高中学校档案网络信息化管理微探

摘 要：随着互联网的普及，人们在日常工作生活中基本都使用电子文件，传统的学校档案管理模式面临着挑战和机遇，档案网络信息化管理成为了高中学校档案管理发展的必经之路。本分重点分析了高中学校档案管理存在的问题以及实施档案网络信息化管理的重要性。

关键词：高中学校；档案；网络信息化；管理

随着科技的快速发展，网络技术已经覆盖到人们生活和工作的方方面面，档案管理工作也不例外。新时期，档案部门也逐渐改变为积极为人们提供信息服务的重要机构。档案网络信息化管理打破了传统档案管理的时间和空间限制，人们可以根据自己的需求进入档案管理系统去查阅自己需要的档案信息，并且及时、全面的了解学校的管理和发展状况。档案网络信息化管理能够为高中学校的发展提供准确、有价值的档案信息资料，最终实现档案信息资源共享。

1 高中学校传统档案管理存在的弊端

1.1 档案的保密性和安全性较低

传统的高中学校档案管理模式较为落后，学生信息管理主要依靠工作人员手工录入，效率和保密性较低。多数档案管理工作人员的知识结构落后，和时代脱节，不能熟练掌握计算机技术，无法准确、规范的把学校的档案基本信息录入，致使信息出现错误、遗漏等情况出现。档案接触的主体较为广泛，使档案的保密性受到威胁。假如档案的安全工作无法保障，就会造成严重的后果。

1.2 工作任务繁重、效率较低

高中学校每年都有大量的学生毕业，新生入学、教职工出现变动，就会需要录入和变动大量的数据，档案需要频繁变动，采用人工管理模式来进行档案管理，信息量较多，任务繁重，致使档案管理工作人员的工作效率偏低，同时学校也需要耗费大量的人力和物力去完成此项工作，增加学校的经济负担。

1.3 查询档案较为麻烦，更新和维护数据较为困难

高中学校档案如果出现累积或者累积时间较长，就会产生大量的数据和文件，采用传统的档案管理方法，让工作人员手工查询、更新和维护都是较为困难的。想要查阅一份档案资料就需要在大量的资料中查询，如同大海捞针，致使需要的时候找不到，不用的时候随意乱放。学校需要花费大量的时间、人力、物力和财力去整理、规范这些混乱的档案，最终就会影响高中学校档案管理工作的质量。

2 互联网技术在高中学校档案管理中的运用

使用计算机技术，把高中学校档案信息资料转化成电子信息，建立网上数据库。能够推动高中学校档案管理工作的发展，进而实现档案管理信息化、网络化、现代化，解决目前高中学校档案管理中存在的问题，提高工作效率，优化资源配置，实现资源共享。

2.1 档案工作重点发生变化，统一规定资料标准

高中学校档案管理工作要想跟上时代发展的步伐，实现“广泛、快速、精准”的要求，就需要把档案管理工作重点放在信息的传递和加工这两方面，传统的档案保存位置放在之后。进行现代化档案管理工作，使用计算机进行档案管理，这是实现现代化档案管理的重要内容。运用计算机，档案管理工作人员和使用者不用再花费大量的时间和精力进入档案库。查阅和使用档案不用再接触档案的原件，使得档案资料的寿命增长。使用计算机对档案数据进行一体化处理，大大的提高了学校档案的管理效率和质量，使信息技术在档案管理中的作用得以全面发挥。档案工作人员的工作性质也发生了变化，从以往的保存资料，转换为审计资料，时刻关注档案信息的完整、准确、连续和真实。使用互联网技术把高中学校的归档资料标准统一规定，保证归档资料清晰、方便阅读。

2.2 增强档案管理工作人员的综合素养，实现现代化档案管理模式

高中学校要想实现现代化档案管理模式，就要采用无纸化管理方法，使用信息管理系统，使档案资料的形成实现一体化模式。这种方法能够节省大量的时间、人力、物力和财力，使用计算机管理使文件插入、信息存档、信息查阅等更加方便，减轻了档案管理工作人员的负担，提高了工作效率。档案工作人员需要不断学习档案管理和计算机新知识，广泛阅读各方面知识。深入研究档案管理，树立先进的管理理念，不断拓宽视野，提高档案管理水平和使用计算机快速、便捷的检索能力，进而满足人们的不同需求。使用电子加密技术来机密管理文书档案，满足广大用户的具体要求。

2.3 使用档案的保密性，提高档案管理工作水平

计算机技术具有超大存储空间，快速存储速度以及动态化的管理等优点，高中学校利用计算技术对檔案资料进行管理，能够实现档案的编辑等功能。要想实现档案的较高保密性，可以使用计算机把档案学校档案资料制作成文件，进而提高学校档案管理水平，降低工作人员的负担，提升工作效率。进而逐渐提高档案的网络信息化水平。

综上所述，随着互联网技术的快速发展，高中学校档案实现网络信息化管理变为尤为重要。而高中学校的档案管理工作和学校整体管理有着密切联系，因此，学校领导阶层应该把档案信息化建设作为工作重点，构建完善、高效的档案网络管理系统，进而实现档案网络信息化管理模式。

参考文献

[1]唐风华.高中学籍档案网络信息化管理刍议[J].陕西档案，2016.6.

[2]闫明.刍议高校档案管理网络化建设[J].经营管理者，2016.24.

作者简介

李秋峰（1971-），男，汉，大专，山东省莱芜市，初级，研究方向：档案管理。