事业单位信息化档案管理系统设计与研究

李艳玲

摘 要：随着计算机及网络技术的发展，信息化档案的管理成为一项非常重要的工作内容。信息化档案应具备显著的逻辑结构，能够完成档案信息的采集、管理、业务办理、安全接入和控制等功能。在信息化档案管理任务中，数据采集、数据录入和文件上传/下载是最为关键的工作流程。如果将这三类任务高效、高精度地完成，则能大大提升档案管理的业务水平。本文对信息化档案管理系统设计与研究进行探讨。

关键词：档案管理;信息化;模块设计;数据

1 企业档案管理信息化系统设计建设的意义

1.1 实现事业单位档案资料的信息互联

档案管理信息化建设的达成，将使事业单位的档案管理工作由纸质档案管理迈向数字资料存储的转变，将在极大程度上提升单位档案管理的效率。同时也将在加大程度上改观事业单位档案利用率不足的问题。在信息化管理的模式下，为事业单位档案的资料信息共享提供了支点。其在激活存在于单位内部的大量闲置信息，也为单位档案信息资源的开发和利用提供了应用基础。

1.2 提升事业单位档案资料的信息安全

事业单位档案管理信息化建设的不断推进，也在极大程度上丰富了事业单位档案管理的保密手段。传统纸质档案的泄密风险大、存储时限和环境要求高等问题一直在管理中受到诟病。信息化建设达成后，将使档案信息的安全管理有效地建立在事业单位数字信息安全管理系统上，档案资料的安全将获得提升，将有效地解决上述问题。

2 信息化档案管理系统设计

2.1 档案信息采集模块设计

档案管理信息化能够将所有信息在计算机网络中显示出来，并有助于用户对相关档案资料的搜索、咨询、分析和下载。但是，由于部分档案资料涉及保密特性，这就要求档案信息采集模块具备权限设置功能。本项目中所设计的档案信息采集模块流程如图1所示。从图1可以看出，在信息采集过程中需要将旧系统内的数据进行转换，并通过特定的算法进行归档。在权限设置方面，管理人员具备档案管理的所有权，这样既能提升计算机网络的使用效率，又能保证档案信息的安全性。管理人员可以在该模块进行专项设定，比如，针对某个部门或领域进行灵活性设置、细化不同用户的权限，也可在某一时段开发临时权限。

2.2 数据录入模块设计

对于档案数据的录入，要求具备完备的编辑功能。在执行项目、合同或媒体文件的录入工作时，应当首先对文件进行合理的编号（图2）。系统为档案数据的编辑提供了各种指令，包括增加、删减、排序、修改、保存等。数据录入后支持相应的检索功能，并能根据管理员指令进行复制和导出。此外，档案数据在录入时应及时判断文件的正确性和唯一性。系统提供了多种检验方法，包括后缀名、文件大小、日期等，可以快速判断文件是否错误。如果档案数据录入后需要再次修改，可以直接采用系统中的重归档指令，这样能迅速地替换掉原文件，并在后台将原文件备份。管理员除了能够直接看到新的档案文件，还能查看修改日志，包括录入日志、修改日志和销毁日志等，便于后期档案数据的再次维护。信息化的档案数据属于电子文件，根据文件的重要性可设定录入权限，比如某些文件能够根据规则直接对应文件的浏览。档案数据的录入要基于查询功能，否则不但会增大管理人员的工作量，还会增加入档出错的概率。录入后并分类完成的档案数据需要进入“建表立档”阶段。即将可供编辑的档案文件整理成表文档形式，满足不同需求的人群。此外，系统采用挂载方式实现档案文件的批量式修改，操作方便。

2.3 数据的上传和下载

档案文件或数据的长传与下载流程如图3所示。可以看出，该过程对于文件的上传需要管理员的审核，在下载时可进行快速搜索，整个操作均需要特定的权限。档案文件在存储时，均具有备份操作，防止在长期管理后出现数据的意外损坏或丢失。数据的上传和下载具备的基本功能模块有维护、壓缩和加密等。

3 媒体档案文件的管理与设置

3.1 媒体数据管理

目前，多数档案文件为媒体数据，比如Office文档、视频、音频等。对于媒体档案文件的高效、精确管理是信息化档案管理的最重要内容，也是衡量档案管理水平的关键指标。在该系统中，管理员可对媒体文件进行权限处理，包括文件的添加、删除、编号、替换、修改等，处理方式为数据模型树模式，与微软系统内资源管理器类似，可直接根据编号进行创建。当媒体档案文件发布后，无需对工作模式进行转换，可直接在最短的时间内完成档案信息的检索。对于档案管理员来说，在部分功能模块中仅能够执行目录编著和发布作用，无法对媒体文件本身进行修改。

3.2 设置与应用

在媒体档案管理的设置和应用方面，系统提供了独立的工作平台，该平台具有可编程性，并为用户和管理员提供了丰富的指令库，能够根据自身情况对档案库内的文件进行自主设置，如档案文件的类型、数据结构、分类手段等。在该平台的设置与应用条件下，信息化档案管理将更加智能化，可以满足更多用户的需求。

4 结束语

本项目中所设计的信息化档案管理系统，可以满足当前飞速增长的数据存储和管理需要，适用于各种行业和领域。档案的信息化管理与服务，可以为更多用户提供更方便与合理的操作，在保证档案信息的安全性和可靠性的同时，又能提升档案管理的可编辑性。随着网络技术的发展，档案管理的需求也将随之改变，只有不断提升档案构架的合理性才能适应档案的长期管理模式。

参考文献

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