内蒙古高校档案信息化建设及蒙古文档案管理研究

2019-03-08朱玉明李华曹琳

文化创新比较研究 2019年2期

朱玉明，李华，曹琳

（内蒙古大学档案馆，内蒙古呼和浩特 010021)

大数据时代，高校档案也呈现出大数据特点，全区共有50余所高等院校，其形成档案数据形式多样，资源涵盖范围广，档案数据资源总量相当可观，内容相当丰富。如何利用现代化管理手段管理好这些资源，将高校档案信息化建设纳入本校的信息化建设规划中，与学校的信息化建设同步发展，利用学校的信息传输网络，建立档案馆网站和专门的档案网络服务平台，为学校和社会各界服务，这是各高校档案部门目前面临的主要问题。

为此，项目组面向全区各类高等学校进行了专题调研，以期掌握和了解全区高校档案信息化建设的基本情况，尤其作为内蒙古特色之一的蒙古文档案在高校的分布和管理状况，从而提出我区高校档案信息化建设和蒙古文档案的管理的现实策略。

1 对内蒙古地区高校档案信息化建设调查统计

为了调查内蒙古地区高校档案信息化建设情况和蒙古文档案收集及管理情况，项目组专门设计了相关的调查问卷，问卷中包括了是否将档案信息化建设纳入学校信息化工作统一规划、开展档案数字化情况、档案管理系统使用情况、蒙古文档案收集情况等方面的内容，从各个方面体现当前内蒙古高校档案信息化建设的总体状况和蒙古文档案的收集和管理情况。

此次调查对驻呼及盟市的16本科院校、17所高职高专、2所独立学院等35所院校进行了调研，因此，本次调研具有明确的代表性，代表了内蒙古自治区高等学校的主要类型和基本水平。

通过对回收问卷进行统计，对35所高校的档案信息化建设和蒙古文档案的收集管理情况如以下所示。

表1 各校档案信息化建设纳入学校信息化工作统一规划情况

要开展档案信息化建设，首先要得到学校的支持，要将档案信息化建设纳入该单位信息化建设的整体规划，统一部署、同步实施。通过该次调研，虽然有21所院校给予了肯定回答，具体情况如表1所示，但也只停留在纳入上，没有实质性地开展工作

表2 各校馆藏档案数字化建设情况

作为信息化建设基础工作之一的馆藏档案数字化的建设各校有很大的差异。在本次调研中，开展馆藏档案数字化的院校仅有5所，未开展馆藏档案数字化的有30所。各类高等学校馆藏档案数字化建设情况如表2所示。有2所高校准备在近期内开展此项工作。从该表中可以看出，馆藏档案数字化的建设在该区高校中还属于起步阶段，只有少数本科院校开展了此项工作，但程度也不一样，高职高专、独立学院没有开展，可以看出，实现馆藏档案数字化将是一个长期而艰巨的任务。

表3 各校档案管理系统使用情况

关于档案管理系统的使用如表3所示，参与该次调研的35院校中有20所院校使用了档案管理系统的单机版或者网络版，都不同程度上录入了档案目录，初步开始利用计算机管理档案，但还有的学校至今仍没购入档案管理系统。

进一步针对这20所院校的档案管理系统的情况进行了解，有2所使用南大之星档案管理系统，占使用档案管理信息系统高等学校总数的10%,有13所院校使用科怡档案管理系统的，占使用的65%，有5所使用其他的档案管理系统，占25%。使用档案管理系统的学校都没有与学校的办公现代化系统完全整合，都是独立运行，无法进行在线接收，因此各高校档案管理现代化与学校整体办公现代化还需要进一步整合。

表4 各校档案专门网站建设情况

在该次调研中各学校档案部门的网站的建设情况如表4所示。只有4所本科院校已经建立了该部门的档案网站，有2所学校已经在筹备建立。其余尚未建立。作为宣传该校档案工作手段之一档案网站建设情况很不理想，应引起各校档案部门的重视。建立网站并不意味着就有专门的档案网络服务平台。在该次调研中，没有一所学校建立专门的档案网络服务平台，虽然档案网站设立了档案馆简介、新闻公告、服务指南、资料下载等栏目之外，但档案查询，学籍学历翻译认证，毕业生档案查询等均没有体现，所以建立网站的学校也要将档案网络服务平台逐渐开展起来。

2 蒙古文档案保存和管理情况

内蒙古自治区是一个少数民族自治区，中国蒙古族的大部分都分布在该区。多年来始终重视贯彻党的教育方针和民族政策，逐步完善了民族教育体系，在有条件的院校设立蒙古文专业和蒙语授课的班级，培养民族专业人才，在这些学校多年的教学实践工作中，形成了有保存价值的蒙古文档案，蒙古文档案是这些高校的特色档案之一。从调研结果来看（见表2），在该区16所本科院校中的11所院校有都保存有蒙古文档案资料，其余本科院校、高职高职、独立学院均没有蒙古文档案。

表2 本科院校蒙古文档案资料保存情况

该区共有9所本科院校设立了蒙古文专业和蒙语授课的班级，其中有两所院校虽然没有设立蒙古文专业，但也保存有蒙古文档案资料。但由于对蒙古文档案资料管理方面缺乏应有的重视，使得蒙古文档案资料收集不全，也仅限于蒙文学报、校刊及一些蒙古文的论文等，一些蒙古文的教学方面的材料还散存在个人手里，没有接收到档案馆来，同时有许多蒙古文档案材料还在上述学校的图书馆内保存，如何及时有效地将这些档案收集起来并提供利用，同时将蒙古文档案资源整合利用，这也是各校应考虑的问题。

3 对内蒙古地区高校档案信息化建设的分析

3.1 取得的成就

全区高等学校在档案信息化建设方面，根据自己学校的实际状况，不同程度地开展了一些工作，作为“211工程”建设学校之一的内蒙古大学在这方面已经迈出了第一步，完成了馆藏档案数字化，建立了目录数据库，全文数据库，并对建校以来的音频和视频档案全部数字化。内蒙古师范大学对历年的基建档案进行了数字化，包头轻工学院、河套学院已开展对行政、党群类开始了数字化。内蒙古农业大学、内蒙古医科大学、呼市民族学院、内蒙古科技大学、呼和浩特职业学院、包头钢铁职业技术学院、通辽职业学院、内蒙古电子信息职业学院等已经购买了档案管理系统，并将档案目录录入到电脑里，初步运用现代化管理手段来管理档案，为以后的信息化建设做准备。内蒙古财经大学近期也投入了30万元，准备开始档案数字化建设，所有这些工作都为高校档案信息化建设奠定了基础。

3.2 存在问题

3.2.1 档案信息化意识淡薄

“高校档案信息化建设是高校档案传统管理转化成档案信息管理的一场革命。是对人的观念的转变”高校档案信息化是顺应时代发展的必然选择，是时代的必然要求。我区是少数民族地区，受经济发展水平和社会各界影响，在人力、财力方面与区外发达地区高校没有可比性，档案信息化建设水平不高，加上受传统陈旧观念和思维定式的影响，使得信息化建设发展缓慢。有的学校档案信息化重形式而轻内容，认识上有偏差，认为档案信息化就是购置和使用计算机及其他现代办公设备，对信息化认识狭隘，缺乏长远眼光。虽然引入了现代化档案管理信息系统，但管理服务观念没有相应跟进，并未有效地发挥档案管理信息系统在管理服务中的最大效益。大多数高校仍以传统管理为主，档案数字化程度不高，部分高校档案信息化工作侧重于纸质档案数字化，忽视电子文件的归档和有效利用，致使档案信息化建设整体发展水平落后。

3.2.2 经费投入不足，基础设施落后

“基础设施建设主要指档案新型网络系统和档案数字化设备，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件”，从反馈的问卷中可以看出，档案部门的设备要么配备不全，要么设备陈旧落后，不能满足信息化工作的需求。同时，使用档案管理软件的情况也不是很乐观，有部分学校因经费问题，至今没有档案管理软件，更谈不上档案信息化了。有的学校虽然有经费，但是捉襟见肘，只够购买日常的档案用品，有的学校甚至没有经费，档案所需经费都从办公室的事业费里出，根本谈不上现代化设备的购置，一定程度了阻碍了档案信息化建设的开展和建设。

3.2.3 档案信息安全保障仍不到位

电子文件管理、档案信息资源共享和网络安全是高校档案信息化建设的重要内容。对于档案信息化建设来说，这个问题应引起相当的重视。虽然国家出台了许多法律法规，规定了档案信息的保密范围，但由于互联网具有开放性的特点，高校档案管理部门的安全保障措施有限，所以档案信息安全受到极大威胁。

3.2.4 档案管理队伍的整体素质偏低

从调研结果来看，该区高校档案管理队伍的年龄普遍偏大，40～50岁之间占绝大多数，习惯沿用传统的方式从事档案管理，不容易接受创新的工作方法，有一些甚至是为了照顾引进人才家属而从事档案管理工作的，没有档案专业知识，又没有参加过相关的培训和学习，计算机也掌握得不是很熟练。上述档案管理队伍在人才结构和知识结构方面存在的问题，暴露出档案管理队伍整体素质偏低，这种状况不能满足和适应档案信息化工作发展的需要。

4 发展思考

大数据时代的到来，在给高校档案工作带来机遇的同时，还带来一系列挑战，该区高校档案部门必须要适应形势，要有发展策略，尽早开始档案信息化建设以便跟上时代的步伐，不至于被时代淘汰落伍。

4.1 增强档案意识，加强对档案信息化重要性的认识

高等学校档案是人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的真实记录，在新的发展环境和新的挑战下，尤其是在大数据时代，运用现代化管理手段管理高校档案，加快推进档案信息化建设，是做好高等学校档案工作的重要职责。因此，首先要求学校各级领导要转变思想,帮助解决档案信息化建设中的存在的问题和困难。以使档案信息化建设与学校教学、科研、管理等工作发展趋势相适应，要从多方面加强和引起学校各级领导对档案信息化建设的重视，其次档案管理人员要增强档案信息化建设的责任感，努力掌握新知识、新技能，逐步提升档案信息资源建设开发和利用能力。

4.2 加大资金投入，有效保障档案信息化建设顺利开展

档案信息化建设需要配置相应硬件和软件，包括计算机、数字化的存储设备、数据资源库等，专为档案信息化建设提供基本的物质保障，奠定基础，为此，要通过各种渠道，争取学校的支持，提供充足的资金，保证信息化建设顺利进行，有效开发档案信息资源。

4.3 加大档案信息的安全保障

高校档案信息化建设要注意电子文件管理、档案信息资源共享和网络安全等方面的安全保障，现在高校档案部门的安全保障主要是在服务器上安装杀毒软件，定期备份和设置访问权限，这些方法极易使信息被窃取，服务器极易受到攻击，而一旦发生这样的情况，档案信息安全受到极大的威胁，造成的后果将不堪设想。因此，要广泛采用现代信息安全技术，采用最先进的信息管理办法，如认证识别、通信加密、防火墙等，以便保证档案信息在保管查询、传输、交换利用过程中的安全性，确保学校档案信息不流失，保证档案信息的安全。

4.4 提高档案管理人员的业务能力

档案管理人员的素质高低，将直接影响档案信息化建设的成败，因此，为适应信息化建设的需要，档案管理部门要引进既懂档案专业知识又懂计算机的人才从事档案工作，使之成为能够胜任信息化建设需要的复合型人才，又要通过交流、培训、进修等方式提升现有档案管理人员的信息技术应用能力，以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机知识的教育和培训，优化他们的知识结构，提高业务能力和综合素质。建设一支适应档案信息化建设需要的档案管理队伍。

4.5 转变传统的档案管理方式，积极利用现代化手段管理档案

传统的档案管理，是以手工为主要手段的档案管理方法，管理过程烦琐而且工作量大效率低，存在许多弊端，档案利用率低，检索速度慢，很多有用档案信息被闲置或浪费，这种管理方式已经不适应档案信息化带来的工作方式的转变。而采用现代化管理手段，只用在档案管理系统中输入几个关键字段就可以查询到需要的档案信息，不仅服务质量、服务效率提高了，档案人员也能将精力转移到开放利用上来，同时也避免了对年代久远的档案造成二次伤害。

5 蒙古文档案管理的有效措施

5.1 应加强对蒙古文档案的重视

从调研来看，该区共有11所本科院校保存有蒙古文档案，这些学校在历年的教学实践中，培养了一大批少数民族人才，形成了可观的蒙古文字的档案，为了保管和利用好这部分档案，应建立健全蒙古文档案的管理制度及办法，自上而下重视蒙古文档案工作。应将蒙古文档案的管理与汉文档案一样，纳入学校的管理工作，各校档案部门应有蒙汉兼通的工作人员，在每年年度归档时，对蒙古文档案形成较多的院校，要求蒙汉文档案一并上交。确保蒙古文档案资料完整、准求、及时归档。同时建立蒙文档案管理系统，购买相应的设备将重要的、珍贵的蒙古文档案数字化，以便永久保存。