大数据时代档案信息化管理工作的几点探讨

陈小磊

摘 要：大数据时代，档案信息化管理呈现出新的特点，也面临着新挑战。本文分析了目前档案数字化的意义与作用，档案管理存在的问题以及相应性的措施，旨在提升档案管理水平，全面提高大数据环境下档案管理工作质量。

关键词：大数据;信息化;档案管理;理念方法

随着互联网信息通信技术的日渐普遍和成熟，人类对于海量数据的处理能力和方法有了长足的进步，大数据时代也已随之而来。在信息化时代，传统的档案管理有了新的记录和保存模式，档案管理信息化本身已取得了较好的成效，大数据时代给传统档案管理工作带来了更大的机遇和挑战，大数据时代的新概念、新工具和新平台给档案管理工作带来了新的思路，抓住大数据发展的历史机遇，将给档案管理工作带来新的突破和提升。

1 档案数字化的意义与作用

1）提高经济效益。任何的公司、企业等在利用信息化数据时，或多或少都会带来一定的好处，既提高了经济效益，还激发了员工的信心。传统的档案管理主要以纸质版为主，费地费资较多，一时难以筹集。现代档案管理以数字化信息为主，减少了资金耗费，提高了公司经济效益。例如，企业用数字化信息下发工资，既节省了真正的人力资源耗费，又节省了公司经济成本的耗费。

2）提高办公效率。与传统档案管理相比，现代化档案管理方便存储、搜索，一目了然，有效提高了办公效率。在任何单位中，任职后方便及时归档，减轻负担。例如，在干部的任用中，都需要档案资料的提供，在大数据背景下可以很快地通过网络传输电子档案，提高了工作效率，减少了工作中归档方面存在的一些错误。

3）增强档案原件保护。在大数据时代，将档案资料以数字化形式加以保存，增强了对档案原件的保护，尤其是时间非常久的那些档案，更便于查看原件。例如，在教师行业的管理中，常需要利用数字化档案管理学生及教师的资料信息，以期方便统计在校教师与在校学生人数。

2 大数据时代档案管理工作的困境

1）档案数据提取和整理过程难度加大。传统的档案记录和记载都是人们编著，有特定的记录方式和检索方式。然而，近年来互联网以及电子信息技术的发展迅速，为档案资料的管理提供了便捷方便的途径。和过去相比，大数据时代的信息数据量大和数据格式多样的特点，使得大数据时代存在信息泛滥和数据“噪声”的缺点，导致档案数据提取和整理都有一定的困难。这种困难成因在于虽然进行大数据记载，但是数据量过大以至于信息检索时很多关键信息遭到埋没，数据价值的甄别难度加大。因此，当前档案管理工作面临的一个重要问题就是如何在海量的资料数据中快速准确找到有价值的数据信息。

2）档案管理工作中数据挖掘和利用的挑战。伴随着数字时代的发展，对档案数据信息的需求和重视程度也在提高，原始资料和数据的简单利用已经不能直接满足当今时代个性化、多样化的需求，我们在工作中往往需要对档案信息做一定层次下的知识发现和数据挖掘，从而满足更深层次的数据内涵和知识的需求。大数据时代，各种资料数据都在海量增加，加大了提取有效信息并作数据分析和挖掘的困难。那么如何在海量档案数据中发现深层次的关联信息，如何进行多维结构数据信息的二次开发，都是大数据时代发展中档案管理需要考虑的问题。我们亟须运用计算机信息技术在海量档案数据中进行挖掘，以得到有用的信息和知识，建立有价值的数字档案挖掘体系。

3）面临技术方面挑战。目前大数据应用于档案管理工作还面临着技术挑战，还有较多的技术难题亟待解决。首先，目前大数据方法在数据信息处理过程中存在着容错率较高的问题，大数据的容错计算还存在较大困难，现有涉及的算法较为复杂，而且现有算法不能保证数据的绝对安全，在减少错误概率的过程中还带来较大的运算成本，如果在计算的过程中发生错误往往导致数据信息处理失败。其次，现有大数据设备的可扩展性依然不足，目前使用的基于大数据方法分析管理档案数据基于高层次的数据信息共享，而使得整体系统面临着更高的维护成本，大数据环境下出现数据信息故障的频率也会增加，而且会在很大程度上影响整个系统的安全。

3 大数据时代的档案管理路徑

1）构建完善的制度。传统的档案管理模式越来越无法与大数据时代的档案工作要求相适应，在这种情况下，为了全面提高档案管理工作的水平，则需要结合自己的实际情况来进一步完善档案管理制度，使其与大数据的发展方向保持一致，大力促进完善档案信息化、数据化管理机制，建立健全档案信息化、数字化的管理制度，从而为档案管理工作提供制度的保障;设立高标准严要求的档案管理部门和档案管理人员，要定期检查档案管理的数字化和信息化建设。此外，明确档案管理工作的职责，加强档案管理工作人员的管理和培训，普及大数据时代的新概念、新工具和新平台，真正把档案管理工作落到实处，真正让档案管理人员认清大数据的价值和特点，全面提高档案管理工作的水平。

2）构建一体化的平台和架构。早期的档案信息建设并不能真正做到信息的一体化建设，各部门进行独立的建设，没有统一的标准。这种业务系统模式下，各系统都是孤立的，不能进行有效的联系，造成了信息设备的浪费和建设成本的增加。针对大数据时代的要求，要建立档案管理制度的一体化、档案管理平台的一体化、档案数据分析的一体化和用户管理的一体化。数据管理、用户管理、系统平台管理做到三位一体，进行硬件资源的有效整合，防止重复建设，因为大数据时代数据的管理和维护成本巨大，重复建设将会对软硬件资源造成巨大的浪费，同时会加重管理人员的操作和维护成本，得不偿失。

3）实现档案服务智能化。只有从服务角度加强档案管理，提高档案信息化服务质量，才能发挥出档案管理人员作用，解决档案管理中的实际问题。首先，改变传统档案管理的被动化服务模式，树立变被动为主动的服务思路，全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量，充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次，充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，适应当前用户对智慧性服务的现实需求，从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析，例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法，结合大数据技术为用户提供智能化的服务。

4）建立安全管理工作系统。只有加强对档案数据信息的安全管理工作体系，才能提高大数据环境下的档案服务有效性，解决档案服务中的数据信息传递、运用与存储的安全隐患。首先，高度重视档案管理的安全防护工作，提高档案数据信息物理防护水平的同时，重点加强档案管理系统的安全防护措施。其次，建立起专业的档案信息安全防护队伍，提高现有档案管理人员的安全防护水平，解决档案管理中存在的操作、管理与制度不规范问题。现代档案管理工作必须树立大档案观，强化提高档案管理的服务理念，要充分提高档案数据信息技术利用水平，形成完善的档案管理工作体系，着力加强现有档案数据信息的分析能力，借助大数据技术实现档案信息化管理水平，更好地满足用户对信息化档案数据的使用需求。

4 结束语

大数据背景之下，给档案管理工作带来了一定的机遇和挑战，需要利用大数据技术，保证档案管理工作水平的提升。应找出大数据时代档案管理工作中存在的问题，结合理论与实践，使用信息技术不断提升更多的途径去开辟新的道路，同时，需要在应用过程中不断创新与改进，保证各项手段方式的针对性，不断提高工作效益，为社会发展提供有力的支撑。

参考文献

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[2]刘莉.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].中国科技投资，2016（4）：151.

[3]侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016，20：136.