大数据背景下高校档案管理模式转型探究

罗芳 李红才

摘 要：在大数据时代逐渐到来后，高校的档案管理模式迎来全新的挑战，仔细想来，传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展，大数据中的诸多信息与数据不能为高校发展所用。所以，高校的档案管理模式必须考虑转型。基于此，本文从高校档案管理模式现状入手，通过分析大数据的背景会对高校的档案管理模式转型带来的影响，探究在此背景中高校档案管理模式转型的对策。

关键词：大数据;高校;档案管理模式;转型

大数据（Big Data）意指因巨大的数据规模无法使用常规软件统计分析的数据集合，这些数据集合具有着数据规模庞大、传输速度较高、数据多样化与价值密度低等特质。在这个大数据时代，经观察，高校的档案数据也与其有着相似的特征，也可以将高校的档案管理视为一种大数据分析处理工作。高校的档案管理负载着高校的人事、政策、教务等多方面的记录，在高校体系中处于非常重要的地位，而这也是转型高校档案管理模式最关键的部分，要如何将现今的档案管理模式转变的更加高效，是转型最重点考虑的环节，本文以此展开探究。

1 高校档案管理模式现状

1.1 档案归档制度不完善、归档过程也缺乏规范

高校的运行体系虽然在现代已经不断完善，各部门的职责也越来越细化、清晰、专业，但档案管理工作因为涉及到较多部门，使得档案数据在各部门流转归档时没有完善的管理制度和调控方式。而当下高校都在扩建，这种档案管理制度的缺陷也越来越严重，许多档案无法归档，或者在归档过程中产生档案丢失、归档错误、部门职责混乱、工作效率较低等问题，也会出现归档时间严重拖后或者干脆不归档的现象。在新档案来临时，因为缺乏完善的制度会使得档案管理混乱。再加上档案管理时常经费不足，也会引起档案管理效率降低。

1.2 缺乏专业的档案管理人才

虽然如今，档案管理工作已经完全融入进大数据，但高校中仍然缺乏专业的档案管理人才。许多高校的档案管理工作人员都不是专业学科出身，或者身兼数职，这些人员大多都存在一个共同的现象，即对档案管理工作的流程和内容不完全熟悉，对于档案管理和数据信息化的关系和工作更是不熟知，这也导致其无法去改变传统的档案管理模式。更何况高校的其他部门职责逐渐细分，档案管理模式无法改革，会导致档案管理工作出现较多的错误。

1.3 未能正确发挥档案作用

当前，高校对于实体的档案信息和数字信息仍无法进行有效的整合和深入使用，仍然只使用其本来的“收、藏”作用。随着档案信息量逐渐增加，无法进行有效的整合和挖掘，会使得诸多有价值的档案信息被淹没，也不能发挥其应有的作用。而高校的档案管理机构因传统的档案管理观念束缚，也不能真实认识到档案的重要性，是导致档案资源开发利用不足的主要原因，再加上档案管理缺乏专业人才的缺陷，使得档案的作用更加无法充分发挥[1-2]。

2 大数据背景对高校档案管理模式的影响

2.1 机遇

在大数据背景下，高校的传统纸质档案管理模式已经完全不再适用，大数据为高校的档案管理带来诸多机遇，主要体现在以下三点。一是能够降低档案管理的成本，有效提升档案管理的工作效率，结合大数据本身数据量庞大、传输速度较快的特点，可以在很短时间内完成大量的档案数据整合、处理工作，也不用耗费大量人力、物力、财力去维护档案;二是能够提升档案管理的质量。不同于传统的纸质档案会因为各种物理原因或外界因素受到损坏或是丢失，给高校带来信息数据方面的损失，大数据可以直接保存数据，能够显著提升档案管理的质量;三是能够让档案管理工作更加精细化、专业化，避免因纸质档案管理时产生的诸多衍生混乱，也能降低档案管理的成本。

2.2 挑战

与大数据会给高校档案管理帶来的机遇相对应，其也会给高校的档案管理工作带来一些挑战，主要体现在对传统档案管理观念的挑战、对传统档案安全性的挑战及对档案保存形式的挑战，这些都是与传统纸质档案直接相关的改变，也要求档案管理人员提高自身能力，更精准的识别档案价值[3]。

3 大数据背景下高校档案管理模式转型的对策

3.1 建立并完善档案管理与监管制度

高校要提高对档案管理部门与工作的重视程度，建立并完善高校的档案管理与监管制度，继而提升档案管理部门的整体工作效率，同时也要建立较完善的安全保密系统和数字化管理平台，严格限制档案使用者的身份认证制度，以确保档案的安全性。对于档案管理人员，也要建立投诉反馈制度和考评制度，及时处理反馈对档案管理人员的投诉并定期考核档案管理人员，给予相应的合理的激励和惩罚。

3.2 培养专业的档案管理人才

高校的档案管理部门要加大对档案管理人员技术培训的投入，也要积极引进相关的档案管理人才，促使档案管理人员的工作方式转变为低强度、高效率的模式，并调整档案管理人员的年龄结构，积极纳入年轻人员，利用其较高的知识、信息、技术接受程度促进高校档案管理工作的信息化进程，也利于高校档案管理的全面转型。

3.3 普及大数据档案管理模式理念

高校档案管理部门要建立大数据的多层次、强管理的新型档案管理理念，抛下原有的忽视档案使用者需求的原有工作观念，转型为更注重档案使用者的需求的服务型观念，在此基础上进行更进一步的精细化、专业化管理，并由被动的工作方式转向主动的工作方式，主动分析指导高校各部门的档案管理工作[4]。

4 结语

在社会进入大数据时代后，传统的高校档案管理模式不仅不再适用于高校，也不再适用于新时代学生们的需求，因此，必须要将传统的高校档案管理模式转型。在此时，高校应该积极抓住大数据时代所给予的机遇优势，结合本校的情况积极进行改革，促进档案管理模式转型，也能够为高校其他的管理模式提供一定的转型经验，促进高校所有管理模式改革。

参考文献

[1]韩丽华.大数据背景下高校人事档案管理的价值及其优化路径[J].科技经济导刊，2019，27（30）：248.

[2]张晶.基于大数据基础的高校档案管理服务模式再造[J].办公室业务，2019（20）：153-154.

[3]姚树静.大数据背景下高校档案管理面临的挑战及对策[J].山东广播电视大学学报，2019（04）：86-88.

[4]张鹏.大数据背景下高校基建档案管理模式变革研究[J].城建档案，2019（08）：63-64.