档案信息化建设与档案管理的几点思考

贾延梅

摘 要：在信息时代的发展过程中，信息化管理模式具有高效、方便等特点，现已代替了传统的管理模式，并被广泛应用在各个行业的发展过程中。在企业的发展过程中，档案建设的信息化直接决定着档案管理的整体水平，能够有效地提升档案管理的资源利用率。现阶段，传统的档案管理方式已无法满足社会的发展需求，而档案信息化能够为档案及其资料的管理提供便利，充分发挥出档案资料的价值。

关键词：档案；信息化建设；管理

随着社会经济的不断进步和科学技术的快速发展，先进的技术逐渐被应用到企业的档案管理工作中，实现了档案管理的信息化。现阶段，在企业档案管理过程中，相关人员的工作方式在不断改善，这就在很大程度上提升了档案管理工作的整体效率，创新了档案管理的模式，能够满足社会的发展需求，进而为企业的可持续发展提供保障。

1 档案信息化建设的特征

档案信息化建设指的是在档案管理观察中，充分应用先进的信息技术，实现档案信息收集、管理、利用和服务的有效实施，为档案管理模式的创新提供依据，推动企业的进一步发展。

1.1 改革性

在企业的发展中，信息技术在档案管理中的应用具有十分重要的作用，在一定程度上改变着档案管理工作人员的职能要求和人员分工，实现了档案管理的创新和改革。同时，档案信息化建设有效地弥补了传统档案管理中制度的不完善等问题，推动着档案管理工作的发展。

1.2 时效性

通常情况下，档案信息化建设工程需要耗费大量的时间，为了实现档案信息化建设的可持续发展，档案管理人员应该注重科学技术的应用，具备创新精神。同时，在档案管理过程中，管理人员应该及时更新并维护档案管理的硬件设施和软件系统，为档案信息化建设的时效性提供保障。

1.3 价值性

档案信息化建设工作能够不断完善档案馆藏结构，扩展档案信息资源，加强对档案信息资源的共享和整合，以不断提高档案资源的政治价值、文化价值、经济价值和社会价值等整体价值，將传统档案转变成有用信息，为企业提供完善的服务。

2 档案信息化建设的具体内容

2.1 硬件设施

在档案管理信息化建设过程中，相关技术人员应该改善硬件设备，为档案管理工作的有效开展提供保障，在硬件设施较差的情况下，极易影响档案管理的整体质量。档案管理的硬件设施有计算机、存储空间、局域网以及数据库等，这些设施为档案管理工作提供了一个支撑平台。

2.2 服务意识

档案管理人员的服务意识在档案信息化建设中发挥着重要作用，能够推动社会和文化的进一步发展。档案管理人员必须具备服务意识，这样才能够为社会和人民群众提供更好的服务。因此，在档案信息化建设过程中，档案管理人员应该创新传统的管理模式，不断满足档案管理发展的需求，提升档案管理人员的综合素质和专业水平，激发档案管理人员的工作积极性，为档案信息化管理工作的有效进行提供保障。

2.3 管理水平

档案管理水平在一定程度上决定着信息化建设的整体水平。随着科学技术的快速发展，很多先进技术已被广泛应用到企业的档案管理工作中，电子化档案管理模式的有效实施能够推动社会的快速发展，并对档案管理水平提出了越来越高的要求。档案管理水平主要涉及档案管理内容的创新和完善，在企业的发展中发挥着重要作用。

3 档案信息化建设与档案管理所存在的问题

3.1 档案管理人员服务意识差

企业档案信息化建设和管理的主要目的是为企业和工作人员提供更好的服务，但在实际的档案管理工作中，管理人员普遍缺乏服务意识、正确的工作理念和态度，这就影响着档案信息建设和管理工作的有效实施。与此同时，在企业的发展过程中，工作人员在借阅和查阅相关档案资料时，很多档案管理人员为了减少工作量，往往会编造不合理的理由蒙骗工作人员，还有一些管理人员会将这项工作转给其他人，这就使得档案管理人员的服务意识逐渐淡化，严重影响着档案信息化建设工作的顺利进行。

3.2 档案信息化建设和信息化管理水平低

在企业的档案信息化建设和管理过程中，档案管理人员必须准备相应的专业技能和综合素质。但是，在实际的企业运营过程中，很多档案管理人员的年龄比较大，不易接受新的专业知识和专业技能，且在毕业后很少学习新的知识，未对自身具备的知识进行更新，进而出现与社会脱节的问题。除此之外，在档案管理信息化建设和管理过程中，很多档案管理人员对新知识和新技能的学习比较抗拒，这就使得企业的档案信息管理人员的综合水平较低。

4 优化档案信息化建设与档案管理的措施

4.1 提高管理人员的服务意识

档案管理人员的服务意识在很大程度上决定着档案信息化建设和管理工作的有效实施，档案管理部门应该加强对档案管理人员的管理，提高管理人员的服务意识。首先，档案管理人员应该认识到自身的岗位职责和职责的重要作用，并自身的岗位职责产生的影响，加强与相关部门工作人员的交流和沟通，营造人人平等的工作氛围，这样能够有效地减少工作过程中的消极现象。其次，企业应该定期组织档案管理人员参加相关培训活动，不断提升档案管理人员的服务意识，并组织档案管理人员考察企业的实际情况，对于表现优秀的档案管理人员，采取物质奖励的方式，使其能够完善自身的职责。

4.2 建立健全档案信息管理体制

在企业的快速发展过程中，档案管理人员在档案信息化建设过程中，应该认识到档案信息管理工作的重要作用，不断提升档案管理的整体水平。第一，档案管理人员应该深入分析档案信息化建设的复杂程度，不断满足档案信息化管理的要求，提升档案管理的整体水平。并且，档案管理人员应该加强对先进技术的了解，加强对计算机管理等理论知识的学习，应用先进的档案管理设备，完善档案管理任务。除此之外，档案管理部门应该建立完善的档案信息化管理体制，改善传统档案管理模式中的不足，提升档案信息的利用率，实现信息的共享，并创建良好的档案管理环境，为档案信息建设和管理工作的有效实施提供保障，进而推动企业的进一步发展。

4.3 提升档案信息管理水平

在企业的发展中，档案信息管理部门应该不断提升档案信息管理水平，完善档案管理体制。随着科学技术的快速发展，电子档案已被广泛应用到企业的档案管理工作中。档案管理人员应该充分利用电子档案，不断提升档案信息建设和管理的整体效率，并加强对网络建设和计算机技术的管理，以实现档案信息化建设的整体质量和整体水平。除此之外，档案管理人员应该加强对档案电子资源的有效利用，充分发挥档案资源的价值，这样不仅能够为社会经济的发展服务，还能够为企业带来更多的经济效益和社会效益，实现企业的可持续发展。

5 结束语

综上所述，在科学技术的快速发展中，很多先进技术已融入各个行业的发展过程中。现阶段，企业建设规模在不断扩大，并得到了快速发展，在企业的方案管理工作中，档案信息化建设工作是其中的重要内容，随着社会的发展，档案信息化建设发挥出了十分重要的作用，企业应该重视档案信息化建设工作，扩大档案管理的范围，并充分利用档案信息资源，不断改善档案管理的传统模式，提升档案管理的整体水平。

参考文献

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