大数据背景下的企业电子档案管理及其利用

王宁

摘 要：以大数据时代为基础背景，阐述大数据环境下对企业电子档案的管理要求，进而探讨大数据环境下企业档案管理面临的挑战，并提出大数据背景下的企业电子档案管理与应用策略。

关键词：大数据技术;电子档案管理

1 前言

大数据技术是信息技术与网络技术高速发展的产物，信息技术与经济社会的交汇融合引发了电子数据呈几何级数的迅猛增长，大数据已成为国家基础性战略资源。在当前先进信息技术加速发展的大背景下，大数据技术得以广泛应用于各行各业中，并且发挥着愈发重要的作用，通过利用大数据技术推动企业档案资源的开发利用，可以更好地支持企业决策、管控、创新、发展，提升企业的核心竞争能力。

2 大数据时代企业档案的特点

大数据时代，企业档案具有价值密度低、档案类型多样化、数据更新时效速度高快等特征，具体体现在：

2.1 企业档案价值密度低

大数据时代，数据价值密度的高低与数据总量的大小不成正比，控制数据质量的关键是如何对形成于业务信息系统的原生电子文件的版本实施有效控制。归档保存的电子文件必须是经过反复分析、鉴别具有保存利用价值的信息。电子文件的收集、存储、传递等所有环节都会影响到电子档案的质量。高质量档案信息资源是企业管理创新的源泉，如果企业数字档案室等知识共享平台向企业决策系统输入了错误数据，无论决策系统采用的分析技术和方法如何先进，形成的分析结果对企业决策都是无效的，甚至会做出错误的决策。

2.2 档案类型多样化

大数据时代背景下的企业档案信息资源包罗万象，覆盖地域范围广，载体形式多样。文件形式上不仅表现为文本、图像、音频、视频，还包括软件程序、数据库文件、三维模型等 ，是多媒体、多语种、多类型信息混合的档案信息资源。

2.3 档案更新时效速度快

随着OA、PDM、ERP、MES等业务信息系统在企业的普遍应用，企业物流、资金流、信息流的处理效率高、速度快。传统纸质档案管理模式下的收、存、管、用等业务环节已不能满足大数据时代档案工作的要求。大数据背景下的档案收、存、管、用等业务环节必须依靠档案管理系统自动捕获业务信息系统形成的原生电子文件及其元数据，并快速进行数据筛选、整合、挖掘，以提供利用。

3 大数据时代对档案管理的要求

3.1 档案保存的安全性

大数据时代，是一个大规模产生、分享和应用数据的时代，数据即资产的概念正被越来越多的企业接受和认可。企业档案的概念已延伸至科研、生产、经营管理全过程，档案种类、形式繁多，存储档案信息的载体也发生了根本变化，除了传统的纸质档案外，光盘、缩微胶片、硬盘、磁带等载体档案也屡见不鲜。在这种情况下，对档案信息资源的管护条件也提出了更高要求。许多档案需要采取特殊的管护措施，比如磁带档案需要合适的温湿度，同时要避免强磁场环境;光盘档案需要避免盘面磨損、盘面扭曲变形;硬盘等磁性载体档案需要避免振动、避免存放在高磁场环境中等等。因此，大数据时代下的档案管护安全具有技术方面的复杂性。

大数据时代，形成于业务信息系统的原生电子文件及其元数据，在文件载体、格式与管理技术等方面对档案管理也提出了更高的要求。企业原有的纸质档案管理模式已不适应电子文件和电子档案的管理要求，电子档案管理模式与电子档案存储的不规范与不完善，已经给企业电子档案的管理带来巨大的安全隐患。此外，大数据时代，信息传播的途径主要通过网络传播。网络环境下，档案信息资源的形成、积累速度更快，信息的更新也更加便捷。计算机技术的应用，虽为档案管理提供了便利，但也提高了档案管理的技术性要求。

3.2 电子档案内容的完整性

大数据时代的到来使得企业对档案管理、利用提出了新的要求，电子档案内容的完整性要求便属于其中代表。笔者所在的航天江南集团，各单位普遍重视纸质档案的完整性，由于缺乏电子文件收集和电子档案管控系统，电子档案内容的完整性不容乐观，如年度文书文件的归档，很多单位只归了PDF或OFD等版式文件，却未将文件办理过程中形成的收文处理单（发文处理单）进行归档。电子档案内容的不完整直接制约着企业档案管理工作的有效性。此外，处于流动状态的电子文件很容易出现尚未归档便缺失的情况，这种情况的出现与电子文件的物理结构、逻辑结构特点存在直接联系。电子档案具备的形式多样、存储分散、容易丢失等特性同样很容易对档案内容的完整性造成威胁。值得注意的是，大数据时代必须高度关注电子文件的“真实性、可用性、安全性和完整性”检测。其中完整性的检测主要包括电子文件内容完整性、归档信息完整性、元数据完整性、数据容量等，由此可直观的了解到大数据时代背景下，计算机技术对档案管理提出的新要求。

4 大数据环境下企业档案管理面临的挑战

4.1 档案管理思维有待革新

相较于传统的档案管理工作，大数据时代，档案管理对电子档案资源的完整性、安全性与真实性提出了更高的要求，需要档案管理人员从更加完备而安全的角度加以考量，将档案管理工作的重心由传统的档案收集、整理与保管转变为对档案信息资源的开发利用。通过大数据技术挖掘档案信息资源蕴含的显性知识和隐性知识，并对其进行有效开发与再利用。因此，大数据背景下的企业档案管理工作需要构建更加具有时代性的思维模式，以不断探索并挖掘档案信息资源的潜在价值，逐渐实现粗放型档案管理向精细型档案管理的转变。

4.2 电子文件归档与电子档案利用存在难度

大数据背景下，电子文件的收集与电子档案管理技术水平的提升，提高了企业档案的管理效率与整理质量，但同时也需要进一步优化现有的信息技术应用水平，以满足电子档案管理模式下的应用要求。现阶段，企业档案信息资源的管理需要使用更多的现代化技术与设备，包括多媒体设备等。大数据时代，档案信息资源的存在形式向着多元化的方向发展，除了常见的Word、Excel、PDF文档以外，三维模型电子文件、数据库、程序软件等类型的电子文件也越来越多，这些档案信息的存储与读取都需要一定的技术手段与技术环境，需要以特殊的设备设施作为存储载体或利用手段，才能够保障档案信息利用的有效性。这些都给电子档案信息资源的收集、存储、归档与利用带来了一定的限制。

4.3 企业档案管理人员素质有待提升

大数据时代的飞速到来，在推动大数据技术在各行各业广泛应用的同时，也逐渐暴露了技术应用水平有待提升的问题。现阶段，国内许多企业，对于档案管理工作并不十分重视，很多单位没有设置专职档案人员，单位的档案管理通常是由文职人员兼任，档案管理是其本职工作以外的工作内容，这就使得档案管理工作愈发不受重视，管理人员的时间与资源投入有限，导致单位档案管理工作水平得不到有效的提升。同时，也有相当一部分的央企对于档案管理工作的重要性有一定的认知，但负责档案管理工作的人员在技术水平与专业素养方面存在很大的提升空间，未能形成正确的电子档案管理理念与认知，对于新鲜事物的接受能力有限，或者缺乏专业技能培训，只懂得运用传统的办公软件，如Office、WPS办公软件等，并不擅长使用技术水平较高的数字档案室管理平台，信息技术水平的落后也导致电子档案的收集、整理、利用受到一定限制。

5 大数据环境下电子档案管理

5.1 完善大数据时代的档案管理环境

5.1.1 全面深化改革

在全面深化改革思想的指导下，我国进一步推动了互联网+、区块链等大数据技术的有效应用，通过大数据技术与全面深化改革实现我国构建“数据强国”的伟大构想[1]。2014年5月，我国出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，该文件对于我国在推进全面深化改革的过程中，改进档案管理工作的机制、思想、理念等方面提出了明确要求，该意见的出台，进一步推动了企业探索大数据时代下的档案管理新模式的应用。

5.1.2 加强标准体系建设

现阶段，我国虽然出台了《电子文件归档与管理规范》等关于电子文件与电子档案管理的标准规范，但相较于纸质档案管理建设的标准化体系，电子档案管理的标准化水平还有很大的提升空间，与大数据技术广泛应用的时代背景并不相适应。因此，在大数据背景下，需要进一步健全完善我国的电子档案管理机制，从管理体系、管理标准、管理业务、技术应用等方面，加强电子档案管理的标准化体系建设，进一步保障电子档案管理与应用的明确性与有效性，对电子档案管理与利用过程中存在的权力与职责加以明确及规范，对电子档案的收集、归档、管理、利用、移交等各个环节加以规范及完善。通过电子档案标准体系的建设来为企业创造更加良好的外部环境与外部条件，以推动企业电子档案管理水平的进一步提升。

5.2 建立电子档案管理模式

5.2.1 构建档案信息资源共享平台

大数据背景下，信息的交融与互通已经成为时代的必然要求，可以通过建设档案信息资源的管理平台，保障档案信息资源的多元化，保障档案管理工作的有效性。在档案信息资源管理平台下，企业档案部门可以通过该平台对形成于业务信息系统的原生电子文件及其元数据进行收集、整理、归档、存储，保证档案资源的完整性，也便于对档案信息资源的管理与利用。对于企业来说，在大数据背景下，构建企业档案信息资源管理平台，需要以企业内部信息资源为基础，充分利用已有的企业网络平台，并对其进行升级与革新，在该平台上增设信息共享模块，以便于不同用户对档案信息资源的整合、挖掘和利用。在建设档案信息资源管理平台的过程中，可以将用户分成两种类型，即查询者与管理者，前者主要通过平台查询与利用档案资源，后者主要通过平台完成档案的收、存、管、用等业务工作。企业档案信息资源管理平台的建设，其信息资源同样也可以划分为两种类型，包括形成于业务信息系统的原生电子文件及其元数据，如文书档案、经营档案、会计档案、航天产品档案等;同时，也可以收录一些与企业科研生产经营有关的电子文件信息资源，如行业发展信息、政府公告、政府文件、产品信息与技术进展等等。企业档案信息资源管理平台的建设，目的是进一步提升档案信息资源的管理效率与传播速度，加强企业内部信息交换效率，提高企业运行与管理效率，进而有效提高企业的竞争力[2]。

5.2.2 建设一体化的管理模式

在具备了足以支撑企业电子档案管理的标准体系基础上，企业自身也需要建设一体化与标准化的电子档案管理模式。可以通过加强不同部门、不同处室乃至不同层级之间的联系与沟通，建设企业一体化的电子档案管理模式，将企业档案信息资源的收、存、管、用集于一身，以大数据技术为基础构建企业内部档案管理的分级机制，以保证档案管理的有效性，并实现对大数据技术的充分应用。

企业在开展档案管理的一体化建设时，要重点对档案形成的一体化、管理流程的一体化、信息利用的一体化等业务流程进行规范，并从各个角度全面保障档案管理的一体化建設水平。以档案形成的一体化建设为例，在这个阶段，档案管理的一体化要求从档案信息资源的形成环节就要构建正确的档案信息管理意识，对电子文件的格式、元数据等各种信息加以规范性管理，以保证电子文件信息与档案资源管理平台的功能模块相适应。再比如，在档案管理过程中也需要对其流程管理进行一体化建设，这一阶段要对档案管理的全部环节开展行之有效的统筹规划，从更加全面的角度加强电子文件及电子档案的管理与控制，以保证电子档案管理的全面性。对于电子档案的一体化利用，则需要通过对电子文件的有效协调与规划，不断提高档案资源管理平台运行维护的规范性与有效性，进一步发挥电子档案在企业运行与发展过程中的巨大作用。

5.2.3 提高档案管理人员的专业水平

在大数据背景下，企业档案管理工作水平的提升，需要进一步提高档案管理人员的专业技能和专业素养，要求档案管理人员具备较高的计算机技术和良好的计算机操作能力，能够以档案信息资源为基础进行数据分析与处理，并且能够及时分析、更新档案信息资源。为此，企业需要加强档案管理队伍的建设，提高档案管理人员的专业水平与工作技能。

5.2.4 加强电子档案管理条件的投入

为了更好地实现企业电子档案管理模式的建设，企业也需要加强电子档案管护设备设施与技术条件的投入。在设备设施方面，企业需要采购计算机、磁盘阵列、光盘库、离线光盘库、光盘检测仪、扫描设备等，为电子文件和电子档案的收集与归档提供设备支撑。在技术条件方面，首先需要加快企业档案信息资源管理平台的建设，加大在软件与系统方面的投入与建设，包括企业档案管理系统与检索系统等;其次也需要加强电子档案管理的安全技术应用投入，采用先进的数字签名技术、文件加密技术、身份验证技术与防火墙技术等，从技术层面保障企业档案信息资源的安全[3]。

6 结语

在大数据背景下，企业的电子档案管理与利用需要从外部环境与内部环境两个层面加以完善，在外部环境中，需要以政府为主导，大力推进电子档案管理模式的应用，并且逐步完善电子档案的管理标准;在企业内部，需要构建档案信息资源管理平台，建设一体化的管理模式，并不断提高档案管理人员的专业水平。

参考文献

[1]周成龙.大数据时代背景下电子档案管理发展的思考[J].兰台世界，2017（S2）：28-29.

[2]高静.大数据背景下电子信息档案管理创新研究[J/OL].中国培训：1[2018-03-20].

[3]吴薇.大数据时代下档案管理机制与模式创新[J].兰台世界，2016（S2）：4-5.