推动事业单位档案管理信息化建设的策略

张鹏飞

摘 要：我国科技水平和经济发展水平均呈现出了良好的发展态势，在这样的大背景下，人才虽然能够得以更好的流动，使得资源在整个社会发展背景下更好的交融，而科学技术若不加以优化利用，亦会出现负面作用，如对档案管理工作形成冲击，因而必须做好档案管理的政策革新工作，而信息化技术水段的出现无疑是为事业单位的档案管理提供了助力。为此，本文就当前事业单位档案管理信息化建设中的不足之处进行分析，并针对性的提出相应解决对策，以期与广大相关工作人员共勉。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

自第三次科技革命发展以来，社会呈现出了“井喷式”的发展态势，不同社会领域与行业的变化巨大，其中以计算机为依托的互联网新媒体充斥着整个社会，为各个领域的发展带来机遇的同时，也带来了诸多的挑战。传统事业单位的档案管理工作效率较低，没能将档案管理工作的作用真正发挥出来，如若工作人员需要对档案进行抽调时，不仅需要花费一定的时间，更不便于管理人员的日常保存。而信息化档案管理系统的构建不仅解决了这些问题，还减少了各种内外因素的制约，使事业单位档案管理工作得以顺利推进。

1 当前事业单位档案管理信息化建设中的不足

1）档案管理机制改革力度小，改革作用较小。我国诸多事业单位开始革新传统的档案管理模式，从现有的档案管理工作问题中寻找改革突破口，积极对传统管理问题和现代管理改革标准进行对接，从而有效的扭转传统档案管理中的问题，使之能够顺利的过渡到现代化档案管理信息化建设中去。在如此改革与创新的发展思路中，虽然传统档案管理中的部分显著问题得到了有效的解决，但从机制层面看，其管理模式中仍然存在着诸多的问题没有被解决。主要表现为档案管理机制的改革虽然已经渐渐走向了正轨，但其改革力度还远远不能满足档案管理信息化建设的根本需求和标准，从而使得其改革后的信息化管理作用无法得到有效的发挥。现代信息化发展浪潮中，很多从事档案管理的工作人员并没有接受系统的信息化管理培训，从而使其改革的真正作用未被充分发挥出来[1]。

2）缺乏实用性人才，人才队伍建设落后。在事业单位档案管理中，一定要将人才队伍建设作为首要的工作重点进行推进，而很多事业单位恰恰忽视了人员在事业单位档案管理工作中的地位，从而使得档案管理工作的质量和效率失去了应有的保障。对于档案管理工作人员而言，其不仅要与单位内其他部门的工作人员构建密切的联系，还要全面掌握档案管理的工作流程和信息化服务流程，并善于熟练应用信息化技术操作方法推动档案管理工作。而当前很多工作人员缺乏信息化专业培训，不仅对信息化档案管理模式较为陌生，甚至在工作中缺乏责任感，进而限制了档案管理机构的整体工作水平。

3）信息技术不完善，难以提升档案管理的效率。通过技术手段进行档案管理是确保档案管理工作高效推进的重要保证，而我国诸多事业单位的档案管理工作缺乏技术性指导，对信息化技术手段的应用也存在着诸多的不足，严重影响档案管理工作的顺利进行。由于档案管理信息化建设在我国事业单位的日常工作中应用不够成熟，从而使得一些较为重要的档案信息仍然沿用传统的纸质存档方法，这种档案管理方法对其长期的保存和完整性的保留十分不利，甚至加剧了日后对档案翻阅查找的难度。

4）信息化建设不合理，缺少信息化建设规范性。目前我国各个事业单位的信息化建设不够合理，不同的单位档案管理系统对接性较差，不同的单位和部门之间缺乏信息化资源的交流，从而使得其档案管理在缺少统一性的问题下无法协调统一和资源共享。通常情况下，档案管理工作无法借助管理软件进行信息管理，同时其档案工作的内容比较复杂多变，这就让信息化建设的规范性无法得到保证，长此以往，其档案管理工作中的问题和困难便难以有效得到解决和优化，严重影响档案管理工作的顺利推进。[2]

2 事业单位档案管理信息化建设的有效对策分析

1）规范档案管理信息化建设，为档案管理指明方向。事业单位档案管理信息化建设一定要做好规划，让信息化改革按照规范的程序推进，从而减少改革过程中出现各种各样的问题。此外，在档案管理信息化建设中，其规范的要求和标准能够为改革指明方向，让整个档案管理改革的成效彰显出来，从而促进事业单位档案管理的服务职能得以长久发挥。因而在信息化建设革新之间，一定要对现有的档案管理工作形式进行确切的分析，从科学的角度进行改革规划，这样便能够让档案管理信息化建设在科学的指导下顺利完成。此外，在档案管理信息化建设中，事业单位的各个部门之间一定要加强合作，让信息化管理工作呈现出更完善的灵活性和实用性，这样的档案管理信息化建设更能获得信息资源的支持[3]。

2）完善档案管理信息化网站系统，推动档案管理工作的发展。在档案管理信息化水平的不断深入背景下，其信息化建设整体服务水平已经有了显著的提升，并让档案管理中的服务型作用充分实现。但是，在信息化建设的过程中，我们要注意网站系统建设重要性，在现代化信息管理模式中，网站系统的建设能够更有效的帮助信息化服务模式发挥其作用，如在档案管理工作中，通过其网站系统建设来进行查询、查阅、共享信息资源等功能，是档案管理工作更加完善，更加迅捷。此外，网站系统建设还能够实现档案管理的一体化管理模式，让档案管理中的各类资源实现充分共享，这对日后事业单位各类工作的发展和优化大有裨益。

3）加强数字化手段的应用，提升档案管理信息资源的处理效率。在档案管理信息化建设改革中，除了要对档案信息资源进行灵活管理，还要尽快促进其信息资源向数字化资源的灵活转化，这样才能促进档案管理工作效率的提升。为此，在信息化建设前，需要对档案管理的实际情况进行详细分析，了解现有档案管理工作的实际发展情况，并就其实际情况进行分析和改革，以及建立健全档案管理信息化体系。需要注意的是，在将档案信息资源进行分类管理与数字化转化前，一定要凸显管理的重要内容，将档案管理中的各类资源进行科学分类，从而保证档案管理工作的质量[4]。

4）加强专业技术人员培训，建设良好的人才队伍。档案管理信息化建设的关键在于专业人才队伍的构建，通过完善人才队伍建设能够让档案管理质量、效率得到质的提升，对此，需要对从事档案管理的工作人员进行专业化的培训，尤其是信息化技术类别培训工作，这样便能够让广大档案管理工作人员更顺利的运用信息化技术去做好档案管理工作的各项任务。档案管理信息化建设已经成为了广大事业单位发展的主流思路，但仍有部分单位应用传统纸质版档案，一定要对其进行引导改革和创新，通过引进信息化技术设备来促进其档案管理工作的进步。为了能够保证其工作人员能够实时保持专业化技术水平，事业单位需要定期举办信息化技术培训活动，如电脑操作技能和计算机计算理论等，以此来建设一支档案管理人才队伍[5]。

3 结语

在科学技术飞速发展的背景下，事业单位的档案管理要不断提升自身的信息化管理能力，让档案管理工作能够呈现出高效、高质的状态，从而让其工作的职能得以有效发挥。但不同的单位有着不同的发展问题，因而在其档案管理信息化建设中，一定要充分结合每个单位档案管理的实际情況，坚持实事求是，结合本单位实际发展要求进行改革，并针对性的进行了对策探讨，具有一定的研究价值，希望能为广大档案管理工作人员提供些许帮助。

参考文献

[1]赵锦秀.试论事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2019（18）：95.

[2]蔡雨轩.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2019（16）：91.

[3]颜锐，杨帆，董键.事业单位档案管理信息化建设问题[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[4]郝文娟.事业单位档案管理信息化建设问题探究[J].办公室业务，2019（15）：69.

[5]甄美英.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].现代经济信息，2019（14）：63.