档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展分析探讨

李燕

摘 要：近年来，随着电子信息技术的发展，电子档案越来越受到人们的青睐，由于电子档案有其自身无法克服的缺陷以及管理的局限性，使得电子档案不能完全取代纸质档案，因此在现阶段档案管理中电子档案与纸质档案应并存是客观需要的。文章主要分析了档案管理中纸质档案与电子档案的并存发展进行了具体的分析，以供广大同仁研究探讨。

关键词：档案管理;纸质档案;电子档案;并存发展

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

1 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整;二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时代发展的影响，规模越来越小，电子档案则在信息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

2 纸质档案和电子档案的优缺点分析

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

2.1 电子档案的优缺点分析

2.1.1 电子档案的优点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便檔案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

2.1.2 电子档案的缺点

1）由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2）一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3）电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效;即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

2.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

3 电子档案与纸质档案并存的必要性、长期性

档案的本质属性是它的原始记录性，档案管理的最终目的是为了查阅，纸质档案与电子档案并存恰恰满足了档案本身的这两种基本功能。在档案管理实践中，纸质档案具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但其承载的信息量较小，占据空间较大，管理与检索不便。而电子档案体积小、信息量大、检索迅速便捷，但其数据在传输过程中容易失真，一旦被修改则无法识别，没有确定的法律地位。同时，电子档案的信息形态是数字化的，对设备有着很强的依赖性，并且寿命短，影像记录的稳定期不长。比较两者的优劣不难看出，纸质档案与电子档案并存融合了两种档案的优势，既可发挥高效检索功能，又可保证档案的凭证价值。因此，在电子档案的局限性未得到根本解决之前，两种档案将长期并存。

4 增强纸质档案与电子档案并存发展的建议

4.1 采用“双套制”管理，分别建档，确保资料真实客观

目前，纸质档案与电子档案并存发展已成为不可改变的趋势。要想在此种趋势下，保持长期稳定的发展，不同的档案管理方式，需建立不同的管理模式。首先，纸质档案跟电子档案都需要按照类别分类存档，按照真实资料记录并保存。其次，将纸质档案的原始资料以电子扫描的方式上传到系统中，上传到系统中的资料可以再打印成纸质文档，分别进行保存，这样在以后查阅档案时，不仅方便迅速，而且在档案资料的真实客观性方面也能保持较高的准确度。

4.2 管理条例中，责任需落实到个人

在我们所有的管理中，人是最难管理的高级动物。不可避免的会存在这样的现象：部分人员因为受到一定的利益引诱，为了获取相应的利益而利用自己的职务之便，将资料进行篡改或者销毁等违规操作。为避免这种情况的产生，应当由不同职务级别的人互相监督，将责任落实到个人。负责相应部分的工作人员在完成相应的档案管理工作后，应签上自己的名字或印章，再扫描进行电子副本管理，而负责电子扫描的也相应需要签字，这样在核实资料时，若出现失真情况，则可以尽快查处问题环节。

4.3 网络技术加密，设置相应管理人员的权限

虽然有了以上两种相应的档案管理方法，但是随着技术的不断发展，在电子录入以及纸质档案管理环节仍有弊端，因电子档案可以随时修改，所以在技术上，要求对档案管理系统进行权限设置操作，每个级别拥有不同的权限。纸质档案管理也是如此，一份原始资料需要经过多个不同层级的人签字确认，即使是修改作假，也能尽快查出，确保每一份呈现出来的资料都具有客观性真实性。

5 结语

综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为一个热点话题。

参考文献

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[2]石海平.电子文件管理的主要问题[J].档案管理，2018（5）.

[3]李琦.档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016（8）.