开发区管委会档案规范化管理探讨

文晓亮

摘 要：随着我国经济的发展及城市化建设的进步，现阶段开发区建设项目越来越多，吸引着大规模的招商项目，在管理过程中档案的数量显著增长。开发区招商项目的档案主要包括开发区投资者投资行为及经济资源建设等内容，占据着开发区招商引资档案的主体地位。如今，开发区管委会如何针对这类招商项目的档案进行管理成为了较为突出及受到重视的问题，规范化的档案管理不仅能提高档案的管理利用效率，还能整合档案信息，提升档案管理人员的综合素质。为了分析开发区管委会档案规范化管理的措施，笔者针对开发区管委会档案的主要内容进行了分析。

关键词：开发区；管委会档案；规范化管理

在开发区管委会实施规范化的档案管理手段主要是指在档案管理过程中加大档案管理力度，结合档案管理现状及存在的问题实施多元化、科学及针对性的管理途径及措施，提高档案管理的有效性及实效性，为开发区居民提供更加便利的服务，促进民生建设，保证开发区建设项目的顺利进行及发展。

1 开发区管委会档案的主要内容

第一是政府机构服务产生的档案：开发区的建设主要是由建区到建城的过程，在开发区建设的初始阶段所有的政府服务部门均属于开发区的管委会内部部门进行管理及承担，开发区的管委会属于政府的派出机构，具有对开发区的规划、协调、服务及监督等责任及职能，从开发区建设项目的规划至建设项目投资的审核、从对开发区内企业员工的福利保护到开发区的政治安全等均存在一定的责任[1]。在开发区资源配置的控制及使用中能充分利用政府的权威性进行管理，保护好开发区的生态环境及基础生活设施，将开发区项目建设过程中发生的冲突事件协调解决好，管理好这部分的档案。市政基础设施建设过程中及土地开发形成的档案：首先创造良好的投资环境属于政府行为，一般由开发区管理机构的开发公司管理，并将这些档案纳入管委会的整体档案中去。最后是开发区管理生成的档案：开发区相对于其它行政区域来说具有一定的特殊性，在开发区管理过程中实施的是灵活多样及高效的管理模式，开发区内纳入了大量的外资企业，这些外资企业要求较高的生态环境、基础设置、人力资源服务等方面的质量，开发区政府作为管理主体也应提升自身的管理水平，在开发区政府管理过程中管委会作为政府的派出结构，与一般行政机构组建模式存在较大差异，主要是结合政府实际情况及开发区的管理需求创设

的[2]，精简了管理过程中繁琐的管理流程，提高了开发区管委会档案管理的有效性。

2 开发区管委会档案规范化管理的措施

2.1 针对开发区各类档案进行归类的规范管理，提高管理的有效性

开发区管委会在对开发区各类档案进行管理的过程中应建立档案管理体系，针对档案管理过程中的实际情况开展科学及针对性的管理方式，建立档案管理的分类标准及大纲，将建立起来的管理大纲作为档案管理的主要结构及框架，结合实际档案管理结构及内容采用科学合理的方式整理及分类档案，针对开发区的档案进行全面收集后结合不同类型档案的特点进行分类管理，实现规范化、科学化的档案管理，使得档案管理能够达到省级标准及要求，促进开发区管委会档案管理水平的提高[3]。

2.2 开发区管委会档案规范化管理的设计方式

开发区档案管理设计过程中应明确档案是由各个文件组成的，档案管理具有连续性及整体性的特点，开发区管委会管理人员在设计管理方案的过程中应结合管理特点选择相适应及科学的管理手段，提高档案管理的科学性及有效性。每个档案文件从生成阶段、上交上级部门批复自己断、立卷阶段、成为历史凭证阶段等阶段后成为一套完整的档案，一般分为以文件为主体、管理机构发挥自身职能的主体文件管理，另一种是多个部门及机构一起合作参与与管理共同完成社会活动的客体文件管理。

2.3 多元化、规范化管理方式在开发区管委会实践管理中的应用

开发区管委会档案规范化管理主要包括双轨归档管理、多媒体整合管理、动态追踪管理、统计整合管理、编篡整合管理、历史追溯管理等方面等规范化形式，其中双轨归档管理主要是指管理过程中通过实施纸质文件结合电子文件两种渠道的管理，在设计或施工交接文件的过程中除了施工文件及图纸外还应准备好相应的电子文档，并进行实时的跟踪观察，针对项目施工的具体情况进行资料信息的收集，建立电子与纸质相结合的的档案，构建双轨归档的档案管理系统。第二是多媒体整合管理，主要是指一个档案在管理过程中除了紙质文件意外的其它形式文件类型，将某项项目活动作为中心，在管理过程中搜集与其相关但形式不同的文件加以保存及整理，使得文件之间能够相互补充及完善，提高档案管理的完整性及统一性[4]。第三是动态追踪管理：主要是指档案管理过程中建设相关的档案监督管理制度，在档案管理过程中将工程项目建设、招商引资、实时监督工程建设情况、投资企业运营情况、档案建立等动态变化纳入档案管理中，根据项目的实施进程实时的更新及补充档案，方便后续档案的管理。第四是统计整合管理，主要是指针对开发区全部招商引资文件进行搜集，针对性的进行数据分析后，在项目中总结规律，计算及预估招商引资后开发区经济效益的发展程度，量化招商引资结构，促进管理有效性的提高。第五是编篡整合管理，编篡整合管理是一种三次信息的整合管理方式，将其它整合方式作为基础，将具体招商项目作为分析对象，对资料进行编写后展开针对性分析及预估，得出相应的评价机制[5]，深入挖掘档案信息后充分发挥档案的意义。最后是历史追溯管理，主要是对往年的档案进行定期清理，在清理档案过程中找到以往档案中有价值的信息，搜集资料对现有的内容进行补充说明，注重文件形式与载体，将其整理成一个历史进行保存。

3 结语

在开发区管委会档案管理过程中，管理人员应结合开发区招商引资项目建设实际情况采用多元化、科学高效的规范化管理模式，促进开发区管委会档案管理水平的提高，促进开发区档案管理有效性的提升，实现规范化管理的管理目标。

参考文献

[1]王艳.管委会数字档案室建设的实践探讨[J].现代企业文化，2017，23（12）：108-108.

[2]何锋.关于人事档案价值与规范化管理的探讨[J].办公室业务，2017，15（18）：173-173.

[3]毕彩云.企事业单位文书档案的规范化管理与研究[J].办公室业务，2017，26（7）：106-106.

[4]李红艳.基层单位档案工作规范化管理的实现途径探讨[J].神州，2016，12（14）：120-120.

[5]郇菁菁.宁波市开发区档案管理优化研究[J].兰台世界，2016，30（15）：51-52.