适应环境变化，对用户的信息需求实质——提供解决问题的方案关注不够，尤其是没有将知识视为重要战略资源，对隐性知识管理的忽视，直接导致员工和企业的创新能力低下。信息管理人员虽然参与了企业决策，但更多时候还是处于辅助参考地位。

信息管理要与时俱进，应该由简单的数字化、信息化向知识化、智能化发展。

无论是知识还是智能，都离不开人的主观作用。如果说现阶段的信息管理的主角是涉及企业运行方方面面的信息系统的话，那么下一阶段作为信息管理主体的人将重回主要角色，企业内部信息管理的重要性也将进一步提升。

提到信息管理组织中的“人”，信息主管无疑是最重要的一个，他不仅代表着信息管理在企业中地位的提升，是信息管理组织参与企业战略制定和决策的标志，也是信息管理组织的领导者，承担着组织发展变革的先驱作用，因此组织对信息主管提出了更多要求。

信息主管CIO这一职位要更加专业化，他不仅要熟悉企业本身经营领域，更要有充分的信息知识管理素养。除此之外，CIO作为高层管理人员，要有明确的角色定位，不能仅仅停留在“满足其他部门需求”的层面上，要能制定企业高度的战略规划，目光要立足整体发展，信息管理不仅着眼于企业内部，更要看到外部环境的变化并能做出相对准确的预测；不仅要分析过去的经验和当前的情况，更要看到未来企业乃至整个行业的发展方向；不仅参与企业变革，更要成为推动企业变革的引领者。

一个组织要发展，要实现整体目标，不仅需要高素质的领导者，更需要专业化的组织成员，组织内部的权责要进一步明确，各项工作要向专门化、标准化发展。成员要具备自我信息管理的能力，能够充分将自己的隐性知识应用在显性的工作过程中，同时要能体现出组织内外成员的能力区别，引进专业人才，并设置合适的岗位，赋予明确的职责范围。企业不仅需要引进人才，更要充分利用人才、留住人才，要建立有效的绩效考核和激励制度，鼓励知识创新，鼓励成员将自身隐性知识显性化，在组织内外形成知识共享，进而促进整体信息管理智能化。

五、结语

可以看到，信息管理组织作为以信息管理为主要职能和目标的企业内部组织，其目标和结构要与企业总体相适应，根本职责是对信息资源进行管理。随着社会整体的信息化发展，信息管理组织逐渐由辅助型部门向主要职能部门发展，逐渐参与企业日常决策和战略制定，并且对组织成员提出了更高的个人素质要求。信息管理组织不断向专业化智能化发展，正在成为企业未来发展的重要推动者。