浅谈信息化技术在高校档案管理行政中的应用

□蒋明子 潘 博

信息化技术的应用，给高校的档案管理带来了极大的便利，更有利于高校进行档案的管理。本文主要从实行高校档案信息化管理的重要性，目前信息化技术应用到高校档案管理中存在的问题，将信息化技术应用到高校档案信息管理的特殊性，信息化技术在高校档案管理行政中的应用，高校档案管理未来的展望等五个方面对信息化技术应用到高校档案管理行政中进行了分析，以求为同行提供一个参考依据。

一、实行高校档案信息化管理的重要性

(一)有利于提高高校档案管理的效率。高校档案管理的信息化是由于高校将信息化技术应用到学校的档案管理中，并对档案进行归类、整理、存档，便于管理人员对高校档案进行管理，大大节省了管理时间、所需要的人力，提高了高校档案管理的效率，使得档案资料管理更加系统化、规范化；另外将信息化技术应用到高校档案管理中，提高了信息的准确率，档案资料丢失和破损的情况得到有效控制[1]。

(二)有利于学校管理的透明化和公开化。将信息化技术应用到高校档案的行政管理中，促使高校管理更加透明化和公开化。高校的办学目标、办学宗旨、学校的招生计划、学校的招生情况、教师的相关信息、教学计划、学校的奖学金情况、相关的就业情况等信息[2]，都会展示在学校的官网上，有利于高校全校的教师和学生了解学校的相关信息，有利于学校管理的透明化和公开化。

(三)有利于提高高校档案的利用率。将信息化技术应用到高校档案的行政管理中，有效地缩短了管理人员整理档案的时间，高校档案管理所需的时间、人力、财力都得到了大大降低；另外学校档案的信息化管理，更有利于学校的教师和学生对档案信息资料进行查找，高校档案的利用率得到大大提高。

(四)有利于高校教学辅助工作的持续发展。随着信息技术的不断发展与进步，人们的生活水平也得到了极大的提高，同时高校的管理问题也日益凸显，高校以前陈旧的管理模式已不再适应现代化社会的发展要求，对此必须要进行转型和升级，才能提高学校的教学质量，以此才能谋求未来的持续健康发展。做好高校的教学辅助工作就显得十分必要，高校在进行学校的管理模式的革新时，要加大信息技术在学校档案管理中的应用，以实现学校的档案信息化管理。

二、目前信息化技术应用到高校档案管理中存在的问题

(一)高校领导不够重视学校档案管理信息化的应用。目前大多数高校都把工作重心放到了学生的成绩、教师的教学水平、教师对课程的研讨、教师的相关学术论文上，在教学上有了很大的革新。但与此同时高校的行政工作也十分重要，高校的档案管理工作与其他的工作相比较枯燥无聊，但它对于整个学校的发展和学生却有着十分重要的意义[3]。然而目前大多数高校领导都不太重视学校档案管理信息化的应用，导致高校档案信息管理出现了混乱，大大降低档案信息的安全性。

(二)高校档案管理人员素质低下。高校档案管理人员素质低下也是目前信息化技术应用到高校档案管理中存在的重大问题。现在的高校，学校的教师和相关的管理人员大多数都是高学历、高素质的人才，他们具备了扎实的专业知识和优秀的专业技能，但是从整体来看，具备优秀的管理能力的人才却是少之又少，而懂得运用管理系统进行精确操作的人员也非常少。高校档案管理的人员大多具备丰富的理论知识，但档案管理的经验却非常少，对此要想提高高校档案管理的水平，就必须要求管理人员将理论知识与实践操作相结合，提高他们的素质，以满足档案管理的要求。

三、将信息化技术应用到高校档案信息管理的特殊性

(一)高校档案信息量非常庞大。随着互联网的深入发展，已在人们的生产及生活方面发挥着十分重要的作用，人们越来越依赖互联网。高校的官网中涵盖了众多二级学院的资料以及一些电子版的表格、文档，使得校园平台网的资源空间越来越小。

(二)高校档案信息种类繁多，且内容丰富。目前高校的档案信息种类十分繁多，且内容较丰富，比如：学生的入校信息、个人档案、学生在校几年的成绩表、教师档案表等。

(三)高校档案存储的类型较多。以前高校的档案资料只有纸质档案，但随着社会的不断进步以及科技的不断发展，目前的高校档案存储类型比原来的增加了许多。包括除了原来的纸质档案，还有电子版的档案资料、图片资料、音频资料、视频资料等[4]。

(四)高校档案资料调用度较高。高校教师评职称、学生评优秀学生干部、学校多媒体设备的更新等方面，都需要参考高校的档案资料才能进行，因此就需要对高校的档案信息资料进行调用，大大提高了学校档案的利用率。

(五)高校档案资料的密度价值高。高校的档案资源采集了众多信息系统的信息，而这些信息也是经过众多二级学院的管理系统整理出来的，因而高校的档案资料都是较完整的，密度价值较高[5]。

四、信息化技术在高校档案管理行政中的应用

(一)高校档案管理越来越现代化。随着社会的不断发展和信息技术的发展，高校的档案管理模式也发生了重大变化，高校档案的管理越来越现代化，高校档案管理将现代的多媒体网络技术、通信技术、数据库技术等应用到了档案管理中，实现了档案信息的一体化管理，档案管理效率得到了提高，同时管理也更加科学化、规范化。

(二)高校档案信息的安全体系得以建立和完善。互联网应用到人们的生产以及生活中，给人们的生产及生活带来了极大的便利，同时也加大了信息的风险性，容易出现信息泄露的事件，因此高校建立并完善档案信息的安全体系就显得尤为重要。高校建立并完善档案信息的安全体系，有利于保证档案信息的安全，避免出现信息外漏的事件，信息的完整性得到了保障[6]。

五、高校档案管理未来的展望

随着社会的不断向前发展，档案资料的管理也越来越现代化，人们对科技的需求越来越大，也越来越依赖科技。目前高校的信息量越来越大，信息也较原来的复杂，储存类型也日渐增多，不同的信息种类需要选择不同的储存类型进行存档才行。虽然信息化技术已应用到高校的档案管理中，但由于要求的提高，对此还需要对档案资料进行精细化的管理，按照具体的种类对其进行归档，以此才能真正提高高校档案的管理质量[7]。

六、结语

综上所述，目前人们的生产及生活已经离不开科技，因此高校的档案管理只有将信息化技术相关元素融入到管理中，才能真正提高高校档案管理的水平。而展望未来信息技术的发展，将会有更多的信息技术应用到高校的档案管理中，对此高校要重视将信息化技术应用到档案管理中，以促进高校的健康发展。