公司档案管理中存在的问题及优化措施

■ 解晓燕（海洋石油工程青岛有限公司）

公司档案是一种对于公司尤为重要的无形资产，对于公司工作的进行和建设有着重要影响。公司档案管理精神对整个公司管理有着不可或缺的作用，将整个公司内部管理和运营进行完整的记录,有利于公司的稳步发展。同时,将公司档案中智力资源和宝贵的经验应用于当今的公司运营中,可以激发全体员工的热情,有利于提高员工的积极性和创造性,为公司带来更多的效益。因此将公司档案管理重视起来，对档案管理中存在的问题进行优化，对于公司发展有着重要作用。

一、公司档案管理中存在的问题

（一）对档案文件管理的关注不够，人员匮乏

随着公司竞争愈加激烈，公司往往将经营和生产放在首位，而忽略了对公司档案文件的管理。大多数公司档案管理工作中专业人员比例较低，因此档案管理人员文化程度参差不齐，人员流动性大。公司档案管理中专业管理人员的缺少导致对档案管理的重视不够，对于档案管理不能尽心尽责，延误了档案管理发展的进程，档案管理工作难以完善和创新。

（二）缺乏先进的档案管理方式

公司档案管理机构设置混乱、零散，档案管理人员不具备专业精神，拖慢了公司档案管理现代化的进程，难以得到创新和发展。传统的档案管理采用手工数据提取，难以保证正确率，相关数据的准确性也难以衡量，随着企业档案的增加，这种传统的方式不能完全适应新的趋势。在实践中，大多数公司只注重企业的生产和经营，而忽略了对公司档案管理方式的更新。随着公司档案的增多，不注意公司档案的管理，由于专业档案管理人员的缺少，往往会出现公司档案收集不完整或者丢失的情况，不能满足公司对档案管理的需求，而使得企业档案的价值无法充分发挥。

（三）档案管理方式不科学

公司设备档案管理系统有待完善并且缺乏科学的管理方式。再加上以及相关档案管理不规范等问题成为公司发展道理上的障碍。档案文件的管理过程是归档信息构建的重要部分，如果没有确保档案文件的优化，就会导致文件管理混乱分散,降低了工作效率。由于文件分别来自不同的人事管理部门,增加了保证信息的完整性和连续性的困难，并可能出现信息采集重复的现象，极大地地浪费了时间和人力资源。

二、优化公司档案管理的重要意义

（一）为公司的管理工作提供发展动力

公司档案对于公司的发展和优化尤为重要。公司文件档案管理精神对整个公司管理有着重要的影响，将整个公司管理和生产经营进行完整的记录,为公司的决策提供参考依据。同时,公司档案中的经验有利于解决工作中出现的一些问题,激发全体员工的热情；有利于提高员工的积极性和创造性,为石油知识创新和现代化和科学管理做出贡献。

（二）公司档案的优化有利于公司管理工作的水平提升

文件档案对于当时的案例和过程有着准确的记录，使当下的问题有迹可循，为工作人员的生产减少了阻碍。真实的公司档案记录，帮助工作人员对于过去和现在有着充分的了解和认知，从而获得丰富的经验。公司文件档案如实反映了准确可靠的信息,如过去生产经营的经典案例所带来的经验与启发，这些文件对于公司快速发展有着重要作用。档案管理员可以通过了解过去的公司档案文件，从而增生产经营实践的经验，使得公司的服务水平和经营理念得以提升。

（三）为公司管理者提供科学依据

对于公司管理来说，公司文件档案信息在管理的所有过程中都应具备，通过各种档案信息的积累和传递，使得公司档案管理得以完善。因此公司档案文件的使用有利于管理水平质量的提升,而且可以发展新业务,是新技术研发的原始科学凭证。企业的每一步发展都离不开公司档案管理和运用,通过各种各样的常见问题,经营困难与生产问题的综合研究，使得公司管理水平得以提高，提升公司的综合竞争力。

三、优化企业档案文件管理的优化措施

（一）提高管理人员专业意识,提高业务水平

公司档案管理人员的专业水平对公司档案管理有着重要影响。但目前，公司档案管理人员的素质参差不齐，大多是非专业人士。因此提高公司档案管理人员专业水平是非常必要的。公司加大对公司档案管理的投入，引进专业对口的档案管理人员。公司可以通过组织专业培训和继续教育等提升其专业水平和素养。同时建立考核制度和奖惩制度，从而提升档案管理人员的积极性，加强他们对工作的热情，从而保证档案管理工作效率和质量的提升。除此之外，档案管理意识不仅仅针对档案管理工作人员，应加强整个公司的人员对档案管理的重视，这样才有利于公司档案管理的完善。

（二）完善企业档案管理机制，提高管理水平

完善档案的使用和保管、建立档案保管期限、制定相应的考核奖惩制度、提高档案管理人员的积极性都是健全公司档案管理的制度的一部分。同时公司档案管理系统应具体问题具体分析，要符合公司的现实情况,对于管理人员的选择和招聘要求专业的或者具有长期工作经验的档案管理团队。与此同时,相关技术人员也必不可缺,专业的技术指导是做好公司档案管理中的前提,对于生产部门和经营部门的要求和意见也十分必要，结合档案管理经验，集思广益使得管理制度更加规范，可操作性强，确保公司档案资源能够得到最大程度的整合利用。

（三）引进档案管理现代化设备

随着科技的发展，信息技术带档案管理中的运用越来越普遍，大大提高了公司档案管理的效率。它有利于现代档案管理的效率和质量,而且可以加强档案管理数据的准确性和条理性，存储量大，可以增加档案的种类和内容，延长存储时间并且易于查找，而且操作简单，容易上手，将大幅度节省人力和财力。然而，传统的档案存储方式依旧要保留下来，档案管理应将两种形式合并使用。公司档案的网络化管理越来越网络化简便化管理，可以有效避免资源浪费。

当今存在着档案管理保存困难的问题，将档案录入到计算机当中，通过硬盘或者云盘进行存储，可以减少很多传统档案管理中心出现的麻烦，有效减少人为因素和外界因素对于档案造成的损害或者丢失的现象。

（四）运用外部环境提升企业档案管理的水平

对于公司档案管理来说，先进单位的档案管理经验对于本公司有着极强的借鉴意义。只有同其他先进单位进行沟通交流，才能在改革优化的过程中将自己的档案管理工作不断完善。此外，企业还应配合各自的子单位开展完整、系统的档案工作，确保各个部门都有相应的档案人员参加。

档案人员要随时了解海洋油气田开发等工程的进展,对于现场的突发状况提供相关资料。除此之外，海洋油气田开发项目对于档案管理的指导和监督尤为重要，特别是在构建阶段,这一阶段是各种各样的工程数据的形成时期,施工单位的档案保管员应主动寻求有价值的数据,并且对于项目管理和施工人员进行提醒，使得文件数据完整性、系统性得以保障。同时海洋油气田开发竣工验收阶段的档案管理也不能忽视。档案验收对于海洋油气田开发等项目验收有着重要作用，档案验收是项目竣工验收的前提。在海洋油气田开发建设到后期时,大量的工程技术资料存档,因此发现漏洞,做好验收前的准备工作有利于保证文档的资料的质量。

四、结语

公司档案管理中出现了问题，将会极大干扰相关的工作部门，拖慢工作进度，因此优化公司档案管理尤为重要。总之，公司档案管理对于公司各个部门的管理水平的提升尤为重要,对于公司档案管理应重视起来，公司档案管理需要多个部门共同进行，努力创新,与时俱进,适应新形势的要求。公司文件档案使得公司管理决策有了前车之鉴，在以往的经验上加以利用和革新，使得现代的公司管理更加符合时代和新的趋势，更加科学化和系统化。