如何做好田湾核电站维修记录报告管理工作

陈玲

摘 要：本文简要的介绍了田湾核电站维修记录报告的管理方法，结合田湾核电站在维修记录报告管理方面存在的问题，对如何做好田湾核电站维修记录报告管理工作给出了改进的建议和措施。从而进一步优化和完善田湾核电站维修记录报告管理工作，以达到促进提高维修记录报告的归档工作水平。

关键词：核电站;维修记录报告;管理

核电站维修记录报告是核电站维修过程中产生的记录和报告以及文件的统称。记录是指在执行公司各类维修程序的过程中形成的过程性和证明性文件，是证明维修活动的客观依据，包括手工签署和业务系统生效两种产生方式。报告是质量记录的重要组成部分，是经过人工分析和处理、描述特定事件或者情况，并经编、校、审、批产生的文件，包括手工签署和信息系统生效两种产生方式。文件是指核电站对于质量保证有限的程序、要求、或者结果加以叙述、定义、说明或证明的文字记录或图标资料。

1 维修记录报告的利用价值和重要程度

1.1 维修记录报告的利用价值

维修记录报告是在电站的维修作业过程中，记录人们维修活动中形成的过程性和证明性文件，是证明维修过程和维修质量的客观依据。是维修活动完成后对项目的执行情况进行总结评价所形成的、能够追溯维修过程和维修质量的控制过程的文件。

1.2 维修记录报告的重要程度

维修记录报告按照重要程度可划分为两类：永久性和非永久性维修记录报告。永久性维修记录报告是对使物项的维修、更换或者修改得以进行的记录，确定物项发生事故或者动作失常的原因;为在役检查提供所需要的基准数据。非永久性维修记录报告是为证明工作已按规定要求完成所必需的，但又不需要满足永久性维修记录要求的记录报告。

2 田湾核电站维修记录报告管理方法

2.1 维修报告编写

1）维修报告是记录维修内容和结果的客观凭证，为可靠性研究提供数据等，通过维修报告应能够追溯维修过程和确认维修质量，应有序地建立和维持设备维修历史记录。

2）维修报告的组成文件。（1）维修报告一般包括封面、目录页、维修报告单、维修记录等文件。（2）維修记录主要包括按照有效程序、指令要求记录的实际操作步骤，测量、检查、试验等维修数据的记录，以及工作准备和工作执行过程中产生的文件。（3）一般应将工作包首页、工作申请、隔离边界/工作点标识流程图、风险分析、许可证申请、工作指令单、质量计划、技术方案、有关图纸、操作步骤已记录的维修程序、维修数据记录表、清洁度检查/试验记录、维修后试验记录等记录文件、异物排除方案、辐射安全/工作安全/消防类工序控制文件、修前状态反馈表、工前会记录、工后会记录、试验报告、未通过公司文档发布的工作文件、反映工作最终质量的其它记录等文件作为归档保存的维修报告的组成文件。

3）记录报告产生后不得任意涂改，修改和增减记录必须按有关程序进行并由编制记录的原单位进行审核和批准。修改和增减中应注明日期和授权修改人员的签名。修改或增减记录必须及时补充至原记录中，同时用修正后的记录替换出被修正的记录，已被更换的记录须按有关程序作销毁处理。

2.2 维修记录报告的管理模式和分类

田湾核电站对维修记录报告采用文档一体化管理模式，即维修记录报告从文件产生到形成档案实施一体化管理。记录报告不论作为文件保存在维修部门，还是作为档案保存在信息文档处，记录报告编码始终一致，不再区分文件和档案分类编码。记录报告的编码确保唯一性，同类记录报告的编码规则保持一致。

结合田湾核电站维修管理的实际情况，将维修记录报告分为日常维修记录报告和大修记录报告。

2.3 维修记录报告的编码规则

田湾核电站的维修记录报告分类编码为五级类目，上下级类目关系为隶属关系。各级类目的代码由英文字母和阿拉伯数字组成。相邻两组类目代码之间用“-”分隔。

维修记录报告编码结构：项目代码-文件类型-领域代码-子类-特征码流水号，由五级13到19个字符组成：

大修维修报告编码：LL-TR-MTN-008-T***-ZNNNN

日常维修报告编码：LL-TR-MTN-108-XZS/LYYNNNN

2.4 保存期限

1）为了合理分配田湾核电站的管理、检修资源，为使机械设备分级规范化和标准化，对电厂的机械设备进行了分级管理。（1）关键设备。关键1级设备（CC1），又称单点敏感设备（SPV）;关键2级设备（CC2）。（2）重要设备（NC）。（3）一般设备（RTM）

2）根据分级设备的重要程度和利用价值，维修记录报告的存档期限分为：（1）设备分级为CC1、CC2、NC级的维修报告存档期限为30年，设备分级为RTM级的维修报告、无设备分级的其它的维修报告存档期限为10年。（2）特殊的，或特别重要的维修报告，可以确定为永久保存。

3 田湾核电站维修记录报告管理存在的主要问题

根据近几年本人对田湾核电站维修记录报告管理以及对业务部门在文档监督、检查中发现的问题和调查研究，田湾核电站维修记录报告管理存在以下三个主要问题：

第一，重视程度不足，维修记录报告的归档意识不高。从电站的发展来看，运行业绩和经济效益是企业的命脉，而文件管理工作需日积月累方可见其成效，不易引起重视。对维修记录报告的完整收集、归档意义没有提升到应有的高度，造成维修记录报告原件缺失、记录不全等问题。

第二，文档人员理论知识的缺乏，维修记录报告组卷、管理水平有待提高。按照文件“谁产生，谁组卷”的原则，维修记录报告的组卷、归档工作由业务部门完成。在业务部门中从事维修记录报告组卷、归档的人员基本为兼职人员，缺少档案基础知识，造成在维修记录报告的组卷、归档方面存在很多问题。例如：在记录表格中已设计了填写栏或签字栏，就应当完整填写或签署;若存在不需填写或签署的情况，应在表格使用时做划线“/”处理。但是移交归档的记录报告中通常大量存在留空白栏的情况。

第三，维修记录报告移交不及时，根据《文件归档范围及要求》程序要求，原则上各业务部门应在每年6 月30 日之前完成上一年度日常记录报告的整理、组卷和移交归档工作。大修后四个月内完成大修记录报告的整理、组卷和移交归档工作。日常记录报告基本可以按时移交归档，但是大修记录报告却经常出现延期移交的情况。

4 如何做好田湾核电站维修记录报告的管理工作

田湾核电站1、2号机组已经历了21次大修，维修记录报告在机组维修、改造过程中起到了重要的参考、凭证作用，这对维修记录报告的管理工作提出了更高的要求。作为负责田湾核电站维修记录报告管理的文档人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现维修记录报告管理工作的规范化、科学化、现代化，为田湾核电站提供更多有价值的档案信息资源。现对如何做好田湾核电站维修记录报告的管理工作提出以下改进建议：

第一，提高文件形成者的文档管理意识，提高对维修记录报告的归档意识。文件形成者要认识到维修记录报告是核电站历史事实的真实写照，它们是核电站生产活动留下的宝贵信息财富。完整无缺的搜集维修记录报告具有重要的意义。各业务部门一定要把对维修记录报告文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力的控制措施，明确要求各有关单位，及时收集有关维修记录报告材料。并编制《维修记录报告》、《维修工作文件包准备》等管理程序，针对分级设备，定制了不同记录报告组成文件的标准，力求做到维修记录报告的准确、完备、齐全。

第二，加强文档相关知识专业培训，提高文档从业人员业务水平。维修记录报告作为文件在业务部门保存，必须经过系统整理、组卷后最终提交到档案馆归档保存。维修记录报告的整理工作质量，决定了在档案馆保存的状态，直接对档案馆各项管理工作产生影响。所以负责维修记录报告整理和组卷的文档人员既要有扎实的业务功底，也要有较强的管理能力。文档人员不光要熟悉档案业务工作的各个环节和步骤，而且需掌握文档专业知识，努力使维修記录报告在审核、组卷、归档方面能系统、完整，并能采用规范的档案归档要求进行组卷，从而为维修记录报告的归档质量打下坚实的基础。

提高文档人员的业务水平一方面是要熟悉公司文档管理程序，多渠道地进行文档管理相关知识培训。并要按照不同岗位、不同层次，有针对性的对负责不同领域专业的文档管理人员进行程序培训，并讲解维修记录报告一般形成哪些类型的文件，涉及哪些专业，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围等。坚持“学用结合、重视实效”的方针，使文档管理人员在实际工作中熟悉程序，在工作中严格遵守程序要求，进行文档管理、组卷工作。二是要建立健全继续教育制度。文档管理水平需要不断地改善、提升，要通过文档专业知识再教育，促使文档管理人员能够不断地更新业务知识，提高业务技能和管理水平。

第三，加强维修记录报告的移交管理工作，提高按时移交率。各业务部门负责编制、整理记录报告的工作负责人大多为准备工程师兼职作业，他们一方面要兼顾维修准备工作，一方面要编制、收集、整理维修记录报告，从而导致出现两个问题：一、准备工程师并非工作负责人，难以对记录报告的原始文件进行准确的编制和整理。二、准备工程师更多的精力会投入到维修准备工作当中，从而主观上忽视记录报告的整理和移交。

我认为要改变现状，就需要从以下三个方面进行整改规范。

1）按照文件“谁产生，谁组卷”的原则，各业务部门取消准备工程师的兼职作业，由专职的工作负责人负责本部门/领域专业的维修记录报告的收集、整理、归档和移交工作。

2）梳理、优化维修记录报告的归档移交流程。各业务部门的工作负责人完成维修记录报告的编制、整理后将维修报告电子版和纸质版同时移交下级审核人审核，下级审核人需结合纸质版完成电子版的审核，并负责本班组维修报告的移交、临时保存管理工作。班组维修报告管理人负责编制待移交维修报告的清单，并将维修记录报告移交给处室文档管理工程师进行归档审查、整理、组卷，并按时向档案馆移交。

3）制定合理的记录报告移交时限，并设立相关的考核机制。层层递交的过程中，如果没有合理的管理规定和考核机制，难以确保记录报告的准时移交。所以规范移交时限非常必要，针对记录报告的编制、审核过程中的重要程度、移交数量、人员储备等因素，制定合理的移交时限，并设立相关的考核机制，能够有效的提高文件形成者和审核人的重视，从而提高记录报告的按时移交率。

5 结束语

维修记录报告是核电站维修事实的真实记录，维修记录报告的管理工作好坏将会影响到档案的质量和利用，档案利用是档案馆的主要工作之一，同时也是档案工作的根本任务和终极目的。只有充分认识了维修记录报告的重要性，及时总结工作中遇到的问题，并不断优化和提高管理水平，方能更好的提高维修记录报告在收集、整理和归档方面的管理水平，从而为核电站的安全生产提供有效证据和参考依据。同时也为我国发展核电技术储备原始材料。

参考文献

[1]P-IP-MTN-035 维修报告管理

[2]HAD 003/04  核电厂质量保证记录制度

[3]P-IP-MAN-030维修工作过程

[4]P-IP-MTN-032 维修工作文件包准备

[5]P-IP-EQM-010 预防性维修管理

[6]P-IP-EQM-021 维修类技术程序的编制与使用规定

[7]G-IP-DOC-137 记录报告的管理

[8]G-IP-DOC-141 文件归档范围及要求