高等院校二级学院学术会议会务工作的创新思考

江利平

（福建师范大学，福建福州，350007）

一、前言

习近平在北京大学师生座谈会上的讲话强调了“当今世界，科学技术迅猛发展。大学要瞄准世界科技前沿，加强对关键共性技术、前沿引领技术、现代工程技术、颠覆性技术的攻关创新。”这就要求高校应该创造机会与世界一流大学合作共赢，一流学科学术交流，这些工作最常见的组织形式是通过学术会议交流探讨，而作为会议会务工作的组织者则应根据新时期实际情况不断推陈出新。正如习近平在党的十九大报告中指出“实践没有止境，理论创新也没有止境。世界每时每刻都在发生变化，中国也每时每刻都在发生变化，我们必须在理论上跟上时代，不断认识规律，不断推进理论创新、实践创新、制度创新、文化创新以及其他各方面创新。”因此我们的会议会务工作在传统模式的基础上，也一定要把创新的理念贯穿始终。我们创建一流的大学，建设一流的学科，需要配套一流的服务体系，会议会务工作就是一流服务体系的重要组成部分。

高等院校承担着人才培养、科学研究和社会服务的重要功能。所有这些功能的实现都与会议会务工作密不可分，通过会议会务工作让这些功能落地实施。会议会务工作又分为学校层面组织和二级学院层面组织。二级学院是我国高等院校组织机构建设中的基本组成单位，也是高校发展的重要组成部分，二级学院在发展过程中具有独立的人才培养、教学科研和社会服务的功能，所以高校的具体工作相当一部分就分配到了二级学院进行。因此，高校学术会议会务工作主要由二级学院的行政办公室来负责，它承担了大量的会议会务工作。会务工作在筹备和举行的过程中，都需要从多方面进行考量，需要从筹备阶段、运行阶段和结束阶段等进行综合性的实施，才能够使会议会务工作保持正常化运行。不仅如此，我们的会议会务工作必须体现创新的模式，要不断从会议会务实践工作中总结经验，发扬优点，摒弃不足，通过创新性的工作方法使高校二级学院的会议会务工作推陈出新，从而使会议会务工作取得圆满成功。

一、会议前的筹备工作

（一）确定会议主题、参会人员、会议议程和会议通知

高校二级学院在确定学术会议举办之前，首先应该进行SWOT分析确定会议主题，即根据目前国际国内学术界形势，分析举办大型学术会议的优点和缺点，外部环境面临的机遇，内部环境面临的威胁，只有这样全面的分析优点和缺点，面临的机遇和挑战，我们才能找出自身真正的需求，并根据自身实际确定会议主题、需求、目的，以防出现盲目跟随的现象和从众心理。然后，根据会议主题确定参会专家，并且应该根据重要专家的时间确定会议时间和日程安排，以及后续系列活动安排。其次，确定会议议程，议程应设计会议互动环节，使参会人员尽可能参与进来，互动环节宜采用头脑风暴法，它给与会者创造了一种能积极思考、启发联想、大胆创新的良好环境，充分激发个人的才智，为解决问题提供大量的新设想，使会议获得更加高效的成果。再次，根据会议议程制作会议通知，会议通知应该包含会议主题、会议议程和参会反馈表，并且及时把会议通知发送给参会人员，通知中必须明确收集会议反馈表截止时间，从而掌握会议筹备的主动权。确定会议做报告的报告人，报告人的报告题目应该是相关学术领域具有前瞻性和代表性的内容。主持人的选择应该是具有较强影响力、受到普遍尊重的、实践经验丰富、风趣幽默的行业专家。最后，根据会议议程制定会议预算，申请专项会务费用。

（二）成立学术会议会务中心组

任何事情都要有牵头的组织，因此，需要成立学术会议会务中心组，由学院行政办公室主任担任组长，组织中心组成员进行会务培训，办公室主任担任培训者，制定整体会议工作部署，为被培训者明确具体分工，可以划分若干小组，分别为会场准备接待小组、住宿车辆调度小组、通讯录横幅制作和礼品购买小组以及突发事件应急小组等。明确各小组责任，落实工作任务，把所有工作分解到具体每个人，并且确定好完成任务的时间节点，以及整个会议会务过程中的详细要求。

第一，会场准备接待小组负责会议基础物品准备和会议联络工作，提前预定茶歇点心水果、笔记本、签字笔和矿泉水等物品；印刷准备学院宣传画册、实验室宣传画册；这些基础工作都不难，但是每一项都要一一落实，总结长期从事会议会务工作经验就是准备专门的备忘录，每一项都一一列出来，并标明进度，让负责人清楚事情的发展现状，当完成一项就在相应位置打一个勾，告诉自己已经完成这项工作，后面的时间就去完成还没有完成的事情。

第二，住宿车辆调度小组负责安排参会人员住宿的宾馆，协调安排会议车辆，如有晚宴，必须协调好用餐饭店并购买酒水。

第三，通讯录和横幅制作。礼品购买小组负责收集参会代表的通讯信息，提前制作成会议通讯录，当代表们报道时，完善通讯录信息后，就以最快的速度把通讯录制作好，发送给大家交流使用，这样可以让参会人员感受到主办方办会的高效率，同时又方便了同行今后的交流沟通；确定横幅内容，准备参会证，制作参会代表桌签等等；根据会议预算和标准，购买会议礼品，会议礼品应该选择具有地方特色同时兼具实用性的物品。

第四，突发事件应急小组主要负责“突发事件应急预案”的拟定，要充分考虑会议各个时期可能出现的突发事件，并且根据各种突发事件做好对应的准备工作。例如提前联系动力中心，保障电力系统畅通和发电机准备；提前联系校医院医生做好会议医疗保障；有些人员不能到场，个别程序就需要根据实际进行调整。最后，要提前根据时间进行预演，防止时间不够和提前结束的现象出现。

（三）参观实验室准备

参观学院的重点实验室是学术会议的重要环节，然后在学院会议室举行座谈会，共同探讨学术问题。这就需要提前安排实验室负责人给大家介绍讲解相关的实验设备和仪器，提前准备实验设备，并要求实验室人员做好实验室的卫生清洁工作。

（四）会议保洁和会场设备准备

会议前期准备不可或缺的一环就是会场的整洁和设备的调试，提前通知保洁人员按高标准做好保洁工作；同时会议室设备的准备必须充分，包括笔记本电脑联网，会场话筒的调试等等；检查实验室外宣传栏灯箱里面的灯管是否有损坏，灯箱里面属于卫生死角，需要及时清理干净。这些都需要提前通知相关人员做好准备工作，以免混乱，并且随时检查工作是否落实到位。

二、会议中的注意事项

（一）保持会议进行中的多角度完善

会议进行的过程中需要注意的是，按照“一切为了会议，一切为了会议代表”的要求，各个部门的工作人员既能够保障本职工作顺利做到位，又能够根据会议的实际情况进行及时的补台补位。一个会议在开展的过程中，往往会遇到各种各样的问题，而这些问题如果得不到有效的解决，参会者就会感觉会议会务工作不完善。那么，在实施会议会务工作的过程中，就要求工作人员既能够按照明确的分工进行工作，又能够根据会议的灵活变动进行及时的解决。例如代表的住宿问题，餐饮问题或者是一些咨询问题都要求会务人员能够及时补台，避免出现疏漏。

（二）突发应急事件及时解决

在会议举办的过程中，一般都能按照会议的要求和议程顺利进行，但是，由于参会人员较多，接待过程中的突发情况变化多、变数大，容易发生一些突发事件，当发生突发事件时，突发事件应急小组提前制定的“突发事件应急预案”就会发挥重要作用。这些突发事件主要包括参会人员出现身体不适，突发事件应急小组会根据“突发事件应急预案”提前要求校医院在会议当天提供医疗保障，一旦有人出现身体不适，医生可以随时提供医疗救助。如发生突然停电，突发事件应急小组会根据“突发事件应急预案”提前要求动力中心保障电力通畅，由维修人员提前检查配电箱是否有跳闸的隐患，及时检查电力线路是否有短路的危险，甚至准备发电机临时供电，排除各种安全隐患，从而提升电力保障措施。如基础材料准备不完善，突发事件应急小组会把电脑和打印机带到会场，立刻打印资料补充完善，并且适当多准备一些与会相关的资料物品，以备应急所需。还有参会人员的住宿条件，住宿安排是否与接机人员衔接到位；参会人员的用餐情况，餐券是否发放有误；会场的安全情况；参与的代表能否按照相关要求及时报到，在填写信息上是否明确了参会的类型，缴纳了注册的费用，材料发放等相关内容。突发事件应急小组成员都是经过专业训练的，一旦出现突发应急事件，大家都能按照“突发事件应急预案”的要求快速反应，从而把突发应急事件造成的影响降到最低。这些工作都需要在执行的过程中保持精细化管理，对会议整体进展进行综合性的掌握，保障会务工作顺利运行。通过建立突发事件应急领导小组可以有效的处理会议中出现的各种突发事件。突发事件应急小组就像是消防员一样，哪里出现问题，就第一时间赶到那里，想尽千方百计解决问题，为学术会议的顺利进行保驾护航。

（三）建立有效的会议联络机制

学院长期组织各种会议会务工作的经验是借助互联网建立微信群或者QQ群，把参与会议会务工作的人员拉进群里，会务中心组的各种通知都在微信群或者QQ群里发出，培训的时候就要求会务人员会议期间要随时关注微信群或者QQ群，让会务人员对会议安排的每一项工作要求和进展都更加清楚明确，使大家能够及时按照会议的要求准备自己的工作；当会务人员有不清楚的事情也可以通过群里咨询，大家共同协商解决。

另一方面，会议进行中有效的会议联络系统能够将会议与参会人员以及各个单位之间建立起有效的沟通，因此，我们建立了有效的会议联络机制，这项工作由会场准备接待小组负责。协调人员需要经过专业的培训，一个专项的工作有一个或者几个专业的人员负责，几个专业的人员对总负责人负责。协调联络工作的重点就在于既能够保持会议开展的顺畅性，又能够根据会议的实际情况进行处理，在实施管理的过程中要求联络员能够真正从会议的要求出发，通过协调联络使会议顺利进行。协调沟通的过程中，考虑到一些参会人员的具体情况，例如身体情况、家庭情况和某些教师的授课情况，要求专业的联络人员能够以参会人员的实际情况为考虑，通过细致周到的安排来促进会议会务工作的顺畅进行。

三、会议后的总结反馈

会议结束之后的延伸性会务工作也是非常重要的。应在会议结束之前做好离会手续的办理，会务组应提前开具参会证明；做好相关备品和材料的交接；参会人员送站服务；建立调查问卷或者是电子邮件沟通，让参会人员提出相应的意见和建议，这样有助于更好的改善学院的学术会议会务管理工作，有利于及时发现工作的难点和弱点，通过规范化的管理使学术会议会务工作更加符合高校的发展。

四、结语

学术会议的举办需要组织有序，服务到位，更需要在会议举办的过程中，综合运用SWOT分析问题和头脑风暴法等多种创新会务方法，让参会人员在轻松愉快的氛围中，深入交流学术前沿问题、思想交流碰撞产生智慧的火花。高校二级学院在进行学术会议会务工作体系构建过程中，还需要实现理论创新和实践创新相结合，通过建立高效的“会议突发事件应急预案”和建立有效的会议联络机制，统筹协调注意细节构建良好的学术会议会务工作平台。在会议会务工作的各个阶段，需要实施精细化的管理模式。高校二级学院的会议会务工作，在新时期需要运用传统经验，更要创新方法，创造学术会议举办的新方式，以此更好的服务于高校二级学院教育教学工作。